吉宁博士观点
1.文件管理工作目的
为建立和保持一个有效的文件管理工作体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅，并确保在质量管理体系运行的各个场合都能使用有效版本的文件。
2.文件管理工作适用范围
适用于本公司与质量管理体系有关文件的管理。
3.文件管理工作职责
3.1文件的制定、修改与废止权责：自己做，这里发不上来
3.2外来文件：
3.2.1有关客户图纸/资料及品质要求由各部技术组/品管部负责收集，申请登录；
3.2.2与品质系统及产品有关的国际/国家/行业标准由经理人代表负责收集，申请登录。
3.3文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。
4.文件管理工作定义
4.1外来文件：指客户提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。
4.2ECN：ENGINEERINGCHANGENOTICE，指对相关工程变更所做的暂定标准。
4.3BOM：BILLOFMATERIEL，指物料清单。
5.文件管理工作的作业内容
5.1文件编号规则
5.1.1文件编号
□□□—□□—□□—□□□
文件流水号
文件制订部门代号
各文件类别：01手册02程序03作业性文件05外部文件
本工厂英文名简写：HSP
5.1.2质量记录编号
□□—□□□—□
版本（A、B……）
表单流水号(001-999)
各部门代号(参见5.4)
5.1.3版次编号
5.1.3.1文件版次编码
□/□
修订次数（0、1……4）
版本（A、B……）
注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。
5.1.3.2表单只有版本，修订后直接换版。
5.2部门代码：
总经理：ZJ管理代表：GD财务部：CW
行政部：XZ营业部：YY资材部：ZC
电镀部：DD注塑部：ZS喷油丝印部：PS
品管部：PG
5.3文件编写的格式：
5.3.1质量手册
5.3.1.1封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。
5.3.1.2正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关的各部门权责、分章论述涉及到体系要素点的管理要求。
5.3.2程序文件
5.3.2.1封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。
5.3.2.2正文内容包括：目的、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图。
5.3.3作业性文件
5.3.3.1文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。
5.3.3.2作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。
5.3.4质量记录
5.3.4.1质量记录的格式由编制部门确定，但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。
5.4文件与资料控制程序说明
5.4.1文件的编制
5.4.1.1经理人代表组织质量手册和通用程序文件的编写。
5.4.1.2各部门负责人组织本部门程序文件/作业性文件的编写。
5.4.1.3各部门负责相关技术性资料的编写。
5.4.1.4品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。
5.4.1.5文件的编号参见5.1，文件格式参见5.3。
5.4.1.6文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作。
5.4.1.7文件中所需的质量记录/表单应随文件一起编制后提交审批。
5.4.2文件的审批
5.4.2.1审批权限参见本文件3.1，审批人应确保文件的质量，满足质量文件管理工作体系的要求，可操作。
5.4.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。
5.4.2.3文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。
5.4.3文件的发放/回收
5.4.3.1文件受控前由文件编制部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由经理人代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。
5.4.3.2文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可操作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放/回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放/回收登记表》上签收确认。
5.4.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。
5.4.3.4非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录/修订/废止/补发申请单》向文控中心申请补发。
5.4.3.5修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放/回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。
5.4.4文件的使用管理
5.4.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。
5.4.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。
5.4.4.3作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。
5.4.5文件的评审
文件使用者在工作过程中，应评价文件管理工作的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。
5.4.6文件的修订或作废
5.4.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。
5.4.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。
5.4.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。
5.4.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。
5.4.6.5外来的国际/国家/行业标准由经理人代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。
5.4.7记录保存
有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。
6.文件管理工作相关文件：
《质量记录控制程序》
7.文件管理工作相关表单：
7.1《文件总览表》
7.2《文件发放/回收登记表》
7.3《外来文件清单》
7.4《文件登录/修订/废止/补发申请单》
8.文件管理工作流程图
见附件1：《文件控制流程》（略）
