吉宁博士观点
信息管理系统是一种数据搜集及散布的机制，能使公司各个层次的管理更有效率，它通常会使用到计算机，但也并非绝对必需。在最基本的层次中，信息管理系统是透过一群兼容的计算机模块存取一个共同的数据库，而每个模块负责不同的管理或生产的独立功能。因为是使用同一个数据库，每一件工作或功能所得到结果都可以被别的功能所再利用。
信息管理系统中主要的功能包括：会计、行销、业务、估价、成本计算及生产管理。
这样的说明方式虽然相当的简单，但它确实地描述出传统人工方式的处理机制，以这个观点所设计出的系统能轻易地搜集到所要的资料并加以储存，但这种方式对公司营利的目标并没有什么正面的助益。
换一个方式来说，MIS系统的功能应该针对以下四点：
一、有效率并有利润的生产(对内的功能，处理工厂中发生的一切事物)。
二、销售关于公司的资源与专门技术(对外的功能)，如何决定一个市场能接受的最佳价格。
三、客户服务(与客户接触的功能)。
四、效率的采购(供应市场接口功能)。
但事实上许多的系统仍是由成本计算、估价及会计等等功能所组成的。信息管理系统还要包含这些东西，但这是为了达成目的的手段而不是为了完成系统本身功能而存在的。另一个让信息管理系统有别于成本计算、估价及生产管理系统的差异因素是数据分析的能力，这能使数据（DATA）变成有用的信息(Information)以对管理上产生正面的帮助，如：
一、快速找出生产问题以实时采取修正措施。
二、找出生产流程的瓶颈作为采购新设备或改变工作方式的考量依据。
三、分析市场、产品和客户以建立最有利的营业范围。
四、采行一个能长期得到最佳获利的价格策略。
五、找出工厂中效率不佳的地方。
六、在连续原则下，评价工作表现与目标(成本、时间及产出目标)。
接下来的重点就是如何把原始的数据变成有用的信息，好让管理部分作为采行订定不同应对措施的根据，这不是简简单单就能做到的，必须在事前就有相当的思考。
所以，把数据转成易读易懂的信息型态是非常重要的，这型态可以是表列的数字或是图、表，但不管采用何种形式，对系统而言都是一个关键重点，因为如果管理部门无法了解或解读系统所产生的信息，那这个系统就没什么价值了。近来一个新的发展方向是”行政信息系统”(EIS)，它提供更好的数据解读功能，并甚至有专家系统(ExpertSystem)支持，但目前还没有任何一套系统是专为印刷业设计的。
如能把现有系统的特性及菜单列出来对找出公司的系统需求及最终的系统选择会很有帮助。在这张检查表中可列出主要模块的名称及其主要的功能，然后是模块所需要的输入资料及输出项目，这对能否构成良好的使用者介面(UI，users’interface)是非常关键的。因为所须输入的数据无法取得，那结果当然也就无法产生输出了，如果输入的数据是错的则得到的结果当然也就不正确。因此，整理输入、输出的各种报表及书面数据都是在整合计算机系统前的重点工作。
检查表可当成公司管理需求说明的设立机制，这可从什么信息管理是需要的、什么是必需获得的观点来处理。若能比较不同的现有系统，做出一张系统功能比较表也是很有帮助的，在明确定义出公司的需求后，相对地就能很容易看出在这个范围中有那些系统是符合条件的。
在说到信息管理系统的一般规格时，估价系统和其它的系统比起来更接近整个大系统的中心，所以列为首要。估价系统记载着每一个印件的详细数据，并把生产的步骤一一订出，如此生产所需要的材料、每个制程所要的时间、以至于工时率及整个生产的成本才能预估出来，然后依此订购原料、订定生产计划、做出标准参考成本。在后面阶段的成本计算系统中记录实际的工作时间和成本，可以与估计值比较做出差异分析。差异分析可以找出效率较差、问题较多的区域，及各类工作利润的良窳等等。
信息管理系统影响一个公司的许多层面所以使用它原因很复杂，虽然能直接的节省成本及处理许多难以用财务报表来量化的数据的好处－如更佳的客户服务能力等，这在印刷产业中被视为具有重大价值。大体上来说，采用系统有以下四个主要理由：节省成本、经营上考量、资源的利用、发展策略。
一、节省成本：
使用计算机系统的人可以比手工在同样时间中完成4到10倍的估价，系统能自动打印报价单，处理业务订单程序，产生工作指令，产生发送附签等等。当然，数据还是要输入到系统，但是只要一次就可以了给整个系统使用了。(这就是一次输入原则，虽然在打字排版已接受这个观念，但尚未广泛应用于办公室作业中。)因此，一旦客户的姓名、地址键入到档案后就永久不用再输入了。报价单及工作文件大量的由标准格式中产生，再引用估价时所建立的信息而成。
二、经营上考量：
除了能直接的节省成本外，还有许多重要的考虑因素是无法用相同的方式来量化的。最主要的还是如何使自己的公司不同于其它公司，这些将会使自己的公司取得较多的优势。
例如：在客户服务面能实时且正确的处理客户对于他们的印件的进度查询，能以更准确的交货日期准时的交货。在竞争优势方面，能迅速的完成估价，如果同业已经有使用了，那我们也势必要采取这样的方式。
三、资源的利用：
这里所指的管理人员、生产人员、销售业务、机器设备及材料等，信息管理系统对这些方面所产生的影响虽然我们已经讨论过了，但是我们还是要再强调一次：
1.管理人员花在数据搜集及信息整理的时间更少了，有更多的时间评估信息所代表的涵意。
2.管理人员能获得更多和公司相关的信息，能更快更早作出决策。
3.管理人员能花更多的时间在思考对策和开发市场上。
因此，管理人员可专注在未来公司的重大决定上而不是公司的救火队或穷于应付财务困难上。
四、发展策略
信息管理系统透过不同的绩效、产品或市场分析提供公司重要的经营计划。虽然，在这方面上我们无法以一个数字的金额来描述，但这可说是信息管理系统在订定长远目标中所能提供最重要的功能。
既使是一个小公司投资信息管理系统都能使成本顺利的分担，唯一的结论就是愈早投入愈好，现在马上做可以立刻获得竞争的优势。如果还要继续观望，或许系统的价格会减少一些，但同时公司将会失去市场占有，而利润也会减少。到非用不可时，就成了在后追赶者而不是领先者，更没有了任何竞争的优势。
