吉宁博士观点
办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。上传下达是办公室的基本职能，各类文件的收发、传阅、入档、查询等工作自然成为本部门的一项核心工作，下面笔者就如何做好文档管理工作谈几点体会与大家分享。
一、文档管理工作选择适合本单位使用的软件产品
在计算机普及的今天，利用合适的计算机软件对公文进行信息化文档管理工作，无疑会大副度提升工作效率、减轻工作强度。目前可在网络上查到多款公文处理类软件，这些系统各有所长，关键是要选择适合本单位使用文档管理工作的产品。
二、日常文件的文档管理工作一定要有规则
秩序是天国的第一法则，良好的秩序才会产生效率。美国一项研究机构曾对200家大公司职员作过调查，他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。在实际工作中，我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能找到所需文件，即浪费时间也耗费精力。我认为，做办公室工作尤其更容易把时间浪费在寻找东西上面。能迅速找到所需文件，体现了一个人良好的工作素质。所以在文档管理工作中，各种文件按一定规则存放，预先支出的是一小点时间，却最终为我们赢得大量时间和精力，这就需要我们能够养成这种良好的工作习惯。
我单位在未使用文档管理工作软件时，未入档的文件是分门别类装盒入柜存放的，这样查找文件时自然就缩小了范围。使用档案管理软件后，我们对入档前文件的保管进行了改革，所有文件按收（行）文序号统一排序，不再进行分类，在查找文件时，首先通过计算机软件按条件查到所需文件，通过该文件的收（行）文序号查看收（行）文登记簿，通过签字查看该文件是否存放在本部门。如果存放在本部门，再根据收（行）文序号即能迅速查到纸质文件。
三、文档管理工作中文件的传递一定要分清责任
如果领导要我们找一份文件，而我们即找不出又不能说明这份文件由那个部门保管，这是一件很尴尬的事。大部门单位日常文件的传递是以签字为依据的，但我在实际工作中发现，有些单位由于工作很忙，把一些必要的环节给省略了，造成责任不清，久而久之，后患无穷。例如：年度终了，各部门将一年来的文件统一交给办公室进行归档整理，许多单位没有精力去逐件核对文件是否还有遗漏，或者对上交上来的文件进行再次签收。这样的话，如果日后我们无法在档案中查到某份文件，也就无法说清这份文件丢失的原因。
