年度计划中培训预算的基本任务包括确定培训费用总量、项目费用预算。实践中要以培训预算报表输出为结果。然而预算管理创新根本无法谈起,无论是流程上还是技术上,即使有也是管理工具上的点滴改进。但对于费用总量的确定、高层决策的推动、高端资源的争取等工作,更是无法得到实质性的突破。
事实上,在年度培训预算上往往出现以下几个问题:
一个预算方案提交上去,高层决策者如何思考呢?判断准则是什么?是横向参照、还是纵向参照?是由上而下,还是由下而上?培训经理如何提供量化、精确、合理的培训预算总量、使用方向甚至管理机制制定、项目预算管理流程的完善?培训经理自身是否一定要提供严谨的论证、详实的数据、以及清晰的培训目标与收益分析?
很多公司在具体工作方法上,存在着不太科学的做法,最后导致预算质量与效率低下,最终控制效果不明显。
实践中,大多企业在年度培训预算上有一个难以解开的命题:公司今年到底要投入多少资金?实践中经验法一派占现在的主流,由于缺乏科学的预算分解与计算,往往要参考其他企业的经验数据,再拍拍脑袋看看数据,感觉不好,或高层不支持,再略微调整,如此的预算总量报上去,结果可想而知。
首先是项目组合设计总会引起高层的质疑,然后就是项目预算的分解量化。我们很多项目的具体分解总是很困难,原因很多,其中项目的培训方式、培训对象总数主要决定了培训资源需求。可这两个却是最难在年初就能够完全确认的。
实际上培训发展工作并不是停留在培训管理上,还有培训发展需求。比如单项战略型投入、培训体系完善或流程变革、特定项目的投入等等。
科学的讲,年度培训预算总量是根据项目预算总量计算而来,,最后在进行培训预算总量的高层支持、分解平衡、明晰支持控制等工作。这就是“由下而上”的策略。俗话中的“先加后减”就是这样一个单次循环过程。
严格遵循既定投放方向,即三个投入比例:高层、管理人员与一般员工投入比例,各系统(研究开发、制造、营销)投入比例,各模块(讲师、教材、固定投资、差旅、管理费用)投入比例。
最后,预算方案或报告重要的是必须明确费用总量和使用方向。后者如:培训预算经费之分类、结构化的培训预算科目设置等等。