管理者也需加强沟通频率

由尼利教授和里昂纳迪教授领导的团队跟踪研究了6个公司的13名经理250多个小时，记录了他们所进行的每次通话。研究发现，为了让员工们去做一件事，经理们需要督促他们至少两次以上，还发现每七次通话中都有至少一次的交流是完全多余的，也看到谨慎的经理能更快更顺畅地推动他们的项目或者工作。研究者也提出了这样的疑问：如果在沟通过程中没有交流清楚，是否仍需重复自己的观点？这样的行为有效吗？
有效的管理者不止一次进行重复，甚至会进行三到四次交流。我们把管理者分成两类：有正式权力和没有正式权力的。我们发现那些没有正式权力的管理者会进行多次沟通而且很少通过头两次对话就认为自己的信息得以成功传递。我们观察了一个经理，他用了20分钟的时间在邮件上去解释他和员工之间的一次谈话，而且确保两次谈话的主题是相同的事。但是有正式权力的经理通常不这样做，他们觉得自己有权力去告诉别人去做什么，所以几乎不用多次向别人发送自己的信息。
但是两种方法的效果怎样？没有正式权力的经理行动得更快，有正式权力的经理能做更多的事情，但是他们花费更多的时间在控制上，因为他们设想自己的要求应当被满足。没有数据显示两类经理在项目和预算上谁做得更好。但是当员工们分别对两组管理者表示出喜爱和尊敬或者回避的时候，我们就看到了差别：人们对没有正式权力的管理者表现出更多的尊重。 科技在这个过程中仅仅起到了很小一部分作用。现在重要的是工作的本质发生了变化。人们更倾向于运用项目团队，并且取缔正式的团队领导因为他缺少工作经验或者缺乏信任。
我们相信保证沟通时的清晰度是成就更好沟通的关键。很多文献也说要为工作选择最好的沟通媒介，其他任何事情都是无用的。但是这项研究却认为，我们需要用更多的沟通媒介，但仅仅清晰是不够的。管理者的存在和其观点必须得让员工们感知到，这样才能被其所理解，并且通报给更多的人，得到更多的沟通。而怎样才能保证做到这一点？进行多次甚至看似多余的沟通就是达到这个目的的方法。所有可能的科技手段——电话、邮件、即时信息等——都能增加交流的频率，使你的信息穿越重重障碍，实现良好的沟通目的。
有正式权力但是也正因为此而没有获得相应权威的管理者以一个不恰当的交流——比如一封邮件或者留言开始和员工进行沟通。当自己布置的事情没有被完成时，他们会认为这样一个临时的交流方式是多么的低效。而没有正式权力的管理者做得正好相反。他们开始是以即时的交流开始的，经常是面对面的交谈，然后才用邮件或者留言等方式沟通信息。第一类管理者认为他们的权力能影响其他人，而第二类管理者因为没有权力所以通过加强沟通激励员工。谁是最有效的管理者，结果不辨自明。