吉宁博士观点
近些年，档案工作者对电子档案管理文件和电子档案的管理问题越来越关注，其原因是，一方面由于电子档案管理文件产生的数量急剧增加、形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案；另一方面不少档案工作者对电子档案管理文件的认识还比较肤浅，而且由于信息技术的发展太快，难以找到完全一致的、一劳永逸的解决方法。本文以我国对此问题的主要研究为基础，并以国外解决此问题的一些方法为参考，分析和介绍解决电子档案管理文件和电子档案管理问题的一些对策。
一、充分认识电子档案管理文件。
信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子档案管理文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子档案管理文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子档案管理文件，例如，OA（办公自动化）电子档案管理文件、E—mail（电子信件）电子档案管理文件等，它们多以文本、图象、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子档案管理文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子档案管理文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部组企业机关办公自动化网络中，每年约生成两、三万份电子文件，这些大量的电子档案管理文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。
二、电子档案管理文件归档管理上遇到的问题
在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子档案管理文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电子文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，造成新产生的电子档案管理文件不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子档案管理文件可能丢失；还有的单位未考虑电子档案管理文件与纸质文件共同归档管理的适当办法，甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子档案管理文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。
1、网络是电子档案管理文件的生存基础也是引起管理问题的根源，电子档案管理文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。
计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。我国企业上网工程也已经启动，1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委符合开放条件的电子档案管理文件将会陆续进入互联网络，网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。可以想见，这样建成的网络，对电子档案管理文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行三年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而接入互联同所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子档案管理文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子档案管理文件的丢失将难以避免。日新月异的多媒体技术使电子档案管理文件的技术环境及存储结构更加复杂，如果只限于单纯的文字处理范围，电子档案管理文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子档案管理文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中；又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子档案管理文件离开了特殊环境就失去了可读性。
2、保证电子档案管理文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多
影响电子档案管理文件的真实性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子档案管理文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子档案管理文件时，忽略采集背景信息和元数据，一些草稿性电子档案管理文件处于自生自灭的状况；多数电子档案管理文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子档案管理文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子档案管理文件选用的载体不耐久；保证电子档案管理文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
3、电子档案管理文件的法律效力尚不明确
通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子档案管理文件由于没有固定的载体，制定相应的法律认定条文就遇到很大困难，这也就是光盘、磁盘、磁带及其他多种新型材料为载体的电子档案管理文件未能及时制定法律认定条文的原因。
三、电子档案管理解决对策
面对大量的电子档案管理文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。
1、档案管理工作提前介入电子档案管理文件的运作和管理
各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子档案管理文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子档案管理文件与纸质文件的统一管理。
我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子档案管理文件的形成、运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责在电子档案管理文件的形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子档案管理文件归档的质量；生成电子档案管理文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子档案管理文件应与相同内容的纸质文件或拷贝件一同归档；为确保归档电子档案管理文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子档案管理文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子档案管理文件，上同时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施；涉密电子档案管理文件严禁上开放网络。
2、加快电子档案管理相关标准的制定
由于电子档案管理文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全，易于操作。例如，挪威等国的“NoARK登记簿标准”等，都是在ICA的档案着录规则基础上针对电子文件管理的要求制定的规范。
我国也正在抓紧制定“CAD电子档案管理文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子档案管理文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子档案管理文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子档案管理文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。
3、加强法制建设，依法管理电子档案管理文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。
相当的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此，档案行政管理部门应会同企业信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子档案管理文件的法律地位，明确档案行政管理部门和企业信息产业部门的职责，统一电子档案管理文件的软硬件设施，依法管理电子档案管理文件；档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化；为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子档案管理文件归档及电子档案管理的职权。
4、使电子档案管理文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以使长久保管
针对电子档案管理文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子档案管理文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将ORCLE数据库文件以展开方式存储，由于去掉了元数据库复杂的索引结构，使电子档案管理文件保管时不再受元数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子档案管理文件时，可通过SQL结构化查询语言检索，只是效率较低，不过通过SQL还可重建原始数据库的逻辑结构。
我国目前还未发现采用此类方法的尝试，原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子档案管理文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。
5、对电子档案管理文件法律效力问题的解决
目前对电子档案管理文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子档案管理文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的行理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子档案管理文件的凭证作用。
目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子档案管理文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。
6、加强对电子档案管理文件和电子档案管理知识的培训，提升档案工作人员的业务素质
随着办公自动化的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代步伐。这是当务之急的大事，档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子文件和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习兄弟省市关于电子文件与电子档案管理经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提升档案工作人员的业务素质。
无论如何，电子档案管理文件作为档案界的一种潮流和倾向，将是不可阻挡与回避的，尽管面临种种困难与障碍，档案部门仍应以积极的态度，做好各种准备工作，以饱满的热情和充足的信心迎接电子档案管理文件时代的到来！
电子档案管理参考文献：
1、谭铮培《记电子文件鉴定的特殊性》（《档案与建设》2002年第1期）
2、徐富荣《论电子档案的法律凭据》（《档案学研究》2002年第2期）
3、丁海斌《电子文件与电子档案管理》，辽宁大学出版社
4、冯惠玲《电子文件时代新思维》（《档案学通讯》）
