吉宁博士观点
一、档案管理程序目的
收集与质量体系有关的技术记录、质量记录，做好审核及分类管理，确保其准确、完整、系统和方便检索利用。
二、档案管理程序适用范围
适用于质量体系体系文件和记录。
三、档案管理程序职责
3.1办公室负责质量体系文件和记录的整理。
3.2综技室负责档案材料的审核及分类、上架，档案管理程序数据库录入、贮存、保管、提供利用等。
四、档案管理工作程序
4.1归档时间及保存期
4.1.1各科室形成的质量体系文件、质量记录、技术记录、人员培训记录以及仪器设备日常使用、维修、周期检定记录材料归档时间为次年一季度，仪器设备随箱材料在开箱验收后1个月内由办公室归档，实验室使用记录、维护保养记录逐年归档，人员技术档案管理随时归档。
各类归档材料保存期按《吉林省环境监测材料归档范围、保管期限和密级划分表》要求执行，一般为长期保存，年限为5-10年。
4.2案卷要求
4.2.1案卷要遵循环境监测文件材料的形成规律，保持卷内材料的内在联系，将监测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷；
4.2.2一般材料只存一份，监测报告、监测方案等经审核的要附送审稿，形成的光盘、应附文字说明随磁性材料一并归档，光盘归档一式两份，一份交档案室存档，一份留用。
4.2.3归档材料一律按照各类文件规定格式书写，用具和用纸等必须符合归
档要求，左边留出装订线，卷内文字材料要清晰，不要有红笔、铅笔等不牢固笔迹，传真件复印后存档。
4.3材料归档
材料由各具体工作管理人员和项目负责人收集、积累和整理完毕，交档案员。
4.4档案的立卷保管
4.4.1档案员对审核好的全部归档材料进行分类、划分保管期限和密级，编制案卷目录、卷内目录并录入科技档案管理数据库，最后对档案进行装订排架并提供利用；
4.4.2把每年仪器周期检定证书和使用维护维修记录分插各自的仪器档案内。
4.4.3对照片档案、实物档案进行整理建档。
4.5档案保管
档案库房应配有必要的安全管理设备，确保档案安全利用。做好防火、防光、防霉、防虫、防鼠、防盗、防潮、防尘、防磁等工作，保证档案的安全完整，做到不失密、不泄密。
4.6查阅档案管理程序与制度
4.6.1本单位工作人员因工作需要查阅有关档案，由档案室负责人审批后，经办理查阅登记手续即可查阅。查阅秘密以上的档案，需经分管站长批准，办理查阅手续，借阅监测记录档案需经业务管理科负责人批准；
4.6.2外单位或利用人需要借阅档案，应持有单位介绍信，经站长批准，办理借阅手续后方能借阅，涉及客户信息的档案，须征得客户书面同意后方可办理；
4.6.3档案一般只能在档案室查阅，如确因工作需要借出时，一般应当天归还，特殊情况可适当放宽，但必须办理续借手续；
4.6.4查阅、借阅档案，应自觉遵守本站保密制度，借阅档案严禁涂改、圈
划、拆卷、抽换、剪裁、污损和加标记等损害档案的行为。
4.7档案销毁
4.7.1档案员对确已失去保存价值的档案，进行登记造册，提出销毁报告，经档案鉴定小组审核，报站长批准后进行销毁。
4.7.2档案销毁由两人监销，并在销毁清册和《案卷目录》上注明“销毁”字样的日期，监销人签字盖章。
4.7.3销毁档案必须在指定地点进行，防止档案遗失和泄密，档案鉴定销毁5-10年进行一次
