吉宁博士观点
“学校档案管理是指在教育教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。”
“学校档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。”
本人在小学工作30年，本人所在的4所学校，有9次获市、区教育教学质量一等奖，3次二等奖，2次优秀奖，4所学校都被评为绿色学校。在重大的办学行为及办学效益评估工作中，都使我体会到作为一名校长，重视学校档案管理工作，学校工作就会持续发展。
一、校长重视档案管理建设是做好档案工作的根本保证
江泽民同志曾经题词：档案管理工作基础不牢固，我们要负历史责任的。由此可见，档案管理工作的重要性。国家有《档案法》，广东省有《广东省中小学档案管理工作规范》，珠海市有《珠海市学校档案管理规定》。作为校长要知道没有档案管理是不完善的学校管理，因此校长要懂得档案管理知识和管理方法。校长抽时间学习档案文件知识，参加必要的档案培训班学习。校长重视档案建设，善于用档案资料统管学校各项工作是做好档案工作的根本保证。这样，把档案管理工作纳入学校工作计划，对指导学校档案工作就有的放矢，对提升学校管理水平起到促进作用。
二、抓好普及和提升工作
学校要设立综合档案室，配备专职或兼职综合档案管理员（在小学由于编制问题，档案管理员大多数为兼职的），明确一位校领导分管档案工作，校内各部门要有一位负责人分管本部门的资料工作，这样才能有利于资料的收集工作。学校要支持综合档案管理员参加上级举办的档案管理培训班学习，取得上岗证，提升综合档案员专业水平。在校内要普及档案知识，人人树立档案意识，全员参与各部门资料整理培训工作。
本人在4所学校工作过，在每所学校，每年都组织全体教职工进行档案知识培训，主讲档案收集、具体分类、整理方法。培养了4位较为熟悉档案管理业务的兼职档案员，4所学校综合档案管理普升省一级，一所为省特级，受到市教育局、市档案局、区教育局的表彰；本人被评为优秀档案管理工作者；4位档案经理人被评为市、区先进个人。本人曾在区组织学校档案员培训班上介绍经验，对推动本区学校档案工作开展起到示范作用。
三、投入经费与节约
学校要做好学校档案工作，说时容易，做起来确实有很多困难，难就难在分类多、分类细，需要专人整理和保管。因此，学校要把档案工作列入发展规划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。要把学校档案管理工作搞好，需要投入大量人力和经费。但也要想方设法节约，在资料形成前就应考虑到资料是否符合档案管理规定的要求。如有些资料规定要留装订线的位置，在设计表格或打印资料时就要考虑充分；有些资料可以双面打印的就要双面打印；有些废纸可以多方重复做草稿，打印资料（定稿前要想方设法多方校对）；有些资料封面或纸质要求高，经常出错会造成浪费；有些资料纸未用完，在整理过程中把多余的取出来，能用的想办法用上；有些资料盒的书写在未定稿前最好用铅笔写（校对后擦掉），如果马上用钢笔写或者打印有错，更改就有困难，这样就会造成浪费。
坚持平时收集整理资料，减少加班加点，这也是节约经费的好方法。一学年在学校教育教学过程中会产生很多资料，每完成一项活动或比赛，就及时归纳资料（分类别，按顺序）。一个学期结束，各部门把资料移交综合档案室，这样可以节省人力物力，而且有真实性，发现资料不齐可以及时补足（有些资料平时不收集，过时就难以补回，如开会、比赛过程的照片、声像等）。经过多年实践有效解决评估资料与归档资料的矛盾，达到评估资料与归档资料整理方法有机统一，减少重复劳动。两年来，我校用上述的方法，为学校节约资金5000多元。
四、做好档案的延续工作
有些学校为了档案升级，才重视档案工作，升级后就不重视档案管理与投入；也有些学校由于校长的变动或档案员的变动，资料积压多年（未归档），这样学校档案管理工作就没有延续性。新校长要尊重历史，理解体谅前任校长的辛勤，要有宽容之心，校长要有大气，组织人力物力，有计划地做好资料归档工作，每位接任的校长都能重视档案工作，持之以恒，学校档案管理工作才得以延续。
五、重视档案的开发利用
校长根据学校发展的需要，引导学校各部门负责人、综合档案管理员，加强编研工作，对档案资料进行整理，编辑、自编或配合有关部门编写重要编研资料。编研材料是一项二次加工整理的材料，必须真实反映历史，这样就具有实用和参考价值。综合档案管理员要熟悉库藏，主动为学校领导和各部门提供服务。我每到一所学校都必须先到档案室看一看，了解学校的历史，为学校的持续发展，制定发展规划。管好档案，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物，对学生进行校史教育、传统教育、集体主义教育等。
实践证明完善和规范学校档案管理工作是校长对学校工作负责的重要职责之一，重视学校档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理。只要努力把学校档案建好、管好、用好，就能促进学校均衡发展，把学校办出成绩。（广东珠海香洲区香华实验学校徐观广）
