吉宁博士观点
续【工商管理必修课】沟通管理学之一，我们谈到沟通管理学是一门针对基层主管的实用沟通管理学课程。学习沟通管理学可以使我们掌握一些实用的管理技巧，有助于改善我们和同事、顾客、下级、上司以及其他人的关系。作为一门经典的沟通管理学课程，沟通管理学在全世界广为流传。
3、讨论问题产生的原因
▲征询员工的意见
▲采用开放式的问题
▲总结问题的原因
请记着，你是要与员工讨论他的工作表现问题，而非他的态度或性格。你应该保持轻松友善的态度，以开放式的问题（用“怎样”、“什么事”、“什么人”、“什么时侯”）去搜集所有关于工作表现的资料。由于这类问题没有恐赫性，员工会乐于回答。当你以这个方法大约找出问题的跟源时，就可以问一些具体的问题，以便清楚准确地找出原因。
这是聆听及以谅解地态度回应地好机会（基本原则2），因为员工可能会对其不能控制地因素表示忧虑，感到受挫折。
“我明白如果分区办事处不按时呈交报告，你会十分气恼。”
由于员工直接处理工作，对工作的了解比你更深入，他或许可以提供见解，确切地找出问题的原因，或了解问题的核心。请记下员工的意见，这表示你重视员工的意见。你对问题产生的原因也可能有自己的意见；当你与员工讨论你的见解时，请维护他们的自尊（基本原则1）。在讨论解决方法之前，首先总结你找到的原因，确保你和员工都明白有关的资料，和已找出所有可能的原因。
4、找出可以解决问题的方法，并记录下来
▲首先请员工提出解决方法
▲必要时提供你的解决方法
当你找出问题的原因后，当然希望决定如何解决。同样，由于员工是与问题最有关系的人，请向他们征询意见（基本原则3）并把意见写下；这不仅能维护员工的自尊（基本原则1），更可以把可行的解决方法记录下来。
“这方法很好，我们已经列出三个可行的解决方法，你还有其他意见吗？”
在找出问题的初期，解决办法之一也许只是收集更多资料。请尽量记录你们提出的意见；如果可以，请采用员工的建议去寻求解决方法。如果员工对解决方法有发言权，他们会更努力解决问题。
5、双方决定采取的具体行动
▲安排具体行动计划
▲在适当的情况下采取员工的意见
▲让员工承担全部或部分解决方法的责任
这是选择最佳沟通管理学办法的时刻。这时候，你应该明确地指出需要做的工作，说明由谁负责、何时完成，以解决员工工作表现的问题。你可以分配员工负责特定工作，并把决定记录下来。
“生产过程中，请你每五件抽出一件检查。我会安排品质控制部在换班之前及每班中间时间调整检查仪器。”
请记着支持员工为改善工作表现所作出的努力，但你必须强调改善工作的责任在他身上。你要对员工承担责任的能力表达信心，指出他能办妥双方协定的事项，这会增强他的自信心（基本原则1），并使他们更努力去解决问题。
“如果你遇到阻碍，请尽快通知我，这样我可以和有关的经理联络。我相信你今后一定可以按时完成报告。我们一起构思的计划可以为你提供所需的资料。”
6、协定明确日期，再作讨论
▲安排日期和时间
约定下次讨论的日期，可以显示你重视解决员工工作表现的问题；员工会知道你希望了解他把讨论中大家协定的事项处理得怎样。事后举行检讨会议，可以让你和员工一起讨论工作表现的改善进度或问题，并且可以计划日后要办理的事项。像讨论开始一样，结束也应该采取用友善的话语，并表示有信心员工能改善工作表现（基本原则1）。
作为一位沟通管理学工作人员，你最重要的工作就是保持工作小组按照预期的工作标准运作。你从本沟通管理学课程学到的技巧，可以使你有效的与工作表现有问题的员工讨论。只要你运用本沟通管理学课程提供的六个步骤，就可以正面向员工提出讨论，毋须责备，并且一起找出问题的原因。找出原因后，可以鼓励员工提出解决办法。采用员工的建议，可以鼓励他更努力改善工作表现。
沟通管理学重要原则：
当你运用这些技巧时，请紧记下列各点：
▲要针对问题，而非针对人。
▲不要迫使对方承认犯错。
▲以开明的态度去聆听。
▲强调你需要员工的协助。
▲采用员工提出的适当建议。
请紧记要准备妥当，才与员工讨论。请使用本沟通管理学课程提供的讨论计划表，事先决定谈话的内容及如何处理讨论。
学以致用
现在你要做的就是习惯使用本沟通管理学课程学到的技巧，这只有靠多练习。你运用这些技巧的次数愈多，就愈驾轻就熟，愈有效果。
沟通管理学-如何改善员工的工作习惯
沟通管理学课程目的
完成这个沟通管理学课程后，你就学会
■掌握机会，善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。
■按照“重要步骤”及“基本原则”，策划及主持讨论，从而改善员工的工作习惯。
适当时候
员工的工作习惯出现下列问题时，沟通管理学课程所介绍的技巧就相当有用
■对员工自己或他人的工作造成不良影响。
■违反任职机构的政策或工作程序。
■惹人反感，再不能置之不理。
学习原因
学习应用这些技巧，可以让你
■提升工作小组的生产力。
■取得其他组员的尊重和信赖。
■在你的支持下，更能协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。
■提升工作士气和加强团队精神。
专注于行为方面
如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长，你需要员工通力合作，群策群力，以求达到共同的目标。每位员工都要各尽本份，紧守自己的岗位，才可以使工作顺利进行。就算只是一位员工的不良工作习惯，也会引起同事之间的摩擦；如果你不采取相应的行动，纠正这些不良的工作习惯，就很可能会损害整体的士气。
不良的工作习惯种类很多，其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。这些情况都会妨碍工作顺利进行，甚至使其他员工也以为可以违反工作规则，以致不良的风气蔓延，影响整体的工作表现。
为了减低个别员工不良工作习惯的影响，你需要一些技巧。去察觉及找出这些不良的工作习惯问题，则所需技巧更高。
在与员工讨论他的工作时，一般都会专注在质或量方面的表现，但是在讨论改善员工的工作习惯时，则需要专注在行为方面，即员工怎样做他的工作。我们要面对这个事实：我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫，或者私人电话太多。由于这些情况好像是一些各人的私事，因此在讨论改善工作习惯时，就要特别小心处理。
沟通管理学判断问题
在纠正不良工作习惯之前，你需要先指出问题所在。假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况，你就须予纠正：
*影响员工自己的工作表现：这是最常见的情况，而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。例如员工工作中的休息时间过长，以致大量工作，或者工作环境凌乱，以致延误工作进度。
*影响其他员工的工作表现：一些工作习惯会使人分心，阻碍其他员工工作。这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的，因为当这些情况出现的时候，受影响的员工便会向你投诉。一些经常找同事闲聊的员工，会阻碍其他员工工作。员工下班前没有清理工作场所，也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。
*违反任职机构的政策或工作程序：你任职的机构已经订下一些规则，为员工确立工作的依据和办事的原则，或者午饭休息时间过长，都是不良的工作习惯，违反工作程序。如果你不采取适当的行动，其他员工很快也会沾上这些不良习惯。
*惹人反感，再不能置之不理：在这种情况下，你需要运用各人的判断力和洞悉力，这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。由于所造成的问题并不明确，又没有明确违反公司政策，员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“各人”的事。有些员工常常喜欢讲一些，都会使其他员工感到厌烦。这时侯你便要作出判断，决定是否应该向员工指出问题所在。
沟通管理学改善习惯带来好处
改正不良的工作习惯，可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。最重要的就是可以提升工作小组的士气，其他员工不因个别员工的不良工作习惯，而加重自己工作负担。在改正不良的工作习惯后，工作小组便更加精神振奋，工作环境更合意、更舒适、而且更安全。
沟通管理学观察情况采取行动
要讨论不良工作习惯，对你和下级都不是一件愉快的事情。差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式，也许会使你或其他员工感到不满。所以你要预先决定是否值得提出来讨论。一个原则就是问问自己：“如果员工不改善那工作习惯，我是否会采取纪律处分，而这处分又符合公司的政策和程序呢？”如果你的答案是“否定”的话，那就最好不要提出来讨论，尽力去适应员工的这种工作方式好了。
沟通管理学维持明确的目的
在讨论如何改善员工的工作习惯时，其中一个主要目的，就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。研究报告显示，大部分员工都想把工作做好，而且也希望旁人觉得他能够胜任，尤其是在上司的眼中是这样。当你知道他想把工作做好的。要保持友好的讨论气氛，这对于讨论的成败十分重要。
假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯，他捎候也会把不满的情绪宣出来，这就会更加难以收拾。
沟通管理学要清楚明确
要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法，就是要明确说出为什么引起你关注的原因。例如：
“你用这么长的时间吃午饭，对其他组员是很不公平的，这样会影响小组的工作进度，造成其他员工不满。”
另一个使员工改正不良工作习惯的方法，就是指出改善工作习惯候所带来的好处。例如：
“志明，我知道你对货运组长的职位十分有兴趣，就是因为这样，我才特别留意你午饭的时间过长的问题。”
沟通管理学采纳员工的意见
要员工改善自己的工作习惯，其中一个最佳的方法，就是请员工提出意见。就算员工提出的方法并非是你所希望的办法，也不妨试一试，看看是否可行。问题是发生在员工身上，解决方法也应该由员工自己想出来。尽可能采纳员工的提议，因为这显示出你重视他的意见。这样可以加强员工的自信，使他更投入解决问题。
你也应协力员工把提议付诸实行。这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。
沟通管理学重要步骤：
领导有方的沟通管理学工作人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在，而且及早解决。以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题：
1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。
2、指出引起你关注的原因。
3、询问原因，并以开放的态度聆听解释。
4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法。
5、讨论每个提议，并向员工提供协力。
6、协定采取具体行动及订下跟进日期。
采取重要步骤的原则
1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯
■要清楚明确
■对事不对人
与员工讨论不良的工作习惯时，很容易会犯下两个错误：
（1）仅根据听来的，或者是一些别人看见，而你自己没有调查清楚的事情，便向员工提出（例如这样说：“我觉得你近来每天上班都迟到”）；
（2）以一般性的措辞叙述问题（例如“最近你似乎上班不太准时”）。这类字眼很含糊，不同的员工可以有不同的理解，甚至可能被误认为人身攻击。因此，最重要的是针对有问题的行为，而不是个别员工的性格或态度。要维护员工的自尊，不要对他们苛责或严厉批评。你希望员工清楚知道你在说什么，所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为，例如：
“我接到会计部地一些投诉，说你地采购定单字迹潦草。这个星期我亲自看过，发现有五份定单地订货数量和规格看不清楚。”
2、指出引起你关注的原因
■列出对工作小组及员工的影响
不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题，不要使用恐赫的语气，并且避免情绪激动或愤怒。这样做可以维护员工的自尊。要尽量明确清楚地指出，不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响（如损害小组士气、减少产量、危及安全等等）。
“如果你在工作上不戴保护眼镜，不单违反公司的安全规则，还会危害你自己的眼睛。”
3、询问原因，并以开放的态度聆听解释
■避免妄下判断
■了解事实
通常这是你首次与员工讨论问题，他可能有合理的理由，解释为什么会有不良的工作习惯。要给与员工机会，让他解释出现不良工作习惯的原因。；理由可能很多，例如个人问题、交通问题、生病等等。无论是什么原因，都要专心聆听，表示了解对方的感受。如果妄下结论，只会引致更多的问题。你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。
4、强调必须改善工作习惯，并请员工提出解决方法
■表示谅解，保持立场坚定
要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯，这是势在必行的。最重要的是要员工想出办法，在适当的时机把问题解决。当你解释这一点时，要表示了解对方感受，但也要保持立场坚定。请员工提出改善工作习惯的建议，你会发觉这样会较容易员工纠正问题。例如可以这样说：
“我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢？我希望听听你的意见，你比我更了解这个情况。”
专心聆听每个提议，在有需要的时候向员工提问，但要避免妄下结论。
5、讨论每个提议，并向员工提供协助
■讨论各提议的优点和缺点
■表示愿意提供协助
详细讨论每个提议，衡量各提议的优劣之处，并紧记维护员工的自尊。例如可以用这个表达方法：
“你提出的意见很好。让我们逐一谈谈吧。”
习惯并不容易改变，向员工表明你知道改变是很困难的，并且给与支持。员工了解到你真的想帮助他，他就会更加努力去改正不良的工作习惯。
6、协力采取具体行动及订下跟进日期
■尽可能采纳员工的提议
让员工自己选择最佳方法，纠正不良的工作习惯。这是员工自己的切身问题，应由他自己选择处理的方式。这显示出你对员工充满信心，加强他的自信。
主管要尽量让员工用自己提出其他方法，倘若员工在实行时遇到困难，主管可再跟员工进行讨论，决定采取别的方法，改善工作习惯。
在讨论结束前，订下具体的跟进日期，这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的，让他知道你会留意改善工作的进展情况。如有需要，会有进一步的行动。
总结沟通管理学采用积极的方法
在工作中，我们每个成员必须同心协力，一起达到共同的目标，这是十分重要的。不良的工作习惯会损害你苦心经营的团队精神；如果让问题继续恶化下去，不良的风气蔓延，甚至会影响整个工作小组的士气。在这个沟通管理学课程所学到的技巧，可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。
员工也希望改正自己不良的工作习惯，但是如果你用恐赫或威迫的方法来达到目的，只会使员工更加不满，日候产生的问题就更解决。在这个沟通管理学课程中，你学会了应该以积极的态度，跟员工讨论为什么不良的工作习惯会引起你关注。
现在，你以学会专心聆听员工的解释，并表示了解他的感受。工作习惯问题背后都可能有它的原因，例如亲人健康欠佳或生病。但是，切记要强调必须改正不良的工作习惯，并鼓励员工想出解决办法。
沟通管理学重要原则
在实际应用这些技巧时，请紧记
★针对事而不针对人。
★要昼量明确清楚，同时要维护员工的自尊。
★以开放谅解的态度聆听对方。
★鼓励员工想出解决方法。
★尽可能采纳员工的提议。
★订立具体的跟进日期。
沟通管理学-如何采取有效的督促行动
沟通管理学课程目的
完成这个沟通管理学课程后，你就学会
■掌握时机，善用所学的技巧，采取有效的督促行动。
■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的督促行动。
适当时候
员工的工作习惯出现下列问题时，沟通管理学课程所介绍的技巧就相当有用
■经过一两次讨论后，员工不理想的工作表现或工作习惯仍然没有改善。
■员工严重的违反工作规则或纪律。
学习原因
学习应用这些技巧，可以让你
■协助员工解决工作表现或工作习惯的问题。
■减少或避免采取纪律。
■把跟进讨论的内容记录下来，以便日后执行纪律处分时参考。
有没有人问过你：
“喂，阿祖在哪儿呢？”
而你又这样回答：
“不知道，看来今天他又要迟到了。我上个月跟他谈上班的问题，他答应以后会准时上班的，起初他还能遵守诺言，后来就故态复萌了。”
当时你心里是否这样想：
“最近两个星期，阿祖已经三次迟到20至30分钟了。为什么会这样呢？还以为上次和他讨论后，问题已经解决了。”
当你曾经一次或甚至两次与员工讨论他不理想的工作白翱翔或习惯，而他没有任何改善时，你会如何处置？你不能让它继续下去，因为这样肯定会影响工作小组的士气和生产力。
你必须采取行动，让员工知道他必须改善，以及他不改善会带来什么后果。简而言之，你需要事后跟进，“督促”员工改善。这个沟通管理学课程可以协助你掌握一些技巧，有效的与员工进行讨论，督促他继续改善。
第二次机会
事后跟进事很重要的，原因如下：
■让员工明白你知道他没有改善，并且仍然关注着这个问题。
■坦诚告诉员工不作改善，会带来什么后果。但请记着，这仍然是解决问题的讨论。
■在采取纪律处分之前，再给员工一次解决问题的机会。
“我们讨论过两次了，你并没有任何改善，如果你继续这样，我会发出警告信。我不希望这样做，你有什么改善的建议……”
指出后果
如果员工不纠正他的缺点，你会怎么做呢？哪种惩罚会合适呢？在进行督促讨论之前，首先要找出这个问题的答案，研究具体的情况，考虑各种可以采取的行动后，再决定如何处理，务求你准备采取的行动公正合理。例如你与员工讨论他迟到的问题，他仍然每星期迟到一、两次，你就把他撤职，这处分可能太严厉了；向他发出警告信，在他的档案内留下纪录，会较为恰当。请注意：除非你打算执行警告信所列的惩罚，否则不要发出警告信。
由于你要向员工指出他不改善工作表现的后果，因此，这次讨论与改善员工工作表现或工作习惯的讨论有所不同，而且也比较困难。在讨论中，你要向员工指出，如果他仍不改正，你会采取什么行动；这并不是一件容易的事。当你与员工讨论到后果时，他们会觉得心理受到威胁，可能会产生抗拒，甚至开始发怒，还可能认为你正在惩罚或企图开除他们。你需要让员工安心，向他们强调，如果他们有所改善，你是不会采取纪律处分的，因为主动权在员工一方。
“我已经指出如果你不改善工作表现，我会采取什么行动。当然，如果你有改善，我就不用考虑这些行动了。”
支持员工
你固然希望员工真正明白不改善工作表现时你会采取行动，但是，对他表示有信心，也同样重要。在讨论中，你应该让员工知道你支持他，而且你不希望采取所指出的纪律处分，让他清楚知道问题是可以解决的。
当员工知道你认为他们能够解决问题时，他们的心理压力会减少。这可以帮助他们更积极投入解决问题，双方也比较容易订下解决问题的计划。员工会认为：“主管认为我能解决这个问题，那我就认真的试一试吧。”
解决沟通管理学问题
在讨论过程中，应该着重研究任何解决问题。你与员工必须合作，针对事实，避免威吓或责骂员工，否则只会令员工不满和产生抗拒。如果上次讨论的解决方法没有效用，试寻找另一个可行的方法。要让员工解释以前的方法不可行的原因，因为你们上次讨论后，情况可能已经改变。请以开明的态度去讨论，你可能会从中得到一些新的资料。
“我想知道为什么我们上次的计划会失败。上次讨论后，是不是还没有什么因素我没有注意到呢？”
初次讨论沟通管理学？
有时候，虽然问题只是第一次出现，但你也要运用本沟通管理学课程的技巧。如果问题十分严重，例如员工违反重要的安全守则，你要让员工清楚知道事情的严重性及再犯的后果。你要尽快提出讨论，督促员工改善。在执行纪律处分之前，要给员工“第二次机会”去解决问题。
不论这是第一次讨论还是跟进讨论，你的目的都是一样：指出如果员工不改正问题会产生的后果，并订下可行的计划，协助员工解决问题。
沟通管理学重要步骤：
采取下列的重要步骤，与基本原则配合运用，可以有效的进行讨论，督促员工改善：
1、简略复述以前讨论的事项
2、指出改善不足之处，要求解释
3、商讨可行的解决办法
4、指出员工不改善的后果
5、协定应采取的行动及跟进日期
6、表示对员工有信心
采取沟通管理学重要步骤的原则：
1、简略复述以前讨论的事项
■要清楚明确
■如果是第一次讨论，指出事情的严重性
略述以前你与员工对问题的讨论，包括任何大家同意采取的行动；简述时要清楚明确，只提出以往讨论的重点。针对问题，可以维护员工的自尊（基本原则1）
“两星期前我们讨论的时候，你同意每天早上8时正回到公司，但你上星期二8时15分才回来，这个星期一8时25分才到。”
如果这是你初次与员工讨论问题，请明确指出时间、地点、情况等资料，并强调事件的严重性，针对事实，不要责骂员工，这有助于维护员工的自尊（基本原则1）。
“今天下午2时30分，我看见你在货仓内吸烟。货仓的进出口和其他地方都清楚的贴上不准吸烟的告示，你吸烟是严重违反了安全规则，因为货仓内存放了易燃液体。”
2、指出改善不足之处，要求解释
■说明员工现时的表现和你要求的表现
■要明确
■采用开放式的问题
指出问题仍然存在。如果可以，请引用明确的资料，显示员工仍然需要解决问题，并清楚的指出你对员工的要求，说明他未达水准的地方。你应该保持客观，针对事实，这可以维护员工的自尊（基本原则1）。
“我们处理这个问题已经三个月了。我们曾经订下计划，并解决了机器方面的问题。但你看看这份资料，你的不良率仍然在4%至6%之间。标准应该是2%。”
要听取员工的解释、找出员工工作没有改善的原因，最佳的方法，就是采用开放式的问题（即运用“怎样”、“为什么”、“谁”、“什么时候”等发问的问题）。发问时如果避免使员工有受到威吓的感觉，员工一定会乐意回答。请专心聆听，不要妄下判断，并以谅解的态度回应员工（基本原则2），员工没纠正错误，或许有合理的原因。可能你们上次讨论时，大家同意的解决方法不可行，又或者情况有变。无论如何，你应该搜集所有的资料，确保双方明白应采取的行动。
3、商讨可行的解决办法
■征询员工的意见
尽量找出可行的解决方法，订下具体的行动。在讨论后果之前，你的目的时让员工知道问题是可以解决的。请员工协助（基本原则3），不但能增强他的自信（基本原则1），还可以使他更积极的解决问题。
“你有没有其他可行的解决方法？”
如果员工参与提出解决问题的方法，他们会更努力解决问题。这时候你要避免评论员工的意见，应该集中找出各种不同的解决方法。当员工提出所有意见后，再补充你的看法，然后简要复述一次，确保双方明白所讨论的内容。
4、指出员工不改善的后果
■要明确
■不要采取威吓的语调
这可能是讨论中最敏感的部分。你当然不希望员工产生抗拒，而希望员工了解如果他不改善，你要采取什么行动。请保持平实的语气细数他不改善的后果，不要让他有受到威吓的感觉。
“如果你下个月再迟到，又没有合理的解释，我就向你发警告信，记录在你的档案内。”
请强调你站在员工的一方，并指出这次讨论的目的是要解决问题。专心聆听，以凉解的态度回应员工（基本原则2），用词要明确，并针对事实，这有助于维护员工的自尊（基本原则1）和减少他对你的抗拒。
5、协定应采取的行动及跟进日期
■要明确
■在适当的情况下采用员工的意见
计划要有效的实行，就需要有员工的积极参与和你的支持。要得到员工的积极参与，你可以征求他的意见（基本原则3），并尽可能采用这些意见。这样可以维护员工的自尊（基本原则1）。你应该支持最好的计划，然后订下跟进的日期，这显示你态度认真，希望员工能解决问题。
6、表示对员工有信心
■态度要诚恳
结束讨论时，你应该显示对员工有信心。当员工知道你希望他们成功时，他们的自信心就会增强（基本原则1），这样等于为员工提供了所需要的信心和鼓励，使解决问题的计划得以顺利进行。
总结
重要技巧
任何采取有效的督促行动，是十分重要的领导技巧。这技巧可以让员工在你采取纪律处分之前，有“多一次机会”解决问题。
在某些情况下，你要运用这类讨论去让员工知道他不改善工作表现会带来什么后果。在第一次提出问题后再作有效的跟进讨论，可以减少采取纪律处分的需要，这对员工、对你和对组织都有好处。
态度要坚决但要支持员工
这类讨论感并不容易处理。你要确保员工明白你对他工作表现的要求和他不改善会有什么后果。你坚持要员工作出改善及说明他不改善的后果时，态度要坚决，但同时又要支持和协助他找出可行的解决方法。
你的目标
再作讨论的目标是要解决问题，防止问题再次发生。你希望员工以正确的方法做事，达到既定的标准，或者工作时注意安全，以理智的态度处事。。
沟通管理学-如何采取有效的纪律处分
沟通管理学课程目的
完成本沟通管理学课程后，你就学会
■掌握机会，善用所学的技巧，采取有效的纪律处分。
■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的纪律处分。
适当时候
在下列情况下，沟通管理学课程所介绍的技巧相当有用：
■与员工讨论数次后，他的工作表现或工作习惯仍没有改善。
■员工严重违反公司政策或工作程序，必须立即纠正。
学习原因
学习及运用这些技巧，可以帮助你
■及时执行公平和合乎公司政策及规则的纪律处分。
■把纪律处分记录在案。
■协助员工改善工作表现或工作习惯。
如何采取有效的纪律处分
“书面警告？这对我并不公平！”
“停职三天？这算是什么意思？你怎能这样对付我？”
你听过这些话吗？也许没有，因为只有少数员工会牵涉纪律问题。大多数人都希望把工作做好，并且愿意遵守工作规则。
