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企业培训师观点:项目管理工作思考

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

关于项目管理工作的重要性,当前,已日益引起更多的人们关注和重视,然而,如何全面地、客观地、科学地、规范地、高质量地做好项目的调查研究、前期规划、论证储备、主动争取、抢抓机遇、适时申报、规范管理、科学实施、稽查问责、严格验收等十个方面的工作的同志并不多见,例如,在工作实际中,项目申报工作经常出现由于工作和生活繁忙等诸多原因,而常常形成个人不想主动去思考、不愿深入去思考、甚至根本没有去思考!即便在会议中专题研究急报的某个部门、单个行业、具体专业的项目,项目申报单位常常也只能做到附和发言,就多数情况来看,已形成“热衷项目的实施,无心项目的前期”,“做前期工作艰难背包袱且很少有人关心,抓项目实施有政绩关注的人多”,项目的前期工作和项目的实施是一种必然的因果关系,而这种链式因果关系,清楚的去认识研究的有多少人呢?当前这种现状,无可避免的要出现错失项目机遇,延误发展佳期,回首满腹遗憾,争取补救渺茫的结果!为此,项目管理亟待完善的工作很多,需要我们共同去探索、去研究、去努力,今天,我本人之所以要谈这一感受,目的是希望能从探讨和座谈中获得抛砖引玉的效果、并同对项目管理工作有满腔热情的同志一道从认识和观念上树立起真正从实现有利于长期落实科学发展观和可持续发展的方向转变提升、从国家、省的投资导向的不断调整中与我区经济社会发展的历史进程中找准落实到又好又多的关联度大的好项目、大项目、从我们共同的项目管理工作活动中更有效的落实我们的发展规划与计划、从我们共同的艰苦努力中体现到位履职和加快实现临翔又好又快发展的宗旨!

  一、当前项目管理工作中存在的主要问题

  (一)项目管理工作缺乏全面的规划和前期工作不充分

  集中表现为:项目规划遗漏、残缺、有的项目材料出现需要申报时才准备思考着手,临时抱佛脚,前期工作材料不齐、不足、甚至没有收集。当前,整个项目规划工作从上到下,正在由过去的从无到有,从简单的有到越来越更加规范、完善的方向过渡和迈进,对于我们这样历史以来项目不多的地方,就更为缺乏做项目的经验和技巧,出现上述两类情形的概率和情况就更多,这样,就不可避免的出现,接到报项目的通知后,虽然立即想方设法申报项目,但由于没有规划,往往进不了项目计划投资的盘子,项目覆盖率低;如果加之又是临时编报材料,更是时间仓促,前期工作材料短时间内一时无法补齐、补足,最终的结果还是项目申报成功率低或落空,甚至错失项目良机的机会还更多。

  (二)项目管理工作缺乏科学的规划论证和基本没有项目储备

  集中表现为:项目论证集中表现为重要性、必要性、科学性,如果前期工作都不充分,那必然谈不上论证;如果仅此做了简单的资料收集等部分工作,而没有必要的论证,也是没有竞争力的;没有竞争力的项目就不好储备和储备了也作用不大。造成更多的努力和机遇,最终的结果还是事半功倍,项目申报的结果也是成功率低。我区各个行业、领域项目都不同程度的在不同的方面出现这样或那样好多一时无法弥补的不足,上报时能够符合要求按时可以上报的项目少,通过筛选符合条件上报的项目更是少。

  (三)项目管理工作没有完全按照建设项目管理规范实施和按时开工

  集中表现为:由于上述两项工作没有做实、做到位,必然出现要按时开工就无法规范程序,要规范程序就无法按时开工。

  (四)项目管理工作没有全面进行项目管理稽查和工程进度报告制度

  集中表现为:项目管理工作有不可割断的链式衔接关系,整个过程都要发生连锁反应,稽查工作是项目管理工作中确保工程质量、施工工期、资金是否正常使用的监督环节,当前,普遍出现,要么干脆不稽查,要么即使稽查也只是口头应付一说了之,没有现场稽查的笔录,更没有必须限期整改的调查记录和《通知书》,工程实施进度也基本不报。

  (五)项目管理工作没有规范组织验收和整改工程落实不彻底

  集中表现为:没有拨完资金,只好催促验收,验收材料不齐,又只好回过头去补,对出现的问题大的摆,小的改,不大不小的任意拖。造成验收了怕承担责任,不验收资金又拨付不完,导致有的项目不能如期发挥效益,个别项目甚至出现时间长了还没有验收又需要进行维修。直接或间接的影响项目实施形象、效果与相关后续项目的申报。

  (六)项目管理工作工程质量保证缺乏督察机制和管护责任落实不到位

  集中表现为:重大项目必须规范委托监督、监理(或招投标),小的项目也需要必要的监督,竣工验收后也要有规定期限内的质量保证期。项目验收结束后,管护责任的移交,责任制的建立和完善也普遍出现缺位或不到位的问题。

  (七)项目管理工作跟踪问效公示制度尚未建立

  集中表现为:项目实施验收和移交管护后,也应对项目实施地进行和受益区进行定期、不定期回返座谈,听取各方意见,以便吸纳正确的意见予以改善管理和改进工作方法。适宜公示的项目也应尽量进行公示。

  二、项目管理工作应对措施

  (一)高度重视项目管理工作的调研和规划

  加强领导是保证,统筹规划是主线,做实调研是基础。组织领导是确定目标、协调资源的重要保证,统筹规划是实现规划前瞻性、长期性、科学性的系统规划和层级规划的重要前提,实地调研分析是全面了解和掌握客观存在实情的唯一渠道和工作基础。规划还应做到辖区、区域、流域、片区、行业、年限等等。

  (二)科学论证每一个项目管理工作和优选一批项目进入项目库进行储备

  前期工作是条件,科学论证是核心,储备项目是前提。只有通过把不同行业按规范要求的必须完成前期工作做好,收集相关资料,才能为全面论证奠定基础;只有科学的论证(专家论证)才能说明项目是否可行和是否有竞争力;只有通过论证可行的项目储备才具有价值和满足申报条件。发展是全面的发展,各行业、各领域的项目既需要全面覆盖,又需要有足够数量项目的储备才能实现经济社会发展的总体目标,而且是一个长期不断推陈出新,不能间断的工作。是一项综合性较强、连续性紧密、系统性完善的推动经济社会发展的极为重要的不起眼的基础工作。

  (三)进一步规范新建项目管理工作的实施和及时开工新批项目

  规范实施是关键,及时开工是规定,加强管理是要求。项目实施从头开始就需要按照建设项目管理规范实施管理进行,只有这样才会有百利而无一弊,才能够杜绝或减少人为活动在工程实施中任何一方有意、无意形成的阻力障碍,确保工程的依法依规实施,按时开工也才能顺利进行,规定时限的开工和竣工也才能实现项目的初衷和如期发挥效益,推动发展的目的,强化层级管理、工序管理、全面管理也才有依据、有标准。
  (四)切实加强项目管理工作稽查和工程月报、季报制度

  进行稽查是措施,查找差距是责任,报告制度是履职。稽查工作是预防实施工作中出现偏差或弄虚作假,出现舞弊行为,遏制工程腐败,确保廉洁的重要的管理环节。实行工程月报、季报制度是掌握工程动态进展的书面痕迹记录,也是解决遇到预测之外问题或纠偏工作的有效途径,既有利于稽查工作的正常开展,又作为历史档案资料。

  (五)项目管理工作严格组织验收和建立整改通报制度

  严格验收是手段,落实整改是目的,督察通报是公示。验收工作是计划落实、工作方案验证的最终总结,也是检验工程实施结果的鉴定。检查出来的不足必须限期按要求整改,整改的情况还应进行结果通报,用事实和效果让相关人员认可。

  (六)建立和完善项目管理工作工程质量和管护责任追究制

  工程质量是效果,追究制度是问责,加强管护是目标。工程实施最终的结果都是在工程实施的质量上得到体现,既能在实施过程、验收中看出,更能在使用中看到质量的效果,无论在那一个环节中看到或出现,只要是施工中人为造成的都应追究责任,如《工程方案》问题,则应追究设计的责任。如验收合格则应就单个项目的相关管理规定进行工程管护的移交。

  (七)建立项目管理工作跟踪问效责任公示制和奖惩制

  跟踪公示是制度,实行奖惩是机制,发挥效益是宗旨。就项目的整个形成过程来看,从前期的具体工作开始,理应在适当的时机进行必要的公示,既是对项目的公开通报,又是对项目本身多方听取意见的一种便捷形式,并相应建立一套易于和利于操作的奖惩措施,是建立项目激励机制的有效途径。

  项目前期工作开始到项目方案的形成到实施是一个既简单而又复杂的过程,中间的具体环节过程较多或复杂,如果我们把它过于简单化,容易造成疏忽而出问题,如果我们不按技术规范去实施,出现的偏差概率必然更多,如果对工程的诸多环节中,无论那一个环节如果只是利益至上、不讲诚信,情形则更复杂、结果更糟糕。为此,我们衷心希望项目单位,特别是从事项目管理工作的同志,我们大家共同大兴调查研究之风、求真务实之风、实事求是之风、科学论证之风,共同遵规守法、遵循技术规范。切忌做前期工作时,搞“闭门造车,眼眺、车览”随意编项目,省略论证或形式论证,项目储备只作标题储备或个人印象储备,开工实施只凭情感定时间,项目稽查不落实,验收工作仅仅开会总结。

  针对当前项目储备工作中存在的问题,寻找解决问题的途径,我们认为,项目储备工作还应抓住三个重点,对项目业务多的部门有三点建议,即:三个重点:一是抓住四个要点作规划(即:1.抓各个部门、行业的总体全面规划,2.抓各个时期段的时期规划,3.抓各个行政区域、流域的、片区的布局专业规划,4.抓重大项目(重点项目)的具体(定性、定量),用新的思路和务实的行动规范做好项目的储备工作。规划请做到既全面覆盖、不留盲区、超前规划,又具有前瞻性、科学性、合理性;二是深入实际作调查,科学论证作筛选,精心储备好一批高质量的有竞争力的好项目储备在各单位的项目库和我们发改局的项目库,积极争取申报;三是与时俱进根据国家宏观经济政策的调控和投资导向的不断调整,按通知要求及时更改和调整修改申报材料,在上级要求的时间内迅速按时组织上报。具体业务中有三点建议:一是该项工作是一项长期性的、连续性的、承前启后的链式工作,建议各个部门安排综合业务素质较强的同志专人专职或兼职从事资料、材料的规范收集、管理和项目储备的管理工作,以提升业务联系协调效率(快捷高效),工作的连续性(不因领导更换而断层),材料的完整性和稳定性(不因参会领导及业务人员的变更而变化、包括项目名称及相关数据等);二是根据国家、省的有关投资政策和投资重点变化及时对储备材料进行修改,使之符合投资导向,并不断充实新的储备项目;也就是紧密结合我区的实际情况,跟踪政策变化,创新方式做实前期工作。并依据产业科学分析潜在市场及市场变化,超前谋划一批产业关联度强、市场空间大、成长性好的重点项目;三是不断提升现代办公条件,适应当前项目申报材料电子文档和纸质文档双报送的业务要求。

  当然,做项目储备工作和申报工作,需要人、财(经费)、物(设备)等作保障,各个部门、行业的项目储备的难易程度和技术要求差异较大,因此,出台必要的项目经费补助政策,激励机制也尤为必要。二、重点(重大)项目明确牵头部门,明确项目完成时间,定期听取汇报,如期进行立项审批和设计评审,安排专项工作经费。三、形成制度,定期召开项目管理工作汇报分析会(项目储备、申报、实施分析会),解决存在问题,全面推进工作。真诚感谢各级各部门长期以来对项目管理工作的支持,衷心希望在我区的城镇、村镇基础设施和社会事业发展上,在“一、二、三”产业的发展上,项目的前期规划、调研论证、储备上报等工作中,做到以制度化安排,以项目化落实,系统性解决,长效性推进,确保我区各项经济社会发展战略目标的圆满实现!

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。