吉宁博士观点
但凡工作了几年的朋友，多多少少都会面临「时间不够用」的问题。比如：
明明每天工作12小时，但还是有很多事情做不完;老板吩咐的任务，一拖再拖，直到 deadline才勉强敷衍一下;每天都在忙着应付同事、上级、客户，完全没有自己的时间，一整天也不知道在忙什么……
所以，时间管理应运而生。这几年，哪怕是不了解时间管理的朋友，多多少少也听过这些名词：GTD、番茄钟、待办清单、四象限法……但是，你是否觉得，用了这么多工具，学了这么多东西，好像仍然没什么用?
不少人在管理时间的过程中，多多少少都存在一些误区。正是这些误区，使我们做了无用功。今天，跟大家聊聊这些误区，以及如何避开它们，让我们的时间更充足。
喧宾夺主，本末倒置
曾经有个朋友，找我咨询时间管理的问题。她说：已经严格按照老师教的方法论去践行，但每天都感觉特别累，也没省下多少时间，究竟怎么回事?
我问：你是如何做时间管理的?她“哗”的一声给我发了一堆APP截屏，然后，如数家珍地给我解释：这是记录时间耗用的，这是曼陀罗方格，这是做晨间日记的，这是做待办事项的，这是番茄钟……
这其实就是本末倒置了。时间管理的本质，并不是管理好“时间”——这压根就不重要 ——而是高效地完成该做的事情。
记住，永远是工具来为你效力，而不是你去适应工具。所以，最合适的工具，必须能够如臂使指，成为你身体和大脑的一部分，而不是需要你时刻提醒自己“我得去用”。
很多人热衷于五花八门的时间管理APP，其实，这些没有太大意义：我们绝大多数工作是在电脑上完成的，而不是手机。所以，时间管理工具的第一个条件是：必须能够全平台使用，呼之即来，用完即走。
那么，什么样的工具才适合自己呢?对时间管理新手来说，“一款笔记+待办清单”即可。甚至，一个随身携带的记事本(A5尺寸)，一支好用的中性笔，基本就足够了。
最有效的方法，永远是简单的。
追求“完成所有事情”
之前和一位大公司的市场总监聊天，他说：我每天都勾不完待办清单，您有什么建议吗?我问他：每天的清单上有多少事项。回答是：记不清了，大概二三十项吧。
这是许多朋友特别容易犯的错误：总是寄希望于“将清单上的所有事情勾掉”。但现实是，我们每天殚精竭虑，也只能完成三四项任务，然后看着其他任务过期。一天天过去，堆积的事项越来越多，我们连待办清单都不愿意打开，因为看了就心烦。
有两个事实，是我们需要直面的：
我们往往都高估了自己的能力;
事情往往是做不完的，做多少来多少。
如果你把所有事都写入待办清单，会有另一个后果：在权衡“要做什么”的时候，你可能会选择去做那些简单、但没有太大价值的事情，因为做完可以立刻勾掉。而那些真正重要的事情，也许会一直拖着，直到deadline才开始拼命赶工。
这就完全反其道而行之了。正确的做法是：待办清单上面，只写真正重要的事情。其他不那么重要的，按照如下方法处理：
等碎片时间、工作间隙、状态不佳时处理，快速给自己恢复精力。
用其他方式快速解决。如：交付给别人，聘用外包，使用在线工具等。
拖着不做。
不要觉得“拖延”十恶不赦，关键是，我们不要被它主导。简而言之，正确的做法是：优先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。不要让它们挤压你宝贵的时间和精力。
过于依赖番茄钟
番茄钟，又称番茄工作法。它的使用很简单：
定一个25分钟的闹钟(称为“一个番茄”)，这段时间里专心工作，拒绝任何打断(一张便签、一个耳机可以帮到你)。等25分钟结束了，关掉闹钟，休息5分钟，再开始下一个番茄，循环往复。
之所以是25分钟，是因为基于认知心理学的研究，人集中注意力的时间一般不会超过25～30分钟。但这几年，我身边时间管理做得好的人基本不用番茄钟。因为太机械了。
人的精力曲线波动非常频繁，会根据时间和任务而异。每一次都要求集中精力25分钟，常常会带来两个后果：
坐立不安，心烦意乱，明明做不下去，但又不能分心;
好不容易进入心流状态，正热火朝天，一个闹钟立刻打乱了思绪。
究其原因，它的根本问题在于：先设定好时间，再往时间里装任务。也就是说，番茄工作法的本质，在于培养你“规律工作”的习惯。这对于精力曲线平缓、作息极其习惯的人来说，是可以的。
但对于“坐不住”的人，基本没用。这类人需要反过来：先给自己设定任务，再根据任务指定时间。简而言之，这是两种完全不同的思维：我无需要求自己“规律工作”，不是让我去适应工作，而是让工作来适应我。
错误理解四象限法
四象限法，应该是时间管理中最广为人知的方法了。它将一天里所有任务，按照紧急性和重要性两个维度，分为四个象限：
重要且紧急：立刻去做。
重要但不紧急：安排固定时间去做。
紧急但不重要：尽量请别人去做。
不紧急也不重要：不做。
很少有人对这套分类方式提出质疑，但不知你有没有意识到：为什么在我们的待办清单里，会出现“不重要”的事项呢?换言之：一件事如果“不重要”，那不做也不会有什么后果(否则就是重要)，为什么要考虑它?
问题在于：这里的“重要”是一个很模糊的概念，它真正的意思是“有价值”。有价值意味着，一件事做完后，能帮你增进经验、获得提升、收获回报。
四象限法的本质其实是：紧急，代表“别人希望/需要你去做”;有价值，代表“我自己想做”。
当然，“有价值-紧急”的分类(术语叫做艾森豪威尔矩阵)，本身也未必是最好的分类方法。不过，至少比广受误解的“重要-紧急”要更好。
用日历来做待办事项
之前写时间管理的文章，有不少读者在后台留言，说：我一般用日历做时间管理，很好用。
日历确实很好用，像Google日历，或者苹果自带的日历，都不错。但用日历做时间管理，其实是效率很低的方法。考虑一个问题：现在突然来了一个任务，没有明确的时间要求，你要怎么把它记到日历里?
这就是问题所在：待办清单也好，笔记也罢，是“任务导向”的，时间只是任务的属性。我完全可以把一个任务记下来，而不指派具体时间。但日历不行。日历一定要先明确一段时间，再安排任务。
这会造成一个后果：每记一件事情，你都要先思考“把它放在哪一段时间里”，更别说，大多数任务往往不会按照时间执行，那么就又得重新安排、设置。
在时间管理领域，有一句话叫做：日历是神圣的。意思是，记在日历上的事情，一定是“雷打不动”的。
简而言之：日历不是用来记录任务的，而是用来“锁定时间”的——在日历上写下一件事，就意味着这段时间被占用了，当我安排事务、整理工作时，必须将其考虑在内。
所以，什么事情适合记在日历上呢?一般是严肃的会议，固定日程，当天会发生的事件等。它是用来参照的，辅助我们对工作进行安排，而不是用来管理时间的。
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