吉宁博士观点
第一章行政档案管理总则
第一条为了加强党群、行政档案（以下简称”党、政档案”）工作的业务建设，逐步实现党政行政档案管理工作的规范化、科学化管理，有效地为学校的各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校行政档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施细则。
第二条党、政档案是指本校（含各职能部门和个人）在党群、行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
第三条党、政档案必须实行集中统一管理，确保党政档案的完整、准确、系统和安全，有利于党、政档案的开发和利用。
第四条党、政文件材料的归档工作应纳入学校各校区，机关各部、处，各院、系、所、中心，各直属单位的工作计划；纳入各职能部门的管理制度；纳入管理人员的职责范围。各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收党、政行政档案管理工作。
第五条党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第六条学校各部、处、院、系、所、中心、直属单位均为立卷单位，各校区，各立卷单位必须有一名负责人分工主管本单位的行政档案管理工作，并配备与行政档案管理工作相适当的兼职行政档案管理人员做好本单位文件材料的收集、积累、整理和归档工作。
第二章行政档案管理岗位责任
第七条各校区，各立卷单位分管行政档案管理工作领导的职责
⒈组织本单位人员学习档案法规，执行学校行政档案管理工作规章制度，把行政档案管理工作纳入本单位的议事日程；
⒉加强与档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档案卷的质量；
⒊听取兼职档案员的合理建议，帮助协调和解决行政档案管理工作方面的实际困难。
第八条各立卷单位兼职档案员的职责
⒈平时做好文件材料的归类。根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定出案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
⒉负责本单位文件材料的形成、收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统；
⒊主动接受档案馆的业务指导、监督和检查，按规定的要求和时间向行政档案管理部门移交档案；
⒋积极参加业务学习，不断提升行政档案管理工作水平；
⒌注意文件材料的安全和保密。
第九条党、政部门工作人员（含部门领导）的职责
1、做好平时文件材料的形成、积累工作；
2、每位工作人员都必须把自己所承担工作中形成的文件材料按归档要求整理组卷后，向本单位兼职档案员移交，任何部门和个人都不得据为己有。
第十条档案馆党、政行政档案管理人员的职责
1、根据国家和学校有关行政档案管理工作的政策和法规，制定本单位党、政行政档案管理工作的各项管理制度；
2、对立卷单位的行政档案管理工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；
3、对接收进馆的党、政档案进行分类、整理、编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务；
4、做好档案的保管、利用和统计工作；
5、执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；
6、对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。
第三章行政档案管理立卷要求和立卷分工
第十一条各立卷单位应根据本单位新一年的工作目标和历年文件材料形成的规律，参照”华中科技大学党群档案归档范围和保管期限表”（见附件一）、”华中科技大学行政档案归档范围和保管期限表”（见附件二）中的相关类目（如学校办公室参照附件一中的”DQ11党务综合”和附件二中的”XZ11行政综合”；后勤集团、校医院和计划生育办公室参照附件二中的”XZ16总务”）的归档范围、保管期限，预计新一年可能产生的材料内容，编制出本单位的归档范围、案卷类目和保管期限。
第十二条各立卷单位的兼职档案员在平时应严格按文书处理制度，做好本单位文件材料的收集、积累工作，并根据预计的案卷类目分别归卷。
第十三条各院、系、所、中心、直属单位的归档范围参见”附件一”中的”DQ11党务综合”和”附件二”中的”XZ11行政综合”。
第十四条立卷分工
⒈中共中央、国务院，省（市）党委、人民企业，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，属综合性的，由学校办公室立卷归档；属专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。
⒉以党委、学校名义的发文，字号是校党、校发、校办的文件由学校办公室立卷归档；各部门以学校名义发文或以部门名义发文，由各部门立卷归档。学校或部门的发文均应保存三份。
⒊党委和学校召开代表大会、全委会、常委会及扩大会、校务会议等其它会议所形成的文件材料，由学校办公室立卷归档；各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。
⒋校内各单位向党委、学校的请示报告的原稿、正文以及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。
⒌两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。
⒍学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案馆备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案馆报兼职档案员，则由被挂靠部门的兼职档案员根据临时机构的职能，参照本管理办法中附件一和附件二，负责该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，并按归档时间向档案馆归档。
⒎学校撤消机构时，撤消机构所形成的材料，应于机构撤消前做好整理、立卷工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。
⒏重要的人民来信来访材料，由学校来信来访接待室立卷归档。
⒐学校办公室应将每年在校园网上发布的文件材料制作成光盘（两套），并随同纸质文件材料一起归档。
第四章行政档案管理归档要求和归档时间
第十五条对统计表的归档要求
⒈各立卷单位以统计表形式上报上级机关的材料，本校归档存原件，上报的统计报表用复印件加盖公章后上报。
⒉各立卷单位用磁盘等形式上报的各类报表，必须打印一份完整的报表，加盖公章后归档。
⒊各立卷单位自制的各类统计表，统计项目应保持相对稳定，便于以后进行统计分析。
第十六条凡以学校的名义发文或部门的名义发文，都必须加盖发文单位的公章。
第十七条凡需归档的传真件，在接到传真件后，立即复印一份，复印件与传真件同时归档。
第十八条各立卷单位的归档案卷应符合《华中科技大学档案案卷质量要求》。
第十九条归档时间：各立卷单位应在次年四月底向档案馆移交。
第五章行政档案管理档案销毁
第二十条党、政档案的销毁按《华中科技大学行政档案管理办法》中第六章”鉴定与销毁”办理。
第六章行政档案管理附则
第二十一条本实施细则由档案馆负责解释。
第二十二条本实施细则自公布之日起施行。
