吉宁博士观点
一、档案管理软件开发背景
兰台系统档案管理软件是为了提升档案管理软件行业的信息化代替传统的手工档案的管理模式而开发设计的档案管理软件系统,在开发和设计过程中充分考虑档案的管理自身的一些特点,以及方便档案的利用等。采用标准、成熟、可靠的网络技术与先进的客户机/服务器(C/S)及浏览器/服务器(B/S)体系结构进行开发。系统适用于大、中型档案馆对档案进行综合档案管理软件,实现了档案管理软件数据的统计、检索、借阅、鉴定以及电子档案发布等全套功能,提升了档案整理、编目和保管水平,减轻了档案工作人员的劳动强度,提升了工作效率,完全符合现代档案管理软件信息化的需要。
二、档案管理软件方案详细介绍
兰台档案管理软件系统可运行在Windows98/2000/XP下,对计算机操作系统没有特殊的要求。
软件开发平台PowerBuilder8.0ASPASP。NET服务器以及数据库操作系统:Windows2000Server数据库服务器:MSSQLServer2000
档案管理软件功能详解
兰台档案管理软件系统由两大部分组成:①档案管理人员使用的客户端管理系统;②档案利用人员使用的网上检索利用系统。
客户端档案管理软件系统采用传统的客户端方式实现对档案资料的综合档案管理软件,其中客户端管理系统又按照功能的不同分为7个子系统:系统维护、现行文件、辅助立卷、档案管理、档案利用、鉴定销毁、报表设计。这7个子系统相互独立运行,在安装时可根据用户的业务范围选择一个或多个进行定制安装,更加灵活、精简。网上检索利用系统以IE浏览器的方式实现用户的注册、登陆,对档案资料的检索利用和借阅申请等操作。
系统维护”系统维护”是兰台档案管理系统必不可少的重要组成部分,也是首次使用本系统的用户必须首先使用和进行相关设置的模块。不同地区和行业的档案馆,因其结构千差万别,各种档案库的字段也不尽相同,因此”系统维护”子系统为兰台用户提供了根据自己的需要来灵活设置和修改档案库的功能,最大限度地提升档案管理的灵活性、适应性。兰台档案管理软件系统在初始时所提供的档案库是按照一般的情况预先设定的,所以在使用”兰台”进行数据处理前,需针对档案管理的不同种类,通过”系统维护”子系统,对各类档案管理软件库的结构进行正确地设置,然后再进行各类数据的录入和管理。”系统维护”子系统主要完成以下功能:
档案管理软件库模板自定义:用户可针对自己档案馆的档案种类及档案管理软件的具体规定,通过”库模板管理”功能在录入数据之前,先创建好符合自己存储数据要求的库结构模板。用户新建库模板,可以调用系统提供的”基础模板”,其”基础模板”中存储着模板的默认和必备字段,便于用户直接进行修改和利用。用户也可以随时对模板进行修改和删除,以符合用户对档案库模板的规定和要求。
库的结构档案管理软件:库的结构档案管理软件包括:文件库、档案库的创建,以及创建后库字段的增加、删除、修改、默认排序、字段代码维护、索引和默认值设置等功能。
档案管理软件库的复制,移动,排序,库中的分类:创建好的库在树中的同一级别下的先后顺序可以调换,库的结构可以拷贝的方式创建新的库,库可以在不同的夹下移动;库中可以建立分类,使存储在同一库中的数据既可以分类管理又可以统一管理的分库,方便用户的检索查询。
用户和权限、角色档案管理软件:用户和用户权限管理是系统安全运行的保障,没有严密的权限管理也就没有安全可靠的数据保证。系统在权限设置上,充分考虑到用户对于此项功能在权限设置难易程度、权限浏览是否清晰、单用户是否可担任多角色等方面的复杂要求。做到针对一个用户,可以根据其不同身份、不同职责范围的管理权限设定和浏览。权限设置简单方便,权限浏览简洁清晰。角色可以是用户自己定义,具体到每一个菜单项的功能。用户管理权限可以定义到任何一个档案库或文件库,对该库的任何菜单的控制权限。
数据档案管理软件:为确保数据不受病毒等不可预测因素的影响,确保各项工作顺利进行,系统提供对数据的备份和恢复功能。系统还提供数据导出和数据导入,可用于下级档案管理部门的数据上报,上级档案管理单位的数据汇总等工作。数据导入功能还可以把其他数据库系统导出的数据导入到”兰台”档案的文件库或档案库中。对于网络版我们提供整库备份与恢复,并可以对SQLSERVER数据库的设置自动备份数据库的调度。
日志档案管理软件:日志管理是系统对所有用户的登陆时间、登陆子系统名称、修改时间和修改、删除内容等操作情况信息进行记录的模块。该模块只有档案管理员或超级用户才能进行查看。确保系统和数据不会受到来自各方面人为操作的破坏。
现行文件在档案管理过程中,对文件材料、资料的收集工作是档案工作的一个重要环节,也是档案管理中经常性、重复性的工作。收集工作的好坏直接影响着档案的完整性与准确性。现行文件的管理就是将档案管理日常收集工作与文件材料、资料的产生与形成过程结合起来,随时随地将文件材料、资料信息登记、记录下来,以便于日后档案准确、完整地归档。现行文件同时也是和OA系统提供接口方便收发文的归档。另外,系统还提供特殊字符库和文件信息录入时的自动保存功能,方便用户对特殊字符的录入,并防止信息丢失。
现行文件主要包括:文件库的维护、数据的维护、数据的查询浏览、数据报表的统计打印和全文管理共5部分功能。
数据库的维护:包括新建档案夹/档案库/分类;节点的排序、复制、剪切、粘贴、删除、重命名;数据的拆分、导入、导出;字段代码维护、默认排序、默认值等功能。
数据的导入、导出每一个库的数据可以查询导出不同的文件格式(*。TXT,*。DBF等),进行对外数据交换;也可以把外界数据直接导入。
数据维护:功能包括:着录界面定义、着录内容生成规则、数据着录、数据修改、数据删除、批量修改、数据查重、批量替换、全文扫描、全文上传、全文浏览、主题词库维护和回收站维护。其中,全文扫描支持采用TWAIN标准的多种通用扫描仪,扫描结果可以选择保存为多种文件格式,并且”兰台”提供一种自行开发的压缩格式,便于用户针对不同需要的不同选择。另外,系统提供回收站功能,被删除的文件会暂时保存在回收站中,避免信息的误删除。着录过程中可以启动自动保存功能,避免意外的数据丢失。在操作方便考虑,我们提供鼠标拖拽移动数据,数据复制、数据库间移动等功能大大的方便用户的操作。
数据查询浏览:功能分为:单库查询(卡片式、组合条件式)、全库数据查询、库节点的查找、数据排序、字段显示定义、字段显示顺序定义、调整行高、保存着录界面。
数据报表统计打印:数据统计,提供按国家档案局标准规定的各种数据统计报表,用户也可以根据自己的要求进行自由统计并生成和打印报表,同时,统计结果也可以以多种统计图形(柱状图、线图、饼图等)方式显示和打印。
全文管理:我们提供全文的扫描,自行开发图片的打包压缩格式,以及各种类型的全文的挂接,多目录自动搜索全文文件名并自动打开;通过FTP文件上传和下载保障全文的安全,可以使实际全文目录和WEB全文目录分开管理,保护不发布的全文的安全。
辅助立卷辅助立卷是将收文和发文中没有组卷的记录全部放在一个文件夹集合中,用户可以对这些记录进行排序和查询检索,可以对选中的文件进行组卷或归档操作。组卷或归档后的文件将存放在档案库案卷夹中。辅助立卷子系统主要分组卷和归档两部分。
组卷,是根据国家档案局有关规定和文件组卷原则,将已经办理完毕的、具有保存价值的文件,按照特定的组卷方法(如分类项和保管期限等),组成案卷或其它形式的保管单位保存在档案库案卷夹中。
归档,是按照国家档案局2000年12月6日最新颁布的中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》开发的,实现对文书档案进行分类归档的功能。归档后的文件以件为保管单位保存在档案库案卷夹中。
组卷分自动组卷和手动组卷,归档分自动归档和手动归档,组卷或归档后的案卷可以进行案卷间、案卷内、分类内的调整,也可以对案卷进行拆卷重组。
自动组卷:根据档案管理要求,将文件资料按照一定条件(如按照分类号和保管期限),进行自动组卷。自动组卷时系统根据组卷参数自动生成档号、案卷号、卷内目录等信息,同时对份数和页数进行累加,文件级自动生成卷内序号。
案卷调整:对已经组好卷的档案资料可以进行拆卷、案卷间和案卷内的文件调整。案卷内文件调整时,系统将自动调整所有卷内文件的序号,也可以调整相关的档号。
手动组卷:用户可以灵活地通过条件查询,选择等操作,选取自己认为应该组成一卷或到某一卷的数据进行手动组卷。
自动归档:根据文书档案管理的新规则要求,需要把文件进行定期归档保管。自动归档时系统根据归档的规则比如:年度、保管期限等信息,自动生成不同分类,文件分类自动生成件号。
档间调整:对已经归好档的档案资料可以进行拆档、档间和档内的文件调整。档内文件调整时,系统将自动调整所有档内文件件号,也可以调整相关的分类号。
手动归档:用户可以灵活地通过条件查询,选择等操作,选取自己认为应该归成一档或到某一档的数据进行手动归档。
档案的二次组卷、归档:档案在已经归档或组卷后,由于某种管理或实际需要可以再对文件的的不同规则进行二次归档/组卷。
档案管理档案管理主要完成档案中案卷级数据的登记录入、修改、删除、统计查询、案卷级和文件级数据的查/借阅登记以及报表输出,以及全文挂接上传FTP服务器管理等。
库的维护:包括新建档案夹/档案库/分类;节点(库)的排序、复制、剪切、粘贴、删除、重命名;数据的拆分、导入、导出;字段代码维护、默认排序、默认值等功能。
数据的导入、导出每一个库的数据可以查询导出不同的文件格式(*。TXT,*。DBF等),进行对外数据交换;也可以把外界数据直接导入,并根据对应规则进行案卷、文件对应组卷。
数据维护:数据维护包括案卷级和文件级数据维护。数据的输入/输出、修改/删除操作。输入的数据要进行必要的校验,以保证数据的准确性与一致性。常用的数据输入项(如密级、保管期限等)进行必要的代码替代和顺带设置,以提升输入的速度,可以设置字段的组成规则,自动生成档号。在操作方便考虑,我们提供鼠标拖拽移动数据,数据复制、数据库间移动等功能大大的方便用户的操作。
数据的批量替换对着录的任何字段的数据可以对某个字或单词进行其他词的替换操作。
数据的批量修改对着录的任何字段的数据可以按规则或填充的方式设置不同的值,对一批数据的修改方便快捷。
数据查询:数据查询提供用户对检索范围、检索方式的选择。检索范围包括案卷级查询和文件级查询。检索方式系统提供单库查询、全库查询、卡片查询等多种查询检索方式,并支持模糊检索。
数据统计:提供按国家档案局标准规定的各种数据统计报表,用户也可以根据自己的要求进行自由统计并生成和打印报表,同时,统计结果也可以以多种统计图形(柱状图、线图、饼图等)方式显示和打印。
自由统计,用户可以对选择的库可以对任何字段进行交叉形式的统计,比如:年度保管期限进行组合统计,可以得出每一年的各保管期限的数量。
全文管理:我们提供全文的扫描,自行开发图片的打包压缩格式,以及各种类型的全文的挂接,多目录自动搜索全文文件名并自动打开;通过FTP文件上传和下载保障全文的安全,可以使实际全文目录和WEB全文目录分开管理,保护不发布的全文的安全。
特殊字符和系统保存:系统提供特殊字符集和文件信息录入时的自动保存功能,方便用户对特殊字符的方便录入,同时避免因电脑系统故障造成的录入数据丢失。
档案利用档案利用子系统主要使用者是系统维护中设置的具有档案利用权限的管理人员。主要功能包括:对网上申请的回复、对利用用户的管理、借阅/查阅工作以及各类统计报表的输出。
利用用户的管理:主要是对利用用户的注册、权限、用户信息的管理。注册的用户可以分类几类,根据用户的需求不同,可以分别赋予普通用户、授权用户、临时用户以及外来用户的身份。普通用户对公开发布的条目和全文有权限浏览和借阅;如果有特殊需要的用户可以升级为授权用户,赋予独有的数据浏览借阅权限。也可以对用户的浏览借阅权限的时间有效性加以限制,使之成为临时授权用户。对外单位的人员可以用外来用户加以管理其的借阅查阅。
网上申请的回复:网上利用用户对文件、案卷进行借阅,当权限不够时提出授权申请,利用管理员在此对借阅利用进行批复或对申请进行赋权,以及借阅信息反馈。
借阅/查阅工作:利用管理员对查阅和借阅情况进行登记、查看和统计管理,对超期未还的情况进行通知催还。
归还管理:对档案借阅后的归还登记,还原档案的借阅状态,统计档案的利用率等。
各类统计报表输出:档案利用的统计报表包括三方面:用户清单、查档管理报表和借阅管理报表。每个报表都具有打印、自由显示和数据导出功能。其中”自由显示”是指用户可以自己定义标题,定制需要显示的数据项以及数据项的任意排序等。数据导出是将记录转存成其它类型的文件,文件类型包括:TXT、DBF、XLS等,用户可以用WORD、FOXPRO、EXCEL等相应软件打开导出文件。
鉴定销毁根据国家对有关档案保管期限的规定,要定期对档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁,销毁失去保存价值的档案需要登记造册,经相应分管负责人批准。
档案鉴定与销毁子系统,按照国家对档案鉴定销毁的规定,分为申请、鉴定、审批、执行四个步骤,同时包括系统操作的日志管理以及回收站管理等功能。
系统严格按照申请、鉴定、审批、执行的顺序,操作人员在选择需要审批销毁的档案文件后填写申请单;具有鉴定权限的人员对档案文件进行销毁的鉴定,填写鉴定意见后,转到审批阶段;具有审批权限的领导,可以根据申请单信息、鉴定信息和审批信息,决定对该申请单所申请销毁文件的具体操作,操作类型可以有变更(密级、保管期限)、销毁、移交等。
报表设计鉴于用户单位形式各异的报表和不断变化的报表需求,系统特别开发增加报表设计子系统。该子系统主要用于设计和制作报表,用户可以根据自己的需求设计任意形式和格式的报表,并可以在系统提供的报表基础上修改、保存和输出。
报表设计子系统,增加了兰台档案管理信息系统的通用性和灵活性,极大地减轻了系统维护人员的工作量和系统实施周期。用户可以根据自身需求简洁、快速地制作出美观实用、符合实际使用要求的报表。
报表设计可以,导出和导入已有的报表,进行编辑、管理,以及数据打印。
WEB查询检索兰台档案web查询子系统以IE浏览器方式进行用户登陆和检索利用,与兰台客户端互相补充,最大限度地提升档案利用的方便性和灵活性,共同实现档案信息的共享和利用。档案利用用户可以直接在网上提出利用申请,及时浏览到档案的条目和全文信息,并可浏览自己的历史借阅记录。利用管理员可以在利用管理子系统中及时地对借阅申请进行回复;当用户当前权限不能达到查阅/借阅相关资料的权限时,可以提出申请,利用管理员可以根据用户身份对申请进行赋权和相关批复。
兰台档案管理软件以灵活多样的检索方式、简单方便的检索操作,高速快捷的检索反馈为用户提供检索服务。WEB查询检索方式:包含模糊检索、条件检索和卡片式检索,多种检索方式也满足了不同用户对不同检索范围和方式的要求。
WEB查询检索结果显示:对于查询结果的信息,系统进行部分的自动隐藏,使用户清楚地查看到当前库检索的结果,另一方面用户也可以随时查看隐藏的其它库检索的结果信息,了解检索结果在多个库中的存在数量,并可以进行选择查看。有权限的用户可以进行全文和文件信息的查看,没有足够权限的用户可以提出申请,请利用管理员进行赋权。
档案管理软件用户单位名称:天鸿集团
一、档案管理软件背景情况
北京天鸿集团公司成立于1983年。目前已发展为全国大型国有控股的跨地区、跨国、跨行业、跨所有制经营的房地产开发骨干企业,在海内外共拥有包括”宝华实业”与”天鸿宝业”两家上市公司在内的各类全资、控股子公司及参股企业80多家,多年来在房地产开发主业上始终保持城市综合开发一级资质、城建开发一等资信。
用户在没有使用我们的系统时,由于公司建设经营的项目多,很多文件和图纸成堆,对使用和查找非常困难,而且没有电子文档无法在集团内部利用;这样就限制了企业的一些工作效率,无法满足企业的信息化需要。
二、档案管理软件业务实施的过程
面对客户的实际情况,我们提供对档案电子化管理,充分利用计算机的存储和速度,把所有的档案条目输进我们的兰台档案管理系统中;由于不同的文件和图纸等具有不同的特征,这就要求我们的系统要有灵活性,能够适应不同类型的档案。我们把兰台档案管理系统当作一个档案管理的平台,根据不同用户的需要在它的上面搭建具有特性的档案管理系统。
三、档案管理软件效果与反馈
通过档案管理软件的信息化管理建立网上企业信息档案资料库,实现资源共享。信息资源有许多不同于物质资源的共享性。档案信息资源的可交互性使档案管理软件信息在共享的交互过程中不断升值,最终使档案在所用的过程中创造企业的效益;例如:该集团一个新的建设项目要调研参考以前的项目经验,按手工的档案借阅和查阅方式,档案管理人员一天最多能找出一年的可参考项目的资料,而且对查找出的项目资料是否有参考价值还不知道,并为了查找该相关资料的同时必须有一至两名档案管理软件的工作人员参与;如果用我们提供的解决方案,用户只需在前期把相关资料录入系统发布在网上就可以了,利用者只需申请查看这些内容就可以随时的查阅浏览了。这就是档案信息化管理的带来的效益,虽然没有给企业直接带来经济效益但是在资源和信息流通上大大提升了工作的效益。
