吉宁博士观点
所在部门：行政人事部
职务：行政助理
入职后需要了解的行政管理工作内容：
1、企业各部门的划分情况及各自的职能，产品生产的流程。
2、认识和熟悉公司各部门的主要负责人，了解其职责。
3、行政管理工作的主要内容及细节(各种日常事务的管理)
做好各项行政管理工作的前提：
了解公司目前的相关制度，与各项行政管理工作内容相关的表格、资料有哪些；相关的数据要及时更新，及时发布各类通知、通告、文件等。
行政管理工作的主要内容：
（1）食堂：按照相应的规定和管理制度，进行检查，监督。
（2）宿舍：检查，评比；按月抄查水、电表，统计费用。
（3）保安（门卫）：监督保安的巡查情况，查看巡查记录。
（4）车辆使用：了解申请用车的流程。
（5）资料档案：打印、复印、整理、存档，明确各部门应管理和保存哪些档案。
（6）会议：周、月例会的准备、记录、落实。包括会议前发布会议通知，把会议纪要上传至公司局域网等内容。
（7）公司物品的管理：了解相应的规章制度。
（8）保险的购买：了解当前购买的保险的相关情况，包括购买了哪家保险公司的哪些险种，有效期限等。处理公司员工的购买保险申请。
（9）宣传公司企业文化：包括公司内部宣传栏的设置、改进，以及对外宣传网站内容上的更新等。
行政管理工作中与人力资源管理相关的内容
（1）员工人事档案
（2）了解公司各部门人员配备情况，若有空缺职位，及时制定相应的招聘计划，发布招聘信息。
（3）了解公司各部门各职位的基本职责和应当具备的基本素质，以便对应聘者进行初步面试。
（4）考勤情况的汇总：相关信息做到及时通报本人。
（5）员工考核、岗位异动、离职等手续的办理：相关表格（考核表、岗位异动申请表、离职申请表等）——部门经理——总经理
（6）培训的流程
需要注意行政管理工作其他内容
（1）熟悉各种文书、空白表格、资料档案放置的具体位置。
（2）打印、复印、传真、考勤机等设备的熟练使用。
（3）行政工作的重点在于执行力的跟进、统计、反馈，并处理内、外部投诉，要同上级及部门内部工作人员多加交流、沟通。
企业行政管理工作的内容
企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。
1、行政管理工作需要明确岗位职责
日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。
2、行政管理工作需要加强沟通
沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体企业机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。
3、行政管理工作需要注重信息的收集和整理，并及时提供给经理人
信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家企业机关相关政策和法律规定的变化。
4、行政管理工作需要培育传播企业文化
在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。公司“诚信、友善、宽容”的企业文化很具特色，很有代表性，非常符合企业的特点。通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。企业文体的建设包括：（1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业经理人制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团结的团队。（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。经理人不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。（3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。
5、行政管理工作需要踏踏实实地去执行
完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。要做好执行需要注意：（1）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化，让执行影响到每个员工。只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么，人民制药会发展得更快，走得更远。
行政管理工作的基本职能
行政管理工作的职能是管理过程中各项活动的基本功能，又称管理的要素，是管理原则、管理方法的具体体现。管理职能的划分有许多学派，国外护理管理普遍将管理职能分为五项：计划、组织、人员管理、指导与领导、控制。
（一）计划
计划是为实现组织既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程。在具体内容上，它包括组织目标的选择和确立，实现组织目标方法的确定和抉择，计划原则的确立，计划的编制，以及计划的实施。计划是全部行政管理工作职能中最基本的职能，也是实施其他管理职能的条件。计划是一项科学性极强的管理活动。
（二）组织
为实现行政管理工作的目标和计划，就必须设计和维持一种职务结构，在这一结构里，把为达到目标所必需的各种业务活动进行组合分类，把管理每一类业务活动所必需的职权授予主管这类工作的人员，并规定上下左右的协调关系，为有效实现目标，还必须不断对这个结构进行调整，这一过程即为组织。组织为管理工作提供了结构保证，它是进行人员管理、指导和领导、控制的前提。
（三）指导与领导
指导与领导就是对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响的活动过程，其目的在于使个体和群体能够自觉自愿而有信心地为实现组织既定目标而努力。指导与领导所涉及的是主管人员与下级之间的相互关系。指导与领导是一种行为活动，目前已形成了专门的领导科学，成为管理科学的一个新分支。
（四）控制
控制是按既定目标和标准对组织的活动进行监督、检查，发现偏差，采取纠正措施，使行政管理工作能按原定计划进行，或适当调整计划以达预期目的。控制工作是一个延续不断的、反复发生的过程，其目的在于保证组织实际的活动及其成果同预期目标相一致。
管理职能循序完成，并形成周而复始的循环往复，这就是行政管理工作的基本过程，其中每项职能之间是相互联系、相互影响的，以构成统一的有机整体。
