吉宁博士观点
一、企业档案管理的概念和作用
<企业档案管理的含义
<企业档案管理的作用
二、企业档案管理工作的内容和原则
<企业档案管理工作的基本内容
<企业档案管理工作的基本原则
三、企业档案管理立卷和归档
<立卷的作用
<企立卷的范围和方法
<归档的作用
<归档的范围、时间和要求
四、企业档案管理工作
<企业档案管理的收集
<企业档案管理的整理
<企业档案管理的鉴定
<企业档案管理的提供利用
<企业档案管理的保管
一、企业档案管理的概念和作用
企业档案管理工作是秘书部门的重要工作内容之一。企业档案管理是机关、团体、企事业单位在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集整理，集中保存起来的历史产物。它不仅真实地记录了机关活动的面貌，而且对今后的工作也具有巨大的借鉴作用。所以，做好企业档案管理管理工作，是秘书部门的一项重要任务。
<企业档案管理的含义
企业档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其他各种方式和载体的文件材料。这里有3层意思：
（1）企业档案是由机关工作中形成的各种文件材料转化来的，而不是专门编写和制造的。如深圳行政学院举办的深圳市秘书人员岗位培训班所发布的招生通知；1990年11月7日《深圳特区报》刊登的《我市文秘人员岗位培训班开学》的消息；为了加强学员之间的联系而印发的学员名册；为了组织好教学而制订的《课程表》以及编发的教材；为了总结经验、进一步提升教学质量而召开的座谈会和总结会所形成的会议记录、经验总结之类的材料等等。把以上这些文件材料保存起来，就形成了深圳行政学院秘书人员岗位培训班的企业档案管理，它们是该学院企业档案管理的一部分。
（2）企业档案管理的形式是多种多样的。我们经常见到的企业档案管理是用文字书写的材料。其实，从古到今，企业档案管理的形式都是多种多样的。特别是随着社会的发展和科学技术的进步，机关工作中使用的各种文件材料的载体和制成方法的变化，构成企业档案管理物质形式的多种多样。从企业档案管理中信息的记录和表达方式看，不仅有文字的，还有图象的，声音的等等；从企业档案管理的载体材料看，有甲骨的，金石的，竹木的，绢帛的，纸张的，胶片的，磁带的，等等；从信息记录在载体上的方法看，又有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录象等多种。由此可见，企业档案管理的范围，既包括传统的常规的机关文件（公文），也包括相当于文件性质的各种材料，如帐册、图样、地图、影片、照片、录音带、传票、凭证以及各种手稿等，还有用计算机阅读的文件。目前有的国家正研究“无纸办公室”，随着社会的向前发展，企业档案管理的形式还会不断丰富。
（3）不是所有的文件都成为企业档案管理。文件转化为企业档案管理是有条件的：！文件必须办理完毕而成为历史记录时才能转化为企业档案管理，正在起草、印制、办理过程中的文件材料不是企业档案管理；”对日后工作仍有查考价值的文件材料才需要转化为企业档案管理；#按一定规律集中保存起来的文件材料才可能最终成为企业档案管理。一句话，办理完的，日后还有查考作用的文件材料，按一定规律保存起来才可能成为企业档案管理。文件成为企业档案管理还可叫文件，只是它的作用、意义不同了，有了新的意义。即企业档案管理是历史文件，是有查考价值的文件，是组合、保存起来的文件。文件什么时候成为企业档案管理，各个国家、各个单位情况不同。我国机关是归档后就成为企业档案管理。在欧、美国家，文件到了企业档案管理馆后才成为企业档案管理，在机关仍然叫文件。美国、南斯拉夫等国就是如此。
企业档案管理的种类从内容来划分，可分为文书企业档案管理、科技企业档案管理和各种专门企业档案管理。
<企业档案管理的作用
（1）企业档案可作为机关工作查考的依据。企业档案管理是过去机关工作活动的记录，可为机关领导和工作人员总结经验、制定计划、处理问题、复查案件等提供有力的凭证和参考资料，有利于克服官僚主义、提升机关工作质量和工作效率。
（2）企业档案管理可为经济建设提供依据和参考资料。企业档案管理中记载着工农业和各种生产活动的情况，会给正确的经济决策和科学的预测提供有力的依据和必要的参考资料，以提升现代化生产管理和技术管理的水平。
（3）企业档案管理可成为政治斗争的镌刻工具。企业档案管理中记载着国内外敌人不同时期和各个方面的活动情况，镌刻着我国人民进行革命斗争的历史事实。这是党和国家进行对敌斗争的锐利武器。
（4）企业档案管理可为科学研究提供必要的资料。科学研究是一项探索未知的活动。它包括两个基本的内容：一个是事实———探掘能说明真理的被人们忽视的事实；一个是规律———从无数事实中总结出规律。无论是前者还是后者，都需要借助于企业档案管理资料。周恩来同志1956年在《关于知识分子问题的报告》中说过：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学研究准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、企业档案管理资料、技术资料和其他工作条件。”这里，周总理是把提供企业档案管理资料作为科学研究的一个必要条件。
从本质上来概括企业档案管理的作用，无非是两点：一是情报作用（也称情报价值），企业档案管理存储了有关自然界和人类社会的大量信息；二是凭证作用（也称凭证价值），企业档案管理是人们在实际活动中形成的原始记录，具有各种真实的历史标记，如图章、签字、照片、录音等企业档案管理本身就是一种证据。企业档案管理的作用还可以说出很多，总之，“它是一种特殊的财富。”美国人说它是“无价之宝”。
二、企业档案管理工作的内容和原则
<企业档案管理工作的基本内容
企业档案管理工作的基本内容包括：企业档案管理的收集、鉴定、整理、保管、统计和提供利用。这就是通常所说的企业档案管理工作的“六个环节”。
（1）收集。就是把分散在各个部门和个人手中的文件集中起来，经过文书部门的及时整理、立卷，企业档案管理部门接受过来、归档保存。
（2）整理。企业档案管理部门接受过来的文件，在文书部门立卷整理的基础上，还要按企业档案管理部门保管要求和提供利肜的方便，作进一步的加工、整理。
（3）鉴定。企业档案管理部门要根据社会发展需要和开展机关工作需要，对立卷企业档案管理的内容进行科学的鉴定，以确定各卷企业档案管理的保管期限，是永久保管，还是长期保管，或短期保管。
（4）统计。企业档案管理工作人员要对企业档案管理的收进、移交、保管、利用、销毁等情况，随时以表册、数字等形式，进行调查登记、综合分析，并把统计情况报送给业务管理机关。
（5）保管。企业档案管理的保管员要清除种种损失和毁坏企业档案管理的因素，做到企业档案管理不被人盗窃，也不被火、虫、鼠、潮、尘、高温等自然因素腐蚀和破坏，维护企业档案管理系统、完整和安全。
（6）提供利用服务。为了把企业档案管理利用好，企业档案管理工作人员要编制必要的目录、卡片、索引，要编集企业档案管理文件汇集和各种参考资料，要建立企业档案管理借阅制度等。
<企业档案管理工作的基本原则
（1）集中统一地管理国家全部企业档案管理。这是企业档案工作的组织原则。它要求国家全部档案，由各级档案机构分别集中保存，并实行档案统一管理。各机关的企业档案管理，由机关设立的专门机构（企业档案管理室）或专门人员（秘书部门的档案管理人员）集中保管，不得在私人手中长期保留。
（2）维护企业档案管理的完整与安全。这是企业档案管理工作的基本要求。完整，是要使企业档案管理收集齐全，整理得科学，能比较完整地反映工作活动的历史面貌。安全，是尽量延长企业档案管理的寿命，使企业档案管理不遗失，不毁坏。
（3）便于党和国家各项工作的利用。这是企业档案管理工作的根本目的，也是社会主义国家企业档案管理工作的政治方向。企业档案管理部门应围绕这个总方向去开展工作，并作为检查企业档案管理工作成绩的衡量标准。
三、企业档案管理立卷和归档
<企业档案管理立卷的作用
立卷就是将办理完毕的零散文件，根据它们乏间的联系，分门别类地组成一个或数个案卷。办理完毕不是指文件的内容全部贯彻执行或工作全部做完，而是指文件在处理程序上已经办理完毕。如上级机关的来文，经本机关领导人或有关部门阅知或已下达，即算是办理完毕；本机关形成的文件，经签发、缮印、校对、分发出去，即是办理完毕；上下级或机关、部门间互相行文，“请示”已得到“批复”、“问函”已有“复函”，也就是办理完毕。案卷，是一组互为联系或具有共同特征，并经过系统整理的文件集合体，它是文书企业档案管理的基本保管单位。立卷是文书处理过程的最后环节，也是现行文件转化为企业档案管理的必经步骤。立卷有以下作用：
1、保持文件之间的历史联系，便于查找利用在工作活动中，文件是一份一份形成的，但在同一个单位或同一项工作，同一个问题的处理过程中形成的许多份文件，它们相互之间又有着密切的联系。如有个材料反映了职称评定中一些不正之风，有个材料反映了一些单位评定职称标准不一，有个材料反映了乱立职称名目，没有权威的批准机关。于是，领导机关、领导人员对此引起重视，召开了相应的会议，产生了会议纪要，发出了暂停职称评定工作的通知。此后，经过一段时间的整顿，有的材料提出，停顿太长不利于调动专业人员的积极性，接着，有关部门制定了评定职称的具体方案，于是，领导机关、领导人员又召开会议进行讨论，发出了恢复职称评定和有关政策规定的通知。这前前后后的材料、纪要、通知，都是围绕职称评定的，都有着内在的联系，或叫历史联系。立卷工作就是通过对它们进行一翻整理、鉴定、区分工作后，组成案卷，如实以映这段历史，保持这种历史联系。只有保持这种联系，查找利用时才方便顺当。如果面对的是一大堆杂乱无章的文件，找到了一份，不知是初稿还是定稿：找到了问文，不见复文；找到了会议报告，不见第二份，可又不清楚还有没有其他的，这就费时费力，如同大海捞针，大大降低了文件的查考价值，更谈不上利用了。
2、保护文件的完整与安全，便于保管单份文件不仅零散杂乱，而且容易磨损和丢失，特别是有些文件长期分散在各部门或个人手里，极易造成遗失、泄密。将它们按一定规格装订成册，就可以避免文件的破损和散失，便于管理和保存。所以，在企业档案管理部门，编目、鉴定、统计、提供阅览等工作，都是以案卷为基本单位来进行的。
3、为企业档案管理工作奠定基础
秘书部门把办理完毕的文件立成案卷，才算是最后完成了文书处理工作。案卷移交给单位企业档案管理室后，文件便从运转过程，进入企业档案管理阶段。案卷是企业档案管理部门的工作对象，立卷质量如何，直接影响和决定着企业档案管理的质量，所以，立卷工作是企业档案管理工作的基础。
<企业档案管理立卷的范围和方法
1、企业档案管理立卷的范围
每个单位需要立卷的文件，都有一定的范围，并非片纸只字有文必立卷。划定范围，目的是保证确有查考价值的文件能齐全完整地立卷保存；把没有查考价值的文件剔除出去，既避免遗漏主要文件，又不使案卷重复和庞杂臃肿。立卷的范围，一般是指本单位在工作活动中形成和使用韵、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件，包括电报、会议文件、内部文件、电话记录、本单位编印的出版物原稿（附印本），以及图表、簿册、照片、录音带、录像带等。主要有：
！本单位工作中形成的，直接反映本单位主要职能活动的重要文件；
”与本单位产生的文件有密切联系的上、下级单位的重要文件；
#本单位进行工作需要遵循和查考的上、下级单位的文件；
$具有查考价值的本单位和上、下级单位的一般性文件。
2、企业档案管理立卷的方法
（1）编制案卷类目。
案卷类目由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。它是每年年初在文件尚未产生之前，根据单位性质、职权范围、内部组织结构情况、当年工作计划、任务和一年中可能产生的文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷的要求拟制出的案卷分类名册。它是一种比较详细的立卷规划。有人把它称为立卷工作人员的一个很好的助手，进行立卷工作的指南。由于案卷类目带有预计性，故很难同实际情况完全相符，部分地予以修改和补充的情况，是常有的。另一种情况，是不预先编类目，而是根据文件内容按已经熟悉和习惯了的做法临时编类立号，但这要求立卷人员有较高的业务能力，能随时确定什么内容归入什么类，编入什么卷。
（2）灵活运用文件的六个特征。
每一份文件都有它一定的特征，一般分为问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征，通称为六个特征。立卷时要把一些有着共同特征和密切联系的文件组合到一起，构成一个案卷；把一些具有不同特征和联系不密切的文件分别进行立卷，也就是按文件的特征立卷。下面分述六个特征及其运用。
！问题特征。是指文件内容所说的事情或问题。按问题特征立卷，就是将文件内容所说的同一问题或某一方面问题，或有关同类性质问题的文件组成案卷。如“关于对××甄别平反的文件材料”、“关于本厂机构改革方案历次稿”。按问题特征立卷应用比较广泛，是一种常用的主要方法。这是因为在较多的情况下，它符合文件形成的自然规律，便于保持文件的历史联系，便于贯彻以党和国家的方针政策为纲整理企业档案管理的指导思想，便于查找利用。文件是在制定和贯彻执行党和国家方针政策的过程中形成的，是在工作活动中形成的。工作就是解决各种问题，党和国家的每一项方针政策都是为了解决一定的问题，都体现在一定的问题上。因此，问题的联系，通常是文件本质的内在的联系。按问题立卷最多最广，是一种主要的立卷方法，这是就整理某一全宗（全宗是一个独立的单位或著名人物在社会活动中形成的全部企业档案管理的总称）或全宗内某一类别（如某一组织机构某一年）的文件而言的。在整理某一全宗或全宗内某一类别的文件的时候，通常主要是按问题特征来立卷。但这并不是说，组合每一案卷，都要以问题特征作为主要的立卷方法；不是说在任何情况下，不管任何文件，按问题立卷都是最好的方法；更不是说问题特征唯一而排除其他特征。如会议文件，不能按问题拆开立卷；综合性的计划、报告不能按问题分开立卷。
”时间特征。一是指文件内容所针对的时间，一是指文件形成的时间。按时间立卷，就是将属于同一时间，即同一年度、同一季度、同一月份或上半年、下半年等文件集中立卷，如“××县常委会1991年会议记录”、“1990年生产年度报表、1990年第一季度劳资报表”。按时间特征立卷，一般不得把不同年度的文件放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。
#名称特征。也叫文件名称特征，指决定、指示、请示、报告、会议记录等。按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。不同的文件名称，反映文件的不同作用，按名称特征立卷，可以体现文件的不同价值。一般情况下，按名称特征立卷的情况不会很多，因为一年之内，把决定与决定、指示与指示等分别放在一起立卷不一定合适，但也有的单位将综合性的计划、总结、会议记录和有专用名称的命令、指示等文件，按名称特征立卷。另要注意，有些文件虽然名称相同，但性质不同，例如指示性质的通知和任免干部的通知，就不能按名称特征立卷。
$作者特征。指制发文件的单位或个人。例如，国务院发的文件，广东省高级人民法院院长×××发的文件。按作者特征立卷，就是将同一作者形成的文件集中立卷，即通常所说的分级立卷。分级立卷，是指在不分割文件历史联系的条件下，按照文件的来源，把上级单位的来文、下级单位的来文和本单位直接产生的文件适当分开立卷。分级立卷的好处是便于重点整理、保管和利用本单位直接产生的企业档案管理以及与其有紧密联系的一些企业档案管理。一般来说，本单位直接产生的企业档案管理以及与其有紧密联系的一些企业档案管理，是该单位企业档案管理最重要的部分，查找利用也最多，应该重点整理和保管。分级立卷还可从大的方面区分和照顾文件的不同价值。
%通讯者特征。指收发文单位。按通讯者特征立卷，就是把本单位与另一单位关于某一问题或几个问题来往产生的文件组成一卷。如××厅关于工资改革问题与广东省人事局的来往文件（一个问题），××局关于企业档案管理事业费、购置复印机等问题与高明县财政局的来往文件（几个问题）。通讯者特征与作者特征有所不同，按通讯者特征立卷，是双方相互往复的文件，不包括这两个作者各自的单独发文；按作者特征立卷，卷内的文件都是发送本单位的，属本单位的收文。使用通讯者特征立卷，不等于把本单位与某一单位互相来往的全部文件组成案卷，而仅限于对一个问题或几个问题的有问有答，如请示之后有批复，问文之后有复文。
&地区特征。指文件内容涉及的地区。按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区的文件集中立卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。例如，“关于大别山区多种经营的调查”。在通常情况下，作者所在地区或文件来源的地区与文件内容涉及的地区是一致的。
地区特征一般多用于下级机关的来文、调查统计材料和某些专门文件，至于本单位的发文、上级单位的来文，则很少按地区特征立卷。对于文件的六个特征，应该围绕立卷的原则（即按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系的原则），根据本单位的实际情况和文件的不同情况，灵活选用，结合选用。实践证明，单纯按某一特征立卷，或在每个卷中分别使用不同的特征，都是不好的。在一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的可行办法。如“国务院关于严格控制召开全国性会议的通知”，这个卷具有作者（国务院）、问题（严格控制召开全国性会议）和名称（通知）三个特征。
（3）企业档案管理适当照顾文件的保存价值。
由于文件内容的重要程度不同，以及在单位中所起的作用不同，因而它们的保存价值，即保管期限的长短，也有不同。在立卷工作中应适当照顾文件的保存价值，将具有相同保管期限的文件组合在同一个卷中，而把保管期限不同的文件分开立卷。根据《关于机关企业档案管理保管期限的规定》（1987年12月4日国家企业档案管理局发布，自1988年1月1日起施行），文书企业档案管理的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为土6年至50年左右，短期为15年以下。
企业档案管理划分的原则是：
！凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的企业档案管理，列为永久保管。
”凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
#凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材
料，列为短期保管。立卷时适当考虑文件的不同保管期限，不仅从查考价值上反映了同一案卷中文件的共同规律，而且为以后企业档案管理的整理鉴定、检索利用等一系列工作奠定基础，创造条件。
（4）妥善进行案卷编目。
！给卷内文件编号。卷内文件经过排列，案卷经过审定以后，就可给案卷内的文件编号。编号是为了固定卷内文件的位置。对装订起来的案卷，卷内文件除编份号以外，还应编总顺序页码（张号），以利保管。
”填写卷内文件目录。卷内文件目录按照卷内文件的顺序号逐份填写。目录项目包括顺序号、发文机关、文电简要内容、文电日期、文电所在份号、备考等。
#填写卷末备考表。每个案卷末尾都有一张备考表（有的直接印在卷皮上），立卷人和检查人逐项填写后要签字注时，以示负责。
$填写卷皮。项目有六项；机关名称；案卷标题；起止日期：卷内文件份数；保管期限；全宗号、案卷目录号、案卷号。
%恰当排列案卷与填写案卷目录。案卷排列包括案卷的分类和排列。这项工作是在立卷过程中进行的，但是案卷立好以后，还须进行一次全面的检查和调整，最后确定案卷的排列次序，并编上顺序卷号。排定案卷并编了卷号之后，便填写案卷目录。案卷目录是案卷的登记簿，用来揭示出一年形成的全部案卷，统计案卷的数量，并作为查找和管理案卷的基本工具。文书部门每年要向企业档案管理部门移交案卷，案卷目录又可作为移交目录，是交接案卷的凭证。案卷目录包括八个项目：顺序号、文书处理号、卷名、起止日期、份数、张数、保管期限、备考。案卷目录编好以后，文书部门就完成了文件立卷工作，下一步可准备向企业档案管理部门移交。
<企业档案管理归档的作用
归档，是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位企业档案管理室集中保存。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。1956年《国务院关于加强国家企业档案管理工作的决定》明确规定，“各级机关的企业档案管理材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等），应该由机关的企业档案管理业务机构———企业档案管理室———集中管理，不得由承办单位或个人分散保存”，“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关企业档案管理室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法”。归档是文书工作最后一个环节，又是企业档案管理工作开始的一个环节，可以说是文书工作和企业档案管理工作的“结合部”，即二者交接的一个环节。单位内文件的归档是企业档案管理室企业档案管理的主要来源，也是案室收集工作的经常任务。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它是单位企业档案管理室工作的起点，也是为国家积累企业档案管理财富的重要保证。
<企业档案管理归档的范围、时间和要求
健全的企业档案管理归档制度，一般包括归档范围、归档时间和归企业档案管理卷的质量要求三方面内容。
1、归档范围
恰当界定归档范围，就要明确哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。《中华人民共和国企业档案管理法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1988年1月1日起施行）指出，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位企业档案管理机构或者企业档案管理工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”，“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。根据国家的规定和本单位的具体情况准确地确定文书材料的归档范围，是非常重要的。归档范围过宽，把没有保存价值的文件材料归档，必然造成企业档案管理的繁杂、臃肿，给保管和利用带来困难。曾有位统计学家的报告指出，美国的商业机构里，每年每份需要保存费一分钱的文件，有一兆份以上，而且每年还要增加1、75亿份。懂得什么是应该丢弃的，要比懂得何处可以安排来得更重要。“企业档案管理柜里的卷宗往往保留得太多———保留得太久。据说有人统计过，几乎有90%的卷宗是一放进去，就永远不再拿出来用的。换句话说，职员要浪费时间来整理这些废物，而公司也要浪费金钱来装修企业档案管理器材了！”但归档范围又不能过窄，过窄会使有保存价值的文件材料不能全部归档，必然影响企业档案管理的完整性，给单位工作带来不便，给党和国家造成无法弥补的损失。在《机关文件材料归档和不归档的范围》（1987年12月4日国家企业档案管理局发布，自1987年12月4日起施行）中，对归档和不归档的文件材料的范围作了明确规定，总的来说，凡是反映本机关（各级党、政机关和人民团体统称为机关）工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，它们包括上级机关的某些文件材料、本机关的某些文件材料、同级机关和非隶属机关的某些文件材料、下级机关的某些文件材料。不归档的文件材料的范围，则包括上述机关的另一些文件材料。《范围》还申明，“各机关应根据本《范围》的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围。”
2、企业档案管理归档时间
要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向企业档案管理室移交。移交的时间一股在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。不要等文件成了堆才向企业档案管理室归档，也不要将办理完毕的文件零散地不定期地交给企业档案管理室。
3、企业档案管理归企业档案管理卷的质量要求
根据《机关企业档案管理工作条例》（1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布，自1983年4月28日起施行）的规定，归企业档案管理卷应符合下列要求：
！应归档的文件材料齐全、完整；
”文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
#归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
四、企业档案管理工作
<企业档案管理的收集
企业档案管理的收集工作，就是要求把分散在各机关、各单位和个人手中的企业档案管理，以及散失在国外的历史企业档案管理，有计划地分别集中到各有关机关企业档案管理室和有关各级各类企业档案管理馆。企业档案管理收集工作的内容，概括起来有两个方面：一是机关企业档案管理室对本机关需要归企业档案管理卷的接收工作；一是企业档案管理馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的企业档案管理以及历史企业档案管理的收集和接收工作。
1、企业档案管理室的收集工作
机关企业档案管理室要做好企业档案管理的收集工作，主要是搞好机关内文件的归档。机关内文件的归档，是企业档案管理室企业档案管理的主要来源。归档，即是把处理完毕的文件材料，经由文书处理部门或文书处理人员整理立卷，定期移交给企业档案管理室集中保存。在我国，归档是国家规定的一项制度，即所谓“归档制度”。凡是本机关工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件林料（需要保存三年、五年、十年等定期保存的文件），都应列入归档的范围。归档的时间，一般在第二年上半年。
2、企业档案管理馆的收集工作
企业档案管理馆的企业档案管理主要来自以下四个方面：
（1）接收现行机关的企业档案管理，即指现在正在进行日常工作活动的机关、企事业单位等组织形成的企业档案管理。
（2）接收撤销机关的企业档案管理。一般指中华人民共和国成立以后，由于各种原因被撤销机关形成的企业档案管理。
（3）收集历史企业档案管理。即中华人民共和国成立以前，历史上存在过的各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在活动中形成的企业档案管理材料，其中包括革命历史企业档案管理和旧政权企业档案管理。
（4）企业档案管理馆之间交换企业档案管理。由于行政区划的变动或其他原因，有时使企业档案管理馆的设置和企业档案管理馆的保管范围发生某些变化，因而产生这个企业档案管理馆接收其他企业档案管理馆企业档案管理的情况。还有，企业档案管理馆实际保存成分的调整：发现某全宗和全宗群的企业档案管理分散在不同的企业档案管理馆，需要集中到相应的企业档案管理馆；有的企业档案管理馆藏有其他企业档案管理馆应该保存的企业档案管理，也需要向有关企业档案管理馆转交。
<企业档案管理的整理
企业档案管理的整理就是把零散的和需要进一步条理化的企业档案管理，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。企业档案管理整理工作的内容主要包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。
1、区分全宗
全宗是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的全部企业档案管理的总称。企业档案管理必须按全宗来整理：同一全宗的企业档案管理不能分散，不同全宗的企业档案管理不能混杂。区分全宗是对企业档案管理分门别类的第一步，只有把全宗分清楚，其后的一系列整理工作程序才好进行。形成企业档案管理全宗的机关，称为立档单位，也叫做“全宗构成者”。确定一个组织单位是不是立档单位，主要看它是否能够独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，在行政上是一个独立从事活动的机关，它就是一个立档单位，它的企业档案管理就构成一个全宗。
2、企业档案管理分类
企业档案管理分类就是按照全宗内企业档案管理的来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干类别。企业档案管理的分类方法很多，现在常用的有三种：
（1）年度分类法：即按照形成和处理文件日期所属的年度进行分类。按年度分类，可反映立档单位逐年工作的特点和发展变化的历史情况。它是运用得最广泛的一种方法。
（2）组织机构分类法：就是按照立档单位的内部组织机构，把整个全宗的文件分成若干类别。这种分类，能概要地反映出机关内各单位工作活动的面貌，便于历史地研究问题。某一机构类别往往相当于某一方面大的问题，因而也有利于按一定的专题查找利用企业档案管理。它是简便易行的一种常用的分类法。
（3）问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题进行分类。这种分类法的优点，是使内容性质相同的文件得到集中，比较突出地反映一个机关主要机关活动的面貌，便于按专题查找和利用文件。这也是一种比较常用的分类方法。
3、企业档案管理企业档案管理立卷
企业档案管理立卷是在一类文件之内，将单份文件进行系统化的整理，按照它们在形成和处理过程中的联系编立成各个案卷。立卷工作的内容包括：组卷，拟写案卷标题，卷内文件的排列和编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。
（1）组卷。组卷的具体方法，主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和联系密切的文件组合在一起构成一个案卷。文件的特点，一般反映在文件结构的各个组成部分上，即每份文件都有一定的作者、名称、日期、发送机关以及文件内容反映出的一定问题等等。常用的组合方法有：按问题组卷，“问题”是指文件内容所反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件等；按作者组卷，作者是指制成文件的机关、组织机构或个人；按文件名称组卷，即将名称相同的文件组成一卷；按时间组卷，即按文件形成的时间或文件内容针对的时间组卷；按收发文机关组卷，即将本机关与某一机关某一问题或几个问题的来往文件组成一卷；按地区组卷，即将内容涉及同一地区的文件组合在一卷，还有，按同属某一地区的作者的文件组成一卷，也是按地区组卷的一种方法。
（2）卷内文件的排列和编号。可按时间、问题、地区、作者、收发文机关、文件名称，以及文件的重要程度、涉及人物的姓氏笔划等方法排列。排好之后，应按统一方法编上张号（页码），固定次序，以便于查找利用和保护文件。
（3）填写卷内目录与备考表。卷内目录放在卷首，介绍案卷的主要内容与成分，其项目有：顺序号、作者、标题（事由及内容提要）、文件日期、所在张（页）号等。备考表附于卷末，用以注明卷内文件张（页）数及有关情况。备考表应由立卷人注明填写日期并签名，日后卷内文件的变动情况，可由企业档案管理管理人员随时在备考表上注明。
（4）案卷封面的填写与案卷装订。案卷封面的主要项目有：机关和组织机构名称、案卷标题、卷内文件的张数和起止日期、保管期限及全宗号、目录号、案卷号等。案卷标题是封面中最主要的项目，拟写和修改标题，是文书立卷人员和企业档案管理管理人员一项基本功。拟写标题的要求是：文字简练、确切、通顺，避免笼统、抽象或堆砌卷内文件的题目；标题的基本结构力求完整，尽量统一格式和术语。标题的结构通常是：作者———问题———名称。永久和长期保存的案卷一般应该装订成册，对于特别珍贵的文件和图片、照片及其它不便装订的文件材料，宜用盒式卷夹、卷袋或其它方式保管。
4、案卷排列和案卷目录
（1）案卷的排列。类内文件经过立卷之后，还必须进行系统的排列。案卷排列的方法很多，可以按照案卷的重要程度排列；也可以按照案卷内容所反映的问题、地区，案卷的起止日期（时间），文件的作者、名称排列：有些案卷（如人民来信等）还可以按照姓氏笔划、拼音字母或四角号码等方法排列。
（2）编制案卷目录，一般以全宗为单位。可以一个全宗编一本，也可以一个类编一本，还可以按案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制。案卷目录一般包括以下几部分：封面和扉页，应写明全宗号、案卷目录号、全宗名称（如分开类别编制目录要写明类别名称）、目录中企业档案管理的起止日期等项；目次，写明各类或各部分的名称及其起止页码（也包括案卷起止号）；序言或说明；案卷目录表，它是案卷目录的主体，其基本项目包括：顺序号、案卷标题、起止日期、卷内文件张数、保管期限和备注等；备考表，说明该目录有关的基本情况，如案卷数量、目录的张数、编制日期以及案卷移出、销毁、损坏情况的说明等。此外，案卷目录中还可以根据需要，附以简称表和各种索引。案卷目录一般应一式数份（至少两份），一份保存备用，其余的供日常使用。
<企业档案管理的鉴定
为了有区别、有重点地保存企业档案管理，就要甄别各种企业档案管理的价值，挑选各种有价值的企业档案管理，并根据企业档案管理对今后各方面可能起的作用，确定其保管期限，把已失去价值的企业档案管理剔出销毁。这些工作，就是企业档案管理鉴定工作。
1、企业档案管理鉴定方法
鉴定企业档案管理价值，就是鉴定企业档案管理的保存价值。企业档案管理是否有保存价值，取决于企业档案管理本身的内容、来源、形式以及其它各种情况；取决于人们对各种企业档案管理需要利用的情况。怎样去鉴定企业档案管理的保存价值呢？
（1）直接地、具体地审阅企业档案管理。决定企业档案管理保存价值的一个重要因素是企业档案管理本身的各种情况，因此，不能只简单地根据企业档案管理的目录、案卷的标题来确定它的保存价值，必须直接审阅每一份文件的各种具体情况。首先，要审阅文件的内容，即文件正文中记述和说明的事情、事件、问题及其详简程度等等。其次，要审阅文件的作者、时间、有效性、形式等特点。最后，鉴定企业档案管理一般应以案卷为单位来进行，由于文件之间有着一定的联系，这种联系也常常影响着它们的保存价值，因此，需要从文件之间的联系上去考察它们的保存价值。
（2）全面地估计和预测对企业档案管理的利用需要。人们对企业档案管理的需要是多种多样的，从其范围来说，有政治的、经济的、文化的、军事的等各种需要；从时间来说，有现实的、当代的、将来子孙后代的需要；从其用途来说，有用作参考的或凭据的，有人正面用或作反证明的，有用其全部内容或部分内容的，也有用其外表形式的。对于上述多种多样的需要，应该全面地加以分析和考察，才能准确地或近似准确地作出估计和预测。
（3）研究企业档案管理利用规律。了解和熟悉过去企业档案管理被利用情况，总结出一些带规律性的认识，作为预测同类企业档案管理今后可能需要利用的依据。
2、企业档案管理保管期限表
企业档案管理保管期限表，是用表册形式列举企业档案管理的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是现行机关鉴定企业档案管理保存价值和确定企业档案管理保管期限的依据和标准。我国已有的各种企业档案管理保管期限表有以下几种类型：！标准企业档案管理保管期限表；”专门企业档案管理保管期限表；#同系统机关企业档案管理保管期限表；$同类型机关企业档案管理保管期限表；%机关企业档案管理保管期限表。
企业档案管理保管期限表的结构，包括顺序号、条款、保管期限、附
注以及总的“说明”等部分，其中条款和保管期限是最基本的项目。
条款，是一组类型相同的文件的名称或标题。一般要求反映出一组文件的来源、内容和形式。
保管期限，是根据各类企业档案管理的保存价值确定的。保管期限可分为两种：一种是永久保存，即对社会主义事业、对党和国家各项工作、对子孙后代需要长远利用的企业档案管理，也就是具有重要保存价值的企业档案管理。永久保存就是在正常条件下，无限期地、尽可能长远地保存下去。另一种是定期保存，这是指企业档案管理在保存一定时期后可以销毁的。定期保存，又可分为短期保存和长期保存两种。短期保存一般是指企业档案管理在保存5年、10年、15年后可以销毁的。长期保存一般是指企业档案管理在保存15年至50年后可以销毁的。定期保存的时间一般从文件产生后的第二年算起。
<企业档案管理的提供利用
企业档案管理工作总的目的，是发挥企业档案管理的作用为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接提供企业档案管理为党和国家各项工作服务的环节，称为企业档案管理利用工作，又称为提供利用。企业档案管理利用工作的基本内容有两部分：！准备检索手段，介绍与报道企业档案管理馆（室）保存企业档案管理的内容与成分，即为提供利用所做的直接的准备工作；”通过各种方式提供企业档案管理为党和国家各项工作使用，即向利用者实际提供材料的工作。企业档案管理提供利用的方式有以下几种：
（1）阅览室。阅览室是企业档案管理馆（室）为利用者设置的专门查阅企业档案管理的场所。开辟阅览室是企业档案管理馆（室）提供利用的一种主要方式，也是企业档案管理馆开放历史企业档案管理的必备条件一。阅览室应建立阅览室制度，如规定企业档案管理借阅范围和批准手续；对于残旧、易损和特别珍贵的企业档案管理，已有复制作者一般不借原件；爱护企业档案管理，不得在文件上作任何标记和涂改；不得在阅览室吸烟和在桌上放置茶杯、墨水瓶；借阅和归还要有交换手续，等等。
（2）企业档案管理的外借。企业档案管理原件一般不借出企业档案管理馆外使用。在个别特殊情况下，如为了照顾党和国家机关某些领导人工作上的方便或某些机关需要企业档案管理原件作为证据，或不便于派人来阅览室内利用企业档案管理时，可以暂时借出。企业档案管理外借使用进要有严格的借阅制度，如借阅和归还的手续，保护企业档案管理的要求等等，并注意及时督促回收。
（3）制发企业档案管理复制本。企业档案管理复制本，可因所需单位的不同用途，分为副本和摘录两种：副本，反映企业档案管理原件的所有组成部分；摘录，只反映企业档案管理原件的某些部分。复制的方法有：手抄、打字、印刷以及照相、静电复印等。必要时还可以仿制与原件完全相同的副本。制发企业档案管理复制本的优点在于：利用者不到企业档案管理馆（室）即可获得随时参考所需的材料，并在同一时间内满足较多利用者的需要，使企业档案管理更广泛更充分地发挥作用；用企业档案管理复制品代替原件提供利用，对安全保管企业档案管理也是较理想的一种办法。
（4）企业档案管理展览。企业档案管理展览就是根据某种工作的需要，按照
一定的主题，系统地陈列企业档案管理材料，这是介绍企业档案管理馆（室）保存的有关企业档案管理内容和成分的一种提供利用的方式。企业档案管理展览有多方面的作用：企业档案管理展览会本身就是提供利用的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料，其至发现从未见过和难以找到的珍贵材料和线索；经过选择和组织展出的典型材料，还能起到宣传教育作用，引起人们对企业档案管理的注意和利用的兴趣。
（5）企业档案管理证明。企业档案管理证明是企业档案管理馆（室）根据机关、团体或个人的询问和要求，证实有关某种事实在企业档案管理内有无记载和如何记载而写的书面证明材料。企业档案管理证明，一般应根据企业档案管理的正本或可靠的抄本来写。如果没有正本和可靠的抄本，也可利用草案、草稿来写，并须在企业档案管理证明上注明材料的出处。企业档案管理证明的文字应当确切明了，在内容上除提出申请证明的有关问题外，不得列入其它材料。
<企业档案管理的保管
企业档案管理保管工作的任务，就是努力限制损毁企业档案管理的各种因素（包括自然的和人为的），尽量延长企业档案管理的寿命，维护企业档案管理的完整与安全。做好企业档案管理保管工作，必须具有高度的责任心，政治警惕性和严格的纪律性，还应具备一定的物质条件，掌握一定的科学技术知识和科学的企业档案管理方法。下面，介绍几种企业档案管理保护的技术知识。
1、企业档案管理保管的温度要求如下表：
用房名称
室内干球
温度（℃）
室内相对
（温度%）
设有空调的企业档案管理
库房
14耀2050耀65
不设空调的企业档案管理
库房
不低于1445耀60
缩微拷贝片库15耀2530耀40
静电复印室18耀2850耀60
计算机室20耀2545耀60
2、企业档案管理保管的防尘要求
灰尘对企业档案管理有很大的破坏作用。防尘的措施有：
！正确选择库房的地址，避开工业区或繁华的街道，环境应绿化。
”企业档案管理库房要密闭，企业档案管理要及时放入企业档案管理柜、企业档案管理箱、企业档案管理盒。
#有条件时加装净化与过滤设备。
$墙皮地面应坚固耐磨，以减少飞尘。
%企业档案管理材料入库前应进行防尘处理，进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。
3、预防及除治虫害方法
企业档案管理虫害的预防：！搞好库房温湿度管埋，抑制虫害的繁殖。目前一般认为，我国企业档案管理库房的温以14—20℃为宜，相对温度以50一65%较为适宜。昆虫生态学的研究证明；温度、湿度与昆虫生长、发育、繁殖的关系极为密切。昆虫生活的有效温区为8—40℃，最适温区为22—32℃。最适温区为70—90%。”搞好企业档案管理及其保护环境的卫生防疫工作，防止企业档案管理受害虫感染，首先要做好企业档案管理入库前的检疫和处理工作，其次要做好库内和环境的卫生防疫工作，最后要对企业档案管理进行定期的防疫检查。
企业档案管理虫害的除治：
！用化学药剂杀虫。根据企业档案管理纸张的特点，一般以选用符合要求的熏蒸剂为好，如溴化甲烷、环氧乙烷、磷化氢等。
”用高温或低温杀虫。温度控制要得当。
#用(射线辐照杀虫。(射线能摧毁有机体的细胞，对各种微生物和昆虫具有杀伤作用。
4、企业档案管理除污方法
清除企业档案管理泥斑、水斑的方法：！将企业档案管理文件铺在桌子上，先用毛质软排笔刷去污泥。如泥土太厚，可用小刀慢慢地刮一刮，刮时由泥斑中心顺着纸纹向外刮，如纸张破裂，要顺着纸张裂缝的方向刮。”水洗。将文件放在水盘内（水中放1%左右的明矾），在水中（最好是70℃左右的温热水）慢慢刷洗污斑处，直到洗净或无法洗净时，将文件放到另一盘水中洗一下，拿出放在吸水纸上吸去水分。
清除油、蜡斑的方法：
！机械刮除。用手术刀或其他锐利；的小刀，小心刮除较厚的蜡层，刮时要从蜡斑中心顺着纸纹方向或裂缝方向刮。
”热熨吸除。在蜡斑上下各放一张滤纸，在上面的滤纸上用热熨斗熨，蜡斑就会熔化，被上下滤纸吸去。熨斗温度不宜太高，滤纸要及时更换。
#用有机溶剂擦除。油、蜡斑可用甲苯、苯、乙醚等有机溶剂擦除。先将文件扣放在一张白色滤纸上，用镊子夹一块棉花球，蘸上溶剂，在文件背面油、蜡斑上擦拭，有机溶剂把纸张上的油、蜡溶解后，即被下面的滤纸吸收、渗透上来的油、蜡则被棉球吸收。擦时要常移换滤纸和棉球。清除霉斑、墨水斑的方法：
！使用漂白粉。先将污斑文件浸入水中片刻，待污斑湿透、纤维膨松后，再放入0、5—1%的漂白粉溶液内浸15分钟。氧化漂白后用清水洗一下，洗去文件上的漂白粉。然后再放进含有1—2%的还原剂次亚硫酸氢钠的溶液内浸15分钟，以消除纸张纤维中残留的漂白粉对纤维的氧化破坏作用。”使用高锰酸钾。即先把有污斑文件放进含0、5%高锰酸钾的溶液内浸半小时，使污斑色素充分遭到氧化破坏后，再用水洗。然后再用含0、5%的亚硫酸氢钠把文件上残存的棕黑色二氧化锰还原为无色的硫酸锰。最后用水彻底清洗一下。水洗不尽的水斑、泥斑、红、蓝墨水等彩色污斑和一些情况不明的污斑，不宜用对纤维素破坏性较大的氧化剂，可用破坏性较小的氧化剂处理。
5、缩微品的保管
（1）缩微品的包装材料。包装材料对缩微品的寿命有一定影响，因此，必须选择适当材料作缩微晶的包装物。纸质包装物最好使用由破布纸浆或者纤维素含量在87%以上的漂白硫酸盐水浆制造的纸张。严禁用橡皮筋固定缩微卷式片。塑料包装物要求不易老化、熔点高、不释放对缩微品有害的气体和放射性物质。金属包装物可用经过防锈处理的钢材，不能用木制箱、柜、架贮存缩微品。
（2）缩微品密封包装前要调节缩微胶片的含水量，可将缩微胶片放在温度15—20℃、相对温度30—40%的空调箱或空调室内调节。缩微品库房温度以15—25℃为宜，最好不超过20℃；相对温度以30—40%为宜。
（3）缩微品的贮存：平片应立放，卷式片应平放，银胶型缩微晶和重氮、微泡缩微晶必须分库贮存。硝酸片基的缩微品应用安全片基的胶片进行拷贝后贮存。
（4）凡是接触缩微晶的人员，都应带手套操作。
6、磁性企业档案管理的保管
磁性企业档案管理是指已录有需要保存归档内容的磁性材料，通常就是指录音带和录像带。它的保管主要是根据磁性录音录像的原理及这两种磁带本身的性质。具体保管要求有以下几个方面：
（1）湿度。保管磁性企业档案管理的库房，对湿度要求是很严格的。太潮，磁带就会膨胀和弯曲，带盒也会变形；太干，会使磁带变脆而降低使用寿命。一般相对湿度为50—60%时最佳。
（2）温度。温度过高，会增强磁带的窜渗效应。所谓窜渗效应，就是某部分磁带录上电磁信号后存在着较强的剩磁，卷绕后，会使与它相接触的前后两面的其他未录或虽录但信号相对较弱的磁带受到磁化，在放音时将出现超前或滞后的回声，即在原声音的前后出现了很轻的同样的声音；另外，高温还会破坏磁层中磁分子的排列顺序，使所录电磁信号的交变剩磁消失或减弱。这些，都将大大降低磁性企业档案管理的原有质量及其价值。最佳的温度为：10—20℃。
（3）防磁。为了保护磁带上的交变剩磁，必须不使其受到外来磁场的影响而遭到破坏。因此，在保存磁带的地方，必须远离变压器、空调器、电动机、家用电器及一切能够形成磁场的电气设备。最佳的办法是将磁带保管在用防磁材料制作的专用企业档案管理柜中。
（4）防尘。磁带上沾有脏物，重放时对磁带的磁层及机器磁头均会产生严重的磨损。因此，库房应当经常保持清洁，防止进灰。
（5）防光。光的照射会降低磁带的抗断能力，还会加速磁带中磁分子的运动，从而破坏磁层中剩磁的稳定性。因此，磁性企业档案管理在保管中应注意避光。
（6）码放。磁带应标签（名条）朝外地竖着并排码放。这样，磁带的各个部分所受的压力较小，且取拿方便。应当指出，磁性企业档案管理的寿命较短，一般5年就开始有不同程度的损坏，为了长期保存下来，必须定期（约四年）进行内容复制，以延长它总的保存年限。
