一般来说,培养沟通能力应从两个方面努力:一是提高理解他人的能力;二是提高自我表达能力。
1.变单向为双向沟通
企业与员工的立场难免有不能共通之处,只有善用沟通的力量,及时调整双方利益,才能够使双方更好地发展,互相推动。双向沟通中,企业管理者要尊重员工的意见表达,切忌公开批评,即使员工所提的建议不能被采纳,也要肯定其主动性。如果建议可行,则要公开表扬,以示鼓励。
2.等距离沟通
高质量的沟通,应建立在平等的根基之上,如果沟通者之间无法做到等距离,尤其是主管层对下属员工不能保持一视同仁的态度,期间所进行的沟通一定会产生相当大的副作用:获得上司宠爱者自是心花怒放、怨言渐少,但与此同时,其余的员工会产生对抗、猜疑和放弃沟通的消极情绪,沟通工作就会遭遇很大的抵抗力。
3.重视沟通效率
提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,为避免在沟通过程中因为利益冲突而导致的恶性沟通,企业还有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门,直属决策者,负责协调内部的沟通工作。
4.方式因人而异
对有能力而放任的人:以信任和放权为沟通的基础,激发其责任感,促使其在责任感的驱使下改善沟通方式;对职业技能平平而纪律性很好的人:主动指导,尤其是针对其薄弱之处,多鼓励,适当批评,让其发现自身的优缺点而主动沟通;对能力平平而纪律性较差的人:批评与奖励并重,积极与其进行交流、沟通,及时帮助其化解不良情绪,帮助其树立对个人能力的自信心。
5.方式因场合而异
不同场合对沟通的要求不一样,在聚会中与在会议室中同客户进行交流,就应采用不同的沟通方式。
6.学会倾听
所有与良好沟通相关的技巧中,倾听可能是其中最重要的一种。倾听技巧强调主动倾听和反应性倾听。
主动倾听,是指聆听信号的全部意思,不预加判断或诠释,或者想着接下来我该说什么来响应。反应性倾听是建立在移情基础上的一种沟通工具。反应性倾听者擅长“开放式问句”,帮助谈话者从中去发现问题。经验表明,这一技巧的回报极高。
7.恰当地运用肢体语言
肢体语言在沟通中具有非常重要的作用,但是,要恰如其分地运用肢体语言还是有一定难度的。同样的肢体语言,如果是由不同性格的人做出的,它的意义很有可能是不一样的。另外,同样的肢体语言在不同语境中的意义也是不一样的。
在使用肢体语言的时候,要注意肢体语言使用的情境是否合适,是否与自己的角色相一致,要少做无意义的动作,以免分散对方的注意力,影响沟通效果。