吉宁博士观点
如果企业用户不知道自己的IT需求，就容易犯傻。IT项目管理人员要有主张，坚决杜绝以下错误，才能用好IT。
企业用户很快就能把IT人员精心构建和管理的网络搞砸。无论是用户所犯的错误，还是他们日常的工作行为，IT项目管理人员都难以预料到。
幸好，IT经理人还可以从业内所遭遇的不幸事故当中汲取教训，所以他应当对下面详细介绍的一些愚蠢举动有所了解，而不是等发生在自己身上之后追悔莫及。这样IT经理人就可以做好充分的准备，保护自己的IT环境远离那些时不时冒傻气的企业用户，用好IT。
第一傻：给自己邮箱发信息
纽约一家公司的IT项目管理员写道，有时候明明是出于好意的IT管理决策也会让企业用户犯傻事。这家公司的电子邮件账户有1000多个，公司最初限定每个账户的最大容量为100MB，后来又调到了最大为500MB。
Lindo说：“2007年，我们聘请了一名IT经理专门负责管理电子邮件工作。他发现好多用户都要求加大账户容量，于是他觉得该满足用户的需求。”接下来的一个月，他着手购买了足够多的硬件，把每个账户的容量扩大到1GB。
Lindo说：“那名IT经理还以所有的用户请求为由，要求上头支持他把每个员工的办公软件都升级到Office2007—该版本随带新的Outlook邮箱搜索功能。”
虽然IT部门另外制定了一项新的政策教用户如何合理维护账户，但用户的收件箱的使用率还是很快达到了75%—原因是并没有真正将政策付诸实践。
Lindo说：“最后发现，用户没有阅读名为《合理管理收件箱空间》的文档，而是只读了现在的邮箱空间有1GB的附属细则。然后，他们开始使用Outlook很便利、新型的搜索功能，把自己的电子邮件客户软件变成了个人信息管理器。”
Lindo解释：“再也没有人删除邮件附件——用户把附件留在收件箱中，那样就可以对附件进行快速搜索。用户只要记住附件的大致描述以及发件人的姓名就可以了。”
更糟糕的是，他们还把附件发给自己，就是为了某个文档会存放在邮件的某个地方。“我们的邮件服务器在三个月内就塞满了文档。”
那如何改变？
Lindo说：“我们实际上发现这些用户使用的网络主目录的数量减少了35%。Outlook成了个人存储的主要网络入口。于是我们得把电子邮件基础架构上的文件服务器的一些存储资源挪作他用，但我们仍不得不数次采购大批事先未安排的服务器，以满足新的需求。”
解决办法：提供大容量的邮箱似乎是一个好主意，但合理的容量规划才是更好的主意。此外，规划邮箱的使用率为75%纯属自找麻烦。使用率应当争取控制在50%以下，或者先搞一个试点项目，之后再上马。低成本的存储区域网(SAN)在这方面可以助一臂之力，为这种SAN增添容量要比安装新的服务器容易得多。
教训：用户会利用IT部门提供的任何工具来完成工作。如果用户更加熟悉电子邮件客户软件，他们就会频繁使用它——只要IT部门允许他们这么做。应当扩大“桌面管理”定义的范围，包括对用户进行培训，以便合理使用公司花钱购买的工具。
第二傻：纵容CEO开发网站
一名IT顾问给出了这样的忠告：别以为让公司的CEO来设计面向客户的网站就能省下几块钱。
他说：“我们曾苦口婆心地让一家中型规模的公司客户把网络安装和网站设计项目都交给我们来做。虽然我们拿下了网络安装合同，但这家公司的CEO却觉得他自己可以设计公司网站。”
“当他手下的总经理(就是他妻子)回头打电话让我们过去时，她打开了自行设计的网站。任何人见了之后想不皱眉都难——网站实在太让人不敢恭维了。”这位CEO设计网站所使用的工具就是开源编辑工具以及他免费下载的模板、字体和窗口组件，公司网站看上去就像是小孩子的MySpace页面。
当然，这家公司的产品信息现在已放到了网上，但缺少面向客户的工具和分析功能，这预示着这家公司的网站毫无前途可言。
该顾问说：“网站上就连IT管理员电子邮箱的链接都打不开。不用说，这个网站对客户来说毫无吸引力，来自网络的收入自然很少；所有拓展商机的网络营销机会基本上都错失了。而设计网站的那名CEO却开始抱怨说通过电子商务获得收入的说法是骗人的。”
解决办法：网站设计的费用很便宜。从本地网站设计公司到eBay或Craigslist，设计精良的网页所需的成本已从每页数千美元降低到数百美元——甚至更低。别再小事精明、大事糊涂了。
教训：不能事后才想到在网站方面进行投入，对小公司来说更是如此。因为网站对客户来说不仅仅是一个重要门面，还可以分析客户到底有哪些、到底如何设计最佳的推销手段。要站在专业的角度来看待网站，那样精心设计的网站将获得更多的机会，包括市场研究、客户分析等方面。
第三傻：忽视Linux人才
一家小型IT服务公司的管理员提醒，选择开源方案确实可以省下大把的钱——但前提是IT部门不能把整个开源基础架构交给还在念大学的实习生来管理。
该管理员说：“我终于找到了积极改用Linux的一家小公司客户；确切地说这个客户在改用Linux和HP-UX，这是由于它要为两个大客户运行一个独立的应用软件。我们这个新客户雇用了还在念大学的实习生来构建基本网络；可是年轻人前一天刚走，网络就突然停掉了。该客户马上找到了我们，因为我们是第一家敢于为桌面Debian系统排除故障的公司。”
这名管理员及同事赶过去后发现，这个客户的所有服务器都在正常运行，就是无法正常连接，谁也登录不了系统。
该管理员说：“我们只好从头开始重建服务器，这大概花了一个小时。之后一切运行顺畅，于是我们花了点时间，与这家公司的CEO一起坐下来，讨论为网络制定计划。”
“可是我们走后没多久，服务器又突然停掉了。情况与之前一模一样。我们不想失去这个新的Linux客户，于是卷起袖子忙活起来，重建了服务器，开始查找问题的根源。”
最后他们发现，有人在根目录下建立了一个计划任务(cronjob)。
该管理员说：“计时程序通过改变目录命令，换到了备份目录，试图删除好多源目录上的文件，包括几个并不存在的目录。看来这个年轻人一直在不断更改这些目录——他显然喜欢以根用户的身份进行系统管理操作。”
解决办法：保护根目录访问；测试计划任务；并且维护那些服务器备份映像。
教训：Linux肯定有其优点；但不可否认的是，管理Linux需要某种技能组合。千万不要把这样的管理工作完全托付给实习生。
第四傻：被工商管理的光环所蒙蔽
谁说过离岸外包(offshoring)极其容易操作？毕竟这往往牵涉到高层管理人员——这些人可能恰恰会给IT环境造成最大的破坏。
D.Aubrey曾供职于一家互联网服务公司，当时这家公司在市场上有着牢固地位，而现在却面临后起之秀的挑战。他说：“就在2000年网络泡沫破裂的前夕，我们请来了一名新的CIO。她的头衔是信息管理系统工商学管理硕士(工商管理)——注意，人家可是工商学管理硕士。那时候，所有媒体都在竞相报道外包有多好，于是她也紧跟潮流，解散了我们的互联网开发团队，把整个活儿都外包给了一家印度孟买每小时收取25美元的公司。”
这项计划在理论上似乎不错——但看了相关文件后，就发现实际情况并非如此。
Aubrey说：“我们弄到了她交给CEO有关这项计划的电子表格，才发现她只是比较了内部开发与外包这两者在软件工具和人员方面的各自成本，显然后者看上去能节省大笔费用。”
他补充说：“接着电话费来了。我认为电话费因该项目而增至四倍；还有安全审计费用，因为我们的互联网开发人员处理的数据是大量的个人客户数据。之外还有硬件服务费，因为需要把我们的数据从外包公司的内部数据中心(据我们所知，就是四台服务器放在某个地方的机柜里面)迁移到远在欧洲的专业数据托管机构。”
好像嫌这还不够糟糕，最终产品(经过重新设计的网站)“看上去极其平庸，简直毫无特点可言。”
Aubrey说：“就是一个普普通通的模板，后台使用了拙劣的JavaScript和Perl代码。”
后来发现，这位新来的CIO外包出去的不仅仅是开发部分，连项目管理和质量保证部分也外包出去了。Aubrey回忆说：“实际上当时我们这边没有人检查这项工作。印度外包公司只是不断给她发来网站设计的屏幕截图，而她不断地表示认可，直到重新设计的网站投入使用那一天。”
网站在投入使用的第一天就崩溃了两次，之前已有好多客户抱怨网站的新外观差强人意以及缺少功能。Aubrey说：“CEO下令她赶紧停住，重新采用之前的设计。等事后一核计，发现她已经花掉了最初项目预算的75%，却毫无成绩可言。”
他说：“她被请走后，我们没有像往常那样暗暗窃喜。眼下是经济不景气的时期，而这次的败笔让我们失去了领先五个月的竞争优势。”该公司再也缓不过气来。虽然这位极力主张离岸外包的工商学管理硕士第一个走人，但到年底，其他工作人员也陆续走光了。
Aubrey说：“倒不是说外包不可以。但这需要大量的规划工作，绝不仅仅是比较人员成本这么简单。”
解决办法：网站开发不一定统统交给外包商才能省钱。
教训：如果网站是一个关键的收入来源，就不要把网站开发工作随便交给哪位主管。
IT部门不能再闲坐了。现在已到了为经济好转整顿IT部门的时候了，因为经济随时都可能复苏。这些做法将帮助IT部门为迎接经济复苏做好准备。
1.照顾合作伙伴
经济衰退给了一些IT经理们一个机会，通过这个机会他们可以放缓脚步，回头审查一下他们一直以来所忙碌的事情。这也正是内华达州液化天然气设备制造商EbaraInternational公司IS(信息系统)主管FrankLowery所计划的事。
尽管Ebara公司已经解雇了一些员工，而Lowery本人则既没有裁掉任何人，也没有缩减自己的预算。不过，因为业务已经放缓，这让他有时间来研究如何更好地实施项目，并制定未来的规划。
公司的做法是进行资源调整，转为优先考虑其供应商。因此，不是像Ebara公司最初所计划的那样建立一个庞大的门户网站来与客户和供应商共享数据，而是只建立了一个供应商门户网站，客户这块就此搁置延后。
2.不要一味“节流”
对于BMC软件公司首席信息官MarkSettle而言，经济衰退意味着削减5%以上的IT员工。然而，该公司设法不去削减任何一项IT项目。去年10月它完成Oracle人力资源管理者andFinance系统的部署，今年4月它又开始借助企业云计算公司Salesforce.com来进行联系人管理、潜在客户管理(leadmanagement)等销售活动。
Settle意识到多年来的削减成本意味着他的高级开发人员和架构师已经逐步承担了较低层次的运营和服务任务。将这些任务自动化，就会解放他的高级工作人员，让他们去做高级别的工作。
3.重新考虑外包
那些过去避免外包的IT经理也不得不重新检查是否有些非关键业务可以外包。
位于加利福尼亚州圣克拉拉的纳米加工技术公司AppliedMaterials就利用外包来对付大约7年轮回一次的半导体产业低谷期。它跟外包商之间制定了灵活的服务水平协议，使之能迅速增加或减少员工。
然而，这并不意味着可以避免内部裁员，AppliedMaterials公司副董事长兼首席信息官RonKifer说道：“但是裁员人数变成数百名，而不是成千上万。”他表示，永远不要将与核心客户面对面打交道的业务外包出去，适合外包的主要是业务分析、呼叫中心和一些业务处理等。
4.制定创新的金融策略
在佛罗里达州州立法机构在2010年的财政预算上签字之前，北佛罗里达大学(UNF)都不会知道其新的IT预算将是多少，但该校已经实施积极节约资金行动了。
该校网络工程部助理总干事StephenLyon表示学校需要对通信基础设施进行升级，因为他们调查发现，学生带到学校里的不只有电脑，还有游戏机、各种手持设备和上网本，所有这一切都需要自己的IP地址。
站在公司的角度，AppliedMaterials公司实际上增加了通信技术的开支。事实上，在经济低迷时期，该公司反而加速了原本也在进行的视频会议项目的进度，以减少差旅费，同时又不会减少与客户和供应商面对面接触的机会。
5.聘请优秀人才
德勤咨询的一位分析师JohnCiacchella认为，企业之所以放走优秀的员工，要么是企业没有考虑清楚，要么就是别无选择。
从另一个角度看，这意味着目前市场上有大量既懂IT又懂业务的人才，Ciacchella说企业即使在裁员，也要去挖这些人才，虽然他也承认这意味着会再裁掉其他人，但聘请关键人才会帮助公司在经济好转时占据有利地位。
由于当下招聘市场人才供大于求，因此那些正在招聘的公司有充分的选择余地。他说：“我们不是简单在找一个受过思科培训的人，而是找那种懂得MPLS、VoIP和QoS等多种知识的人。我们正在提升人才招聘的门槛。”
6.用创新奠定发展基础
同其他许多公司一样，经济低迷已造成专卖行李袋和包的电子商务网站Ebags收入剧降，因此只能缩减开支。
该公司共同创始人兼高级副董事长PeterCobb说，全公司共40名员工，要裁掉17个，其中35%是IT人员。留下来的工作人员的工作重点是给网站增加能直接帮助客户查找和购买货物的功能。
Cobb认为一旦消费者开始再次消费，那么这些优先调整将让公司处于一个良好的竞争状态。最后，IT经理们说，他们的首要任务不是仅仅去忍受经济衰退，而是要为经济复苏的到来做好准备。
