吉宁博士观点
1、设立合同管理程序的目的
规范公司各类合同的起草、审核、签订、履行、变更和解除、违约合同的处理、保管、查阅、销毁等工作流程，明确各部门在合同的起草、审核、签订、履行、变更和解除、违约合同的处理、保管、查阅、销毁过程中的工作职责，为合同顺利履行创造良好条件。
2、适用范围
适用于公司所有对内对外签订的具有法律效力的有关经济往来或经济利害（如担保合同）的契约。包括但不限于合同、协议、洽商以及对主契约的补充、修改。
3、职责
3.1合同由负有主要管理责任的部门起草。
3.2经营部负责组织进行经济类合同的审核；人力资源部负责组织进行劳动合同和相关品控的审核；工程部负责组织进行工程类合同的审核。各相关部门负责对各类合同中涉及本部门职责范围内的条款进行审核。聘请的法律顾问负责对合同的形式、文件及实质内容的合法性进行审核，对合同条款的合法性、严谨性、可操作性提供法律意见并负责与合同有关的诉讼事项。
3.3由总经理亲自或授权专人审批、签署书面形式的合同。
3.4办公室负责审核合同审批过程的完整性、提供统一的合同编号，加盖公司合同专用章并登记。
3.5对合同负有主要管理责任的部门负责履行合同中我方的权力与义务以及监督对方履行权力与义务，并负责核算合同的收付款项上报财务部。各相关部门在合同履行过程中根据本部门职责范围承担执行或者监督的责任。财务部负责有收付金额合同的原件存档，并按照合同的条款负责款项的支付和监察工作。
3.6对合同负有主要管理责任的部门对合同的变更和解除负有上报公司的责任。各部门负责管辖范围内合同的变更和解除提出处理意见并汇总法律顾问的意见后报总经理审批。
3.7合同管理程序中对合同负有主要管理责任的部门负责对违约合同提出处理意见，并负责核算合同的违约金额。各部门负责管辖范围内违约合同的处理意见并汇总法律顾问的意见后报总经理审批。
3.8存放合同原件和复印件的部门必须按照规定对合同进行登记保管。各部门按照有关规定和权限查阅相关合同。
3.9合同的销毁由有关部门按照国家规定执行。
4、定义
4.1A级合同：公司绝密合同，由总经理决定审核人员、执行人员。
4.2B级合同：公司保密合同，由各部门经理或授权他人进行审核。
4.3C级合同：公司一般合同。
5、方法及过程控制
5.1合同的起草：
5.1.1 本着谁管理谁起草的原则，由合同主要管理责任部门经理指定专人起草合同草本，由于主要管理责任模糊或其他特殊原因，由总经理界定起草部门。
5.1.2如有关法律、法规、企业部门、行业惯例约定相关合同范本，应按合同范本为基础起草或购买。
5.1.3 公司各职能部门、各管理处所有对外有收付内容的经济往来，除即时结清经济关系比较简单者外，均须以书面形式签订合同，以明确双方的权利义务关系。
5.1.4 各部门所签合同，对当事人双方权利、义务规定必须明确、具体；文字表达要清楚、准确。合同条款应遵照《中华人民共和国合同法》（以下简称合同法）的有关规定及与之有关的一切经济法令、法规、政策。
5.1.5 合同报批应将合同附件——图、表等；其它需提供的文件——如担保、公证等和有关文字说明——请示、报告等同时上报。对主合同的变更、修改、补充应注明是哪个主合同的附件，若有必要应附主合同。
5.1.6 合同原件至少一式两份，由组织合同评审部门和合同的直接责任单位分别存档。如有收付金额合同的财务部也应原件存档。合同的目录由组织合同评审部门负责上报办公室。
5.2合同的审核：
5.2.1合同草本完成后，填写《合同审核单》交由有关部门组织审核。
5.2.2合同审核可分为传阅、专题讨论会、总经理办公会审定三种方式。
5.2.3负责组织评审的部门根据合同的重要程度，决定合同的审核方式。
5.2.4 负责组织评审的部门组织各相关部门按照《合同审核单》要求出具涉及本部门的审核意见。
5.2.5 负责组织评审的部门将各部门审核意见汇总后，反馈到起草部门，由起草部门与合同当事人协商，并将协商结果报负责组织评审的部门，由负责组织评审的部门再次组织合同审核。
5.2.6合同审核可进行几轮审核直至统一意见后形成合同文本，具备完整审批手续后,报请总经理审批。审批后由负责组织评审的部门到办公室取得统一的合同编号并加盖公司合同专用章后转交对合同负有主要管理责任的部门，以便对合同负有主要管理责任的部门以公司的名义对外进行业务活动。
5.2.7合同需要公证的由对合同负有主要管理责任的部门负责办理公证手续。
5.3合同的签订：由总经理亲自或授权专人审批、签署合同，并决定合同的保密级别。
5.4合同的履行：
5.4.1 根据《合同审核单》所确定的对合同负有主要管理责任的部门负责合同的执行。对合同负有主要管理责任的部门应严格履行我方权力与义务并监督对方单位履行权力与义务，随时了解合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。各职能部门在本职责范围内对合同条款的执行情况进行监督和评估。因合同（我方或他方）不能履行或不能完全履行对公司造成损失的，追究有关人员责任。
5.4.2 履行合同条款的付款过程按照《合同款支付管理规定》执行。履行合同条款规定的收款应由专人负责，不能及时收到的应书面报告部门（管理处）经理/主任；若有必要，由部门（管理处）经理/主任决定上报公司总经理。
5.4.3 财务部在对合同分需方付款时，应依据执行部门及各职能部门的评估意见决定是否付款，必要时提交总经理办公会。
5.5合同变更/解除
5.5.1如须变更、解除合同，应根据合同法规定，由对合同负有主要管理责任的部门上报公司批准。经当事人协商一致达成变更协议后，需公证的应报公证机关重新公证。
5.5.2 合同的修改或补充是指原合同的实质内容无重大变化的“变更”，应按5.1.5条款规定进行，并应在文字说明中着重说明“变更”原因，并通知有关部门。
5.5.3 变更、解除合同一律采用书面形式。
5.5.4 变更、解除合同需听取法律顾问的专业意见。
5.6违约合同的处理
5.6.1当合同履行过程中出现违约情况时，对合同负有主要管理责任的部门应及时将情况上报主管职能部门（必要时报总经理），并提供相应的处理意见。
5.6.2涉及专业部门对管理处提供服务的合同出现违约时，由职能部门经理与管理处经理/主任协商后报总经理，并提供相应的处理意见。
5.6.3涉及合同违约金支付、收取情况的，应报财务部进行金额核算并听取法律顾问的意见。
5.6.4合同违约需诉讼解决时，合同责任单位配合法律顾问进行诉讼。
5.7合同的保管、查阅、销毁：
5.7.1合同正本的存放：经营部负责经济类合同的存档；人力资源部负责劳动合同和相关品控的合同的存档；工程部负责工程类合同的存档；各管理处负责与业主、开发商、业主委员会的有关合同存档。各部门将本月所签订的合同目录填写《合同目录清单》于次月10日前上报办公室核对备案。其他部门如有需要经办理相关手续后存复印件，各部门指定专人负责保管。绝密文件存放部门由总经理决定。
5.7.2A级合同，由查阅人执总经理签署的《档案借阅批准书》到办公室查阅。
5.7.3B级合同，各部门经理以上人员可进行查阅，其他人员可执本部门经理签署的《档案借阅批准书》到档案室进行查阅。
5.7.4C级合同，各部门管理人员以上人员可查阅。
5.7.5所有合同只可在办公室查阅，A、B级合同经总经理批准可借出，C级合同经办公室主任批准可借出，并在《借阅登记表》上登记。
5.7.6合同管理程序中合同的销毁按照国家有关规定执行，并由专人签字监督。
质量记录表格
6.1《合同审核单》（经营部）
6.2《档案查阅批准书》（办公室）
6.3《档案借阅登记表》（办公室）
6.4《合同款收付记录单》（财务部）
6.5《合同目录清单》（办公室）
相关文件
7.1《合同款支付管理规定》（财务部）
7.2《合同编号管理规定》（办公室）
7.3《合同档案管理规定》（办公室）
