吉宁博士观点
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
如今，“人档脱节”、“死档弃档”、“自揣档案”等现象大量存在。作为记录个人成长经历、原来一直决定一个人命运的人事档案其作用已不再像从前那样。“弃档族”或“自揣档案族”已不是个别的、偶然的现象。现行人事档案制度失去了往日的严肃性、准确性和唯一性，被越来越多的人视同“鸡肋”甚至成为“体制的阑尾”。显然，传统的人事档案管理模式存在很多弊端，已经难以适应社会需要，也与“以人为本”的精神相违背，所以迫切需要变革。了解世界各国特别是发达国家人事档案管理的方法并借鉴其中有益的经验，对改革和完善我们的人事档案管理很有必要。受人事管理制度和档案管理体制的影响，不同国家的人事档案管理方法各有特点也各有长处。在此，本文将比较中美两国人事档案管理的异同以及进行成因分析，探索我们人事档案管理的发展方向，希望对人事档案信息资源的利用有所裨益。
一、中美人事档案管理比较
1.中美人事档案管理的共同之处
(1)档案管理纳入法制轨道
运用相关法律规定、档案规章制度保障人事档案利用工作正常进行是中美人事档案利用工作的共同特点。翻开中美两国的档案章程、档案条例、档案规则或档案法，都设有档案利用专门的条款。这些条款、章程为利用者利用档案提供了法律保障，使利用档案的权利不受侵犯。
(2)重视档案的利用价值
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，反映个人社会经历、德、才、能、绩等方面的数据和信息的原始记录。中美两国各级企业、部门领导以及档案工作人员都充分认识到人事档案是现代社会人力资源管理的重要工具，在促进人才合理流动以及实现人才优化配置方面能发挥重要作用，利用人事档案管理信息资源能使机关工作正常开展、能使社会秩序良性运行。
(3)档案管理遵守保密原则
人事档案作为一种信息资源，它记载了档案主体个人的自然情况(姓名、性别、出生地、出生年月、家庭成员)、个人健康、婚姻状况、财产收入情况、职业经历、奖励情况、专业特长等方面的信息，其中有涉及个人隐私的内容。中美两国在采集人事档案信息、利用人事档案时都规定必须以尊重档案主体的隐私为前提，不得随意公开与扩散档案主体的隐私信息。
2.中美两国人事档案管理不同之处
(1)档案管理对象不同
在美国，所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用，在某些州未经人事档案主体授权的人看他人的人事档案是违法的，执法人员也不例外。在为人事档案利用提供服务的对象上，我国与美国人事档案利用成鲜明对比。我国人事档案主体不能随便查阅自己的档案，而各级党委、组织人事部门对这些档案可以做到一览无遗。
(2)档案管理程序
不同利用人事档案程序，在美国主要包括以下三步：第一步，提交书面授权书。如果利用者是档案主体本人，则提交一份附有正式签名和日期的申请信。如果利用者不是档案主体本人，并且档案主体还健在，则提交档案主体授权的签名信。如果档案主体已经死亡，则应提交死亡证明。假如档案主体年龄已经超过一百岁，则无需提交死亡证明。第二步：提交便于文件中心确认文件所需的信息，包括档案主体任职期间使用全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称、任职时间和离职时间。第三步：列出所需利用的文件或信息，说明利用目的。
我国人事档案在管理程序上内外有别。对于上级领导以及负责管理本单位人事档案的部门领导手续可免，非上级领导或非组织人事部门领导查阅时则要履行审批手续和查阅登记。对于外单位，必须是党员干部且得凭借工作证、调查介绍信、行政介绍信，并在查阅单位填写《查(借)阅人事档案审批表》，得到领导同意后方可查阅。
(3)档案利用实施方式不同
利用网络进行查询人事档案信息是美国人事档案利用的主要方式(要查询个人更隐私的信息可以到相关人事档案室查阅)。一方面，美国人事档案利用遵照信息自由法的规定，积极提倡保障档案主体的知情权，对人事档案采取了“依申请公开”的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符合条件的利用者开放。另一方面，又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重档案主体的隐私权为前提，对不能开放的内容坚决予以保护。在我国，许多单位的人事档案管理工作还处于手工管理阶段，全国性的人事档案网络尚未形成。要查阅或复印人事档案信息必得经过一系列审批手续后，档案管理人员才提供人事档案原件为利用者服务，而且在整个使用过程中，档案工作人员根据利用者的需求提供相应的材料。
二、中美人事档案管理存在差异的原因分析
导致中美人事档案管理制度差异较大的原因很多，但是主要是由人事档案管理模式以及利用条件不同引起的。
1.人事档案管理体制的差异
在美国，公有系统的人事档案管理实行集中管理的体制。美国联邦企业的人事档案管理权集中在人事管理总署、国家档案与文件署中，这两个部门通力协作共同加强对企业系统人事档案的控制。国家档案与文件署是美国企业系统的档案行政领导中心，他们制定机关人事档案管理政策、程序和标准，为人事档案价值的实现提供制度保证。美国私立系统的人事档案管理一般实行分散的管理机制。“人档分离”是它最突出的特点。这种管理机制能保障流动人员的权益，使档案主体所在的企业或公司对档案主体在本单位时的所有信息具有专有权，也便于各企业、公司对员工人事档案的管理。我国长期以来实行集中统一和分级负责的人事档案管理体制，几十年来这种管理体制在推动人事档案事业发展、正确培养考察与选拔任用人才、促进人事制度改革、保障职工权益等方面发挥了积极作用，然而随着社会主义市场经济的发展，我们应当适度、有效地借鉴国外人事档案管理的先进经验以促进我国人事管理制度的完善。
2.人事档案管理模式差异
在美国，人事档案管理工作是在企业部门与档案管理部门的密切合作下进行的。公有系统的人事档案一般采取的是集中管理模式。各级企业机构和其他公立组织的现职人员的人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管。非现职人员，其人事档案则由“国家人事文件中心”(NationalPersonnelRecordsCenter)集中保管。私立系统的人事档案一般采取分散的社会化管理模式。企业、公司或其他私立组织的雇员。其人事档案往往由本单位的人事部门保管，如果雇员出现死亡、辞职或工作调动等情况，其人事档案仍然保留在原供职单位。在某些情况下，企业、公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存。雇员进入新的单位，就建立起新的人事档案。
在我国，不论是企业创始人、企事业单位的人事档案，还是随着市场经济发展而产生的人事代理的人事档案管理实行的都是封闭式的管理模式。这种管理模式尽管有利于人事档案的保密和保护，但随着市场经济的发展逐渐暴露出诸多的局限，比如：因过于强调保密原则，阻碍了人事档案的利用，忽视了档案主体的知情权；各机关自行保管人事档案，导致人才信息的相互交流不够，限制了人才的自由流动等；又因某些人事档案的管理权限比较混乱，在出现多头管理的同时还存在都不管的问题，许多人事管理部门只履行档案的收发手续，缺乏实质性的动态管理。
3.中美两国人事档案管理条件不同
美国人事档案内容丰富，具体包括公民个人履历情况、诚信状况，公民在录用、考核、晋升、培训、工资福利、退休等方面情况的记录，以及社会保险、医疗保险交付情况，工作中受奖惩情况的记载等；而且随着计算机技术等现代技术的推广应用，美国采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，并不断地开发人事档案管理自动化系统，建立了社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，使人事档案管理工作实现了数字化、信息化和利用网络化。
由于受传统人事档案管理体制影响，我国人事档案利用基础非常薄弱。首先，档案材料的收集、鉴定、分类、整理及编研等各项基础工作不完善。其次，全国缺少统一、标准的人事档案办公软件，相当一部分单位的人事档案信息化建设水平低，没有配置相应的现代档案办公硬件设施，有些人事部门的档案日常管理工作只停留在单机录入人事档案目录和一些不加核实的基本数据，没有真正建立档案信息化所需要的标准数据库，更没有搭建完善的网络利用平台。再次，人事档案管理队伍整体素质不高，专业档案管理人员不足，复合型人才缺乏。
三、我国人事档案利用发展方向
通过中美两国人事档案管理制度与利用的比较，从中可以得知，我国人事档案管理工作还有待改善。美国对人事档案的积极利用与审慎开放并重以充分保障档案主体的合法权益的做法以及社会化、网络化的管理模式值得我们借鉴。
1.人事档案信息向档案主体适度开放
在我国，传统封闭式人事档案管理制度受到了诸多方面的挑战，因此人事档案管理模式完善刻不容缓。针对我国现有情况，完善人事档案管理模式的关键一点是观念的创新和突破，在改革中应树立“以人为本、立档为民”的指导思想，把尊重人、爱护人作为出发点，赋予人事档案主体相应的权利，包括按照规定程序了解档案内容的权利、对有异议的数据信息提出申诉的权利、要求维护个人隐私的权利等等。人事档案管理部门也应当清醒地认识到，建立和管理人事档案的根本目的之一是为了保障档案主体依法享受医疗、保险、晋升等各方面的权利，并非是把它作为限制人才流动、就业的控制手段。尽管全社会人才资源的合理流动和优化配置需要多方面的制度加以支持和保证，但人事档案管理制度的完善可以为档案的利用提供更有利的条件，为人才的合理流动与优化配置提供更有效的保障。
2.创新人事档案管理模式
当前社会人才流动日益频繁，对人才信息资源的利用需求也愈发强烈，我们理应顺应时代潮流，建立社会化和网络化的人事档案管理新模式。
(1)模式一：设立区域性企业人事档案管理中心
以行政区域为主，建立由县级以上党委组织部门和企业人事部门双重领导下的，由企业档案行政管理部门统一管理的各级企业创始人、国有企事业单位所有人员的人事档案管理中心，取消以往的分散的、多头的管理，对公共部门有关人员的人事档案分级、分区域、分系统设立若干个人事档案管理类别，实行集中统一管理。这种管理模式打破了以往由各级组织、人事、劳动部门分别建立档案处、科、室的分散性的管理模式，可以有效地减少管理层次，解决管理人员分散、专职人员少、资金使用分散、现代化水平低等问题，可以集中有效地使用有限的人事档案管理资源，进行人事档案信息化管理，更好地为实现人才战略目标服务。
(2)模式二：设立集约化社会服务的人事档案管理中心
以县级或县级以上为区域单位，以各类人才中介服务机构为依托，设立商业性的社会人才中介人事档案管理中心。这一类人事档案管理中心必须具备现代化人事档案管理条件，并需接受当地企业人事部门和档案行政管理部门的监督和指导，负责接收本地区社会流动人员的人事档案以及各有关单位移交来的离职、退职、辞退人员的人事档案，对本地区有需要的企业、组织、团体、或个人提供人事档案寄存以及对不具备安全保管人事档案条件的单位进行档案管理的有偿服务。社会人才中介人事档案管理中心既有对交存的人事档案的管理权和经过人事档案形成者(机关)同意后将档案中不涉及个人隐私的部分进行编研，向社会开放的权利，也负有安全保管档案、对人事档案内容保密、按要求提供方便快捷的服务以及对人事档案的损坏赔偿的义务。当然，做好人事档案利用工作，还必须夯实人事档案信息资源利用基础，特别是要加强人事档案信息化建设，努力建成社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统，这将超越档案的运用范围，在控制社会秩序方面发挥更大作用。
