吉宁博士观点
为进一步了解国外人身保险业务档案管理情况，保监会人身保险业务档案管理标准项目组成员对英国、荷兰和意大利进行了实地考察和学习，了解4家人身保险公司在业务档案管理方式、保管期限以及保存利用等方面的做法和经验，并结合我国实际情况，提出加强人身保险业务档案管理的政策建议。
一、各国人身保险业务档案管理基本情况
（一）英国
1、基本情况
英国标准人寿保险公司和英杰华保险集团公司有着悠久的经营历史。标准人寿创立于1825年，是英国第三大寿险公司；英杰华公司成立于1696年，是英国最大、世界第五大保险集团。两家公司都非常重视各类档案的保管和利用，在档案术语、档案分类、科学保管、档案利用、价值分析、风险控制及合法合规管理等各个方面，都建立了相关的制度，形成了健全的档案管理体系。设立了专门的档案管理部门，配备精通风险管理、审计以及档案管理的专业人员，负责制定档案管理制度、监督制度执行情况等工作。
两家公司的业务档案管理经历了从纸制到缩微胶片，再到电子影像三个阶段。以标准人寿为例：第一阶段，纸制档案。根据标准人寿在成立之初时的法律规定，与法律框架有关的重要记录需要永久保存，因此该公司仅保存了原始纸质业务档案。从1924年开始，随着业务档案的增多，该公司按照保存价值对档案进行了分类，并由董事会做出决议，明确了业务档案的保管范围为投保书、失效和复效的资料、保费支付记录和理赔记录等。第二阶段，纸制档案和缩微胶片并行。自1952年起，该公司将纸制档案制作成缩微胶片以供日常查阅，并陆续将原始纸制档案转移到成本较低的郊区保管。第三阶段，电子档案。2000年以后，该公司运用扫描技术将全部纸制业务档案制成电子档案，纸质档案保存30天后予以销毁。
英杰华公司与标准人寿的业务档案管理情况十分类似，对1997年以后产生的业务档案全部进行了扫描，形成电子档案。纸制档案保存90天后予以销毁。
2、相关法律规定
根据英国法律规定，缩微胶片和经过相关机构审核的电子档案与纸制档案有同等法律效力。保险公司建立缩微胶片和电子档案后，其原始纸制档案就可以销毁，不再留存，从而节约了大量的档案保管费用。
英国保险监管当局在保险业指引（ICOB）中规定，相关业务档案如投保申请书、重要事实认定等，保管期限为合同终止后保存6年；英国1998年出台的《数据保护法》规定，公司留存的资料在超过应用期限后，可以不再保管。这一规定有两个主要的作用，一方面是为了保护客户的利益，防止公司滥用客户信息；另一方面是为了节约资源，防止不必要的浪费。
3、保险公司对业务档案保管的期限要求
目前，两家公司根据英国的相关法律规定，都制定了比较完善的业务档案管理规定，包括业务档案的保存范围、管理指引以及保管期限等。如标准人寿根据不同的业务档案类别确定了不同的保管期限，主要分为三类：与客户有关的资料，一般为与客户关系结束起5年；与保险合同有关的资料，一般为合同终止后6年；而一些非重要资料，例如付款变更信息等，自交易完成日起5年。
（二）荷兰
1、基本情况
荷兰国际集团（ING）成立于1991年，在财富杂志评比的全球前500大企业中，排名第17名，是全球第二大上市保险公司。考察组对ING集团旗下的一家保险公司（Nationale）进行了考察，了解该公司电子档案的形成、业务处理流程以及管理的主要情况。
1997年以后，该公司对全部寿险业务档案实行电子化管理，目前每天要处理16000多封信件，包括投诉、保单变更申请信、证明资料等，这些资料经过扫描形成电子文档后，再进行相关的业务处理。原始纸制档案保存6个月后即销毁。
2、相关法律规定
荷兰法律规定，只要公司能够证明电子档案的形成过程是真实的、未经篡改的，电子档案与原始纸质档案具有同等法律效力。因此，该公司建立了严格的电子档案管理制度，以确保电子档案的真实和有效性，只有经过特别授权的人员才能以附注方式在电子档案上进行说明性备注，并且系统将留存完整的记录。
（三）意大利
1、基本情况
意大利忠利保险公司成立于1831年，迄今已有170多年的历史，是欧洲第一大寿险公司和第三大保险集团。忠利公司主要使用电子影像系统保存档案。但是，该公司还继续保存纸制文档，用于索赔时的查阅，特别是在发生纠纷时，作为原始凭证使用。
2、相关法律规定
意大利法律规定，电子文档不具有法律效力。因此，必须保存纸制文档。此外，意大利保险公司在档案管理和客户资料保密必须遵守下列法律规定：一是意大利《民法》第2220条规定，所有正式的原始会计文档必须保存至少10年。意大利保险行业监管机构发布的行业规定要求：“在人寿保险合同的有效期间，须将与该合同有关的所有原始文档（包括暂保单、保险单和其他与承保有关的医疗和非医疗文件）保存于公司档案室，保存期限不得少于10年。如果合同有效期大于10年，需保存到合同终止后再销毁。”二是196号法第34条规定：“保险”信息的保密，是指对有关保险期间和条件，以及承保时被保险人身体状况等信息的保密；“商业”信息的保密，是指所有意大利公民有权决定是否向第三方披露其个人姓名及其他个人信息（诸如出生日期、性别、家庭住址和电话号码等）。对能够证明客户明示决定的任何文件，由代理人部门保管，代理人有义务尊重客户的意愿。
二、关于业务档案管理的几点启示与建议
（一）尽快建立并推广人身保险行业业务档案管理标准。保险业务档案管理在国外一直受到广泛的重视，各国相继建立了比较完善的法律法规、规范性文件等制度，实现了保险业务档案的管理规范化。
目前，我国现行的适用于保险行业业务档案管理的法律法规很少，仅《保险法》对业务档案的保管责任和保管期限提出了基础要求，但缺乏具体的实施细则。许多保险公司在业务档案管理模式、管理技术选择等方面无依据可寻。因此，迫切需要建立一个符合行业特点、引导科学管理的业务档案管理标准。
（二）合理界定业务档案的保管期限。科学、合理界定各类业务档案的保管期限是档案管理工作的重点。合理界定保管期限有两层含义：一是要保存足够的时间，确保在承保、核保、理赔等各环节都能查阅到原始凭证；二是要根据档案的重要程度进行价值鉴定，划分为不同的保管期限。
对人身保险业务档案采取分类、分期限的保管，有利于保护保险公司、客户等多方利益。一是提升管理效率。各类业务档案对保险合同效力与权益的影响程度不同，对业务档案不加区分、全部采取最长期限保管的方式，不利于突出管理重点，降低了业务档案的管理及利用效率。二是降低保险公司运营成本。保险公司通过标准化的档案管理，合理控制管理成本，提升了市场竞争力。三是维护消费者合法权益。保险公司掌握大量的客户信息，对业务档案的使用设定利用时限和条件，防止客户信息被泄漏或滥用的风险。
我国《保险法》第一百二十四条规定“保险公司应当妥善保管有关业务经营活动的完整账簿、原始凭证及有关资料。前款规定的账簿、原始凭证及有关资料的保管期限，自保险合同终止之日起计算，不得少于十年”，其中完整账簿、原始凭证主要是针对会计档案而言的，而“有关资料”的范围是否包括所有的业务档案并未作准确界定。建议制定详细的业务档案保管期限表，区分各类业务档案的保管期限，对于一些核心业务档案可在合同终止后继续保存10年，而其他业务档案可以酌情减少保管期限。
（三）大力推广电子档案技术。与传统的纸制业务档案相比，电子档案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同时在线查阅等优点，已经成为档案管理的主要模式。我国业务档案的电子化管理发展很快，中国人寿、平安、友邦、信诚人寿等保险公司也普遍采用了电子档案管理技术，提升了效率，节约了成本。
为推动电子档案管理技术的发展，一是逐步制定电子档案的形成、保管和利用的管理指引，指导各保险公司不断完善电子业务档案管理制度及配套的管理系统；二是鼓励各保险公司借助信息技术，使用档案库房管理系统，通过系统准确记录每份纸制档案的存放地点，简化纸制档案的整理要求；三是推动各保险公司采取纸制档案和电子档案并行的业务档案管理模式，通过电子档案管理认证的保险公司，可适当降低纸制业务档案的保管期限和保管要求；四是采取电子档案管理模式后，允许保险公司选择更为经济的原始纸制档案保管方式，例如在郊区库房集中保存档案、委托有资质的第三方代管等，以提升管理效率，降低管理成本。
