吉宁博士观点
每个公司都不可避免地要举行各种各样的会议因为会议是企业处理重要事务实现科学决策的重要途径同时也是有效进行信息沟通协调各方面关系的重要手段建立健全公司会议管理制度的目的正在于此现代公司会议管理制度主要包括以下这些方面：
一、企业会议管理制度
（一）总则
第一条为改进作风减少会议缩短会议时间提升会议质量特制订本会议管理制度。
（二）会议分类及组织
第二条全厂会议归纳为四类：
1、厂级会议主要包括厂级领导扩大会全厂干部会全厂班组长会全厂职工大会全厂技术人员会以及各种代表大会应分别报请厂部批准后由各办事部门分别负责组织召开
2、专业会议系全厂性的技术业务综合会如经营活动分析会质量分析会生产技术准备会生产调度会安全工作会等由分管厂领导批准主管业务科室负责组织会议管理制度。
3、
表22－1会议通知
谨定于年月日午时分
召开会议，请准时参加为荷
随本通知送提案书乙份若有提案请填写后于开会前提交为荷
此致
先生
召集人
4、 系统和部门工作会各车间科室召开的工作会如车间办工会科务会车间科室职工大会等由各车间科室领导决定召开并负责组织
5、 班组小组会由各工会小组长或行政班组长决定并主持召开
第三条 上级或外单位在本厂召开的会议如现场会报告会办公会等或厂际业务会如联营洽谈会用户座谈会等一律由厂办受理安排有关业务对口科室协作做好会务工作管理制度。
（三）会议安排
第四条 例会的安排
为避免会议过多或重复全厂正常性的会议一律纳入例会制原则上要按例行规定的时间地点内容组织召开例行会议安排如下：
1、行政技术会议：
（1）厂长办公会
研究部署生产行政工作讨论决定全厂生产行政工作重大问题
（2）厂务会
总结评价当月生产行政工作情况安排布置下月工作任务
（3）班组长以上干部大会或全厂职工大会
总结上季半年全年工作情况部署本季半年新年工作任务表彰奖励先进集体个人
（4）经营活动分析会
汇报分析工厂计划执行情况和经营活动成果评价各方面的工作情况肯定成绩揭露矛盾提出改进措施不断提升工厂经济效益
（5）质量分析会
汇报总结上月产品质量情况讨论分析质量事故问题研究决定质量改进措施
（6）安全工作会含治安消防工作
汇报总结前季安全生产治安消防工作情况分析处理事故检查分析事故隐患研究确定安全防范措施会议管理制度。
（7）技术工作会含生产技术准备会
汇报或总结当月技术改造新产品开发科研技术和日常生产技术准备工作计划完成情况布置下月技术工作任务研究确定解决有关技术问题的措施方案。
（8）生产调度会
调度平衡生产进度研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。
（9）科务会
检查总结布置工作
（10）车间办公会
检查总结布置工作
（11）班组会
检查总结布置工作
（12）班组科室班前会
邀集与会人员的选定标准
对于该项议题确实深有感触者
对于该项议题确实握有资料学有专精并富有经验者
本次会议的结论将会对其有所影响者
邀其与会参与发言讨论的好处要比因该职员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者
对前一天工作进行讲评布置当日工作任务和会议管理制度的注意事项
2、各类代表大会
（1） 职工代表大会
（2） 车间部门职工大会或职工代表小组会
（3） 科协会员代表大会
（4） 企协会员代表大会
3、民主管理会议
（1） 工厂董事会
（2） 工厂管理委员会
（3） 厂长联席会
（4） 生产管理委员会
（5） 生活福利委员会
4、文成果发布会
（1） 科协年会
（2） 企协年会
（3） 厂成果发布会
（4） 科技成果发布会
（5） 信息发布会
（6） 企管成果发布会
第五条 其他会议的安排
凡涉及多个车间科室负责人参加的各种会议均须于会议召开前由召集单位经部门或分管厂领导批准后报厂办汇总并由厂办统一安排方可召开。
第六条 厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并印发到厂领导和各车间科室及有关服务人员
第七条 凡厂办已列入会议计划的会议如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时召集单位应提前天报请厂办调整会议计划未经厂办同意任何人不得随便打乱正常会议计划。
第八条 对于准备不充分有重复性或无多大作用的会议厂办有权拒绝安排。
二、会议管理制度要领
（一）提升会议成效的要领
第一条 要严格遵守会议的开始时间
第二条 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明
第三条 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者
第四条 在会议管理制度进行中要注意如下事项：
1、 发言内容是否偏离了议题
2、 发言内容是否出于个人的厉害
3、 是否全体人员都专心聆听发言
4、 是否发言者过于集中于某些人
5、 是否有从头到尾都没有发言过的人
6、 是否某个人的发言过于冗长
7、 发言的内容是否朝着结论推进
第五条 应当引导在预定时间内做出结论
第六条 在必须延长会议时间内应取得大家的同意并决定延长的时间
第七条 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认
第八条 应当把决议付诸实行的程序整理出加以确认
（二）会议禁忌事项
第九条 发言时不可长篇大论滔滔不绝原则上以分钟为限
第十条 不可从头到尾沉默到底
第十一条 不可采用不正确的资料
第十二条 不要尽谈些期待性的预测
第十三条 不可做人身攻击
第十四条 不可打断他人的发言
第十五条 不可不懂装懂胡言乱语
第十六条 不要谈到抽象论或观念论
第十七条 不可对发言者吹毛求疵
第十八条 不要中途离席
表22－8会议记录一
（一） 名称及会议
（二） 时间
（三） 主持人
（四） 参加人员及人数
（五） 主持人报告
（六） 例行报告
（七） 讨论事项及结论
表22－9会议记录二
编号
（一） 开会时间年月日时分至时分
（二） 开会地点
（三） 会议名称
（四） 主持人记录
（五） 参加人员
（六） 出席人员
（七） 主持人报告
（八） 讨论事项及结论
三、公司会议程序与规范
（一）会议程序
第一条 经营会议程序
1、 主席经营政策报告10分钟
2、 上次议案追踪分20钟
3、 部门业务成果报告30分钟
4、 各部门协调及讨论事项30分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导报告10分钟
7、 主席结论10分钟
第二条 产销会议程序
1、 主席报告10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各部门产销成果报告20分钟
4、 未来销售生产规格数量预测20分钟
5、 产销合作单位报告100分钟
6、 产销协调事项讨论30分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导报告10分钟
9、 主席结论10分钟
第三条 厂务会议程序
1、 主席报告10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各部门成果报告30分钟
4、 各部门作业协调及讨论事项30分钟
5、 管理会议管理制度研讨事项30分钟
6、 下月生产目标分配20分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导报告10分钟
9、 主席结论10分钟
第四条 营业会议程序
1、 主席报告10分钟
2、 上次议案追踪20分钟
3、 各区域业务成果报告30分钟
4、 市场同业动向及经销商管理研讨事项20分钟
5、 各区域协调及讨论事项20分钟
6、 下月销售目标及推销重点日程安排20分钟
7、 未决议事项复议10分钟
8、 上级指导报告10分钟
9、 主席结论10分钟
第五条 科务会议程序
1、 主席报告10分钟
2、 单位进度报告30分钟
3、 单位协调及讨论事项20分钟
4、 工作改善人员动态事项及开发事项报告20分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导报告10分钟
7、 主席结论10分钟
第六条 专案会议程序
1、 发起人报告10分钟
2、 专案内容报告或上次议案追踪20分钟
3、 作业进度报告
4、 讨论及协调事项30分钟
5、 未决议事项复议10分钟
6、 上级指导报告10分钟
7、 主席结论10分钟
第七条 周会程序
1、 周会开始1分钟
2、 互道早安1分钟
3、 点名及仪容检查3分钟
4、 各部门主管报告10分钟
5、 轮值人值勤报告3分钟
6、 协调事项报告8分钟
7、 主管指示5分钟
8、 在职训练16分钟
9、 唱公司歌朗诵经营宗旨2分钟
10、 散会1分钟
（二）会议规范
第八条 会议规范通则
各项会议管理制度的通知应在三天以前发出固定日期的例会如遇到星期日或假日应顺延一天会议的时间地点如没固定负责者则由主席事先决定通知司会记录由主席指派规定例会除非有重大事项均须确实依照时间进行会议记录限一天内呈报上一级主管主管批示限三天内完成再交由会议主持人进行追踪办理。
第九条 经营会议规范
每周一利用下班时间下午分至分在总公司举行由总经理担任主席各部级主管参加外并请董事长常务董监事列席指导报告经营会议的目的是让公司的最高层干部参与经营政策的制定听取各部门业务政策的报告同时决定整个公司一周的工作重点和作业方针协调各部门一周内的业务活动。
第十条 产销会议规范
生产过剩或供不应求都是产销不协调引起的因此公司内最重要的部门是生产与销售部门产销联席开会每个月至少要一次以上以一个月一次的话最好是在每个月的日举行产销会议参加人数比一般会议的人数多为不影响各部门作业时间最好选择下午分至分为宜开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开不但可以彼此了解现况而且还可以亲眼看到产销的各种新创意资料图表工作进度等主席由产销双方主管轮流主持参加人员以产销双方科长级以上干部为主其他单位如总务财务企划等有关单位主管应列席参加总经理以上人员视需要程度列席指导或报告经营方向产销会议的目的在谋求产销双方配合协调报告本月产销的成果后共同检讨今后三个月内的销售规模与数量确定生产目标产销以外单位的与会人员在会中可以提供有关的策划意见或向产销单位提出管理建议促进产销更加密切合作。
第十一条 厂务会议规范
工厂的技术虽然重要作业的流程人事的管理亦不可忽视厂务会议是为了讨论与决定整个工厂的大事及进度而召开的正常的状况下每月召开固定会议一次为配合产销会议的召开最好于每月的日举行以紧接着下班时间最佳厂长担任主席科长主管及有关生管品管总务等人员参加上级和其他部门的高级主管可列席了解生产概况厂务会议的重点在于组织直接生产单位与厂内生产单位的协调研讨实际成果与计划得失差异促进整个工厂会议管理制度绩效的提升更重要的还是制定下月生产目标及确认个别生产日程。
第十二条 营业会议规范
一般公司平常靠着日报表的联系是可以推行业务作业但是业务政策的执行方案必须首先依靠市场情报资料的交流所以营业会议必须每月举行一次为配合产销会议及方便上级列席日期选择在每月的日才不致冲突时间以分支机构主管回到总公司的适当时间较佳由业务主管担任主席科长级以上人员及区域负责人参加业务会议主要议案应集中于追踪业绩成果回收成果及市场动向同业活动概况制定下月业务目标及促销方案经销商会议管理制度得失的分析也非常重要。
第十三条 科务会议规范
科级主管经常接受部级主管的命令为了转达上级的命令便于在日常工作中执行贯彻每个月或半个月都要集合一次组级干部配合公司政策布置第一线的任务如果以月份召开时挑选每月日为宜至于时间地点则由科长自己选定组长及协调有关事务的人员参加部级主管要经常列席指导总经理亦要轮流到各科参加为基层干部提升士气科务会议的重点应放在现场作业的改善及人事问题当然也要检讨成果及预定目标促成基层的团结。
第十四条 专案会议规范
凡有专门议题或创造某种新事业而形成专门案件为了不影响其他会议的正常进行而举行专案会议专案会议不受时间次数的约束只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨专案会议为不定期性的临时性会议当然一个专案如果需要多次的研讨才能定案时可以互相约定次数与日期切记要以一案一会为原则。
第十五条 周会规范
企业界的员工要经常加强敬业精神的教育所以在每周星期一的早上必须以分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告同时还可以利用周会表扬优良员工以提升士气周会的主席最好由干部或员工轮流担当周会一般分别在总公司工厂或分支机构举行。
四、部门经理会议规程
第一条 目的
部门经理会议作为董事长的辅助机构审议决议公司内外重要或重大事项
第二条 制定与废除
本会议管理制度规程的制定修改与废除的决定权在董事长
第三条 会议成员构成
部门经理会议成员由董事长副董事长董事长助理董事会秘书部门经理和室主任构成在董事长认为有必要的情况下可以要求部门经理以下级别人员参加听取他们的意见。
第四条 会议召开
部门经理会议分两种一是例会二是临时会议例会每周一上午时在董事长办公室召开如果例会日适逢节假日或遇不测事件不能如期召开则改定在适宜的日子召开临时会议由董事长认定必要的时候召开。
第五条 会议主持
会议由董事长召集并主持召开董事长因故不能出席指定代理者由其代理召集并主持会议其他会议成员可以用书面或口头的形式说明理由申请并获取会议召集和主持权在这种情况下召集和主持权获得者必须尽早召集会议。
第六条 审议事项
审议事项如下：
1、方针与计划事项
（1） 经营上重要的方针与计划
（2） 经营计划与经营方针的实施方案要点和对策
（3） 董事长认为特别有必要审议的其他事项
2、机构与会议管理制度事项
（1） 业务组织机构与业务规定规程的制定修改与废除
（2） 与子公司的业务关系财产关系和人事关系的决策事项
（3） 各部门在业务上重要的报告请示与联络事项
（4） 董事长认为特别必要的会议管理制度其他事项
3、财务事项
（1） 一项10万元以上固定资产无形资产的获取处理租赁借贷以及重要的改造事项
（2） 一项金额在100万元以上的长期资金两年以上的借入以及债务保证事项
（3） 一项金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项
（4） 对一方进行20万元以上的投资事项
（5） 对一方进行20万元以上的贷款事项
（6） 融资与集资事项
（7） 重要的对外担保事项
（8） 一项美元30万日元万外币买卖事项
（9） 不良债权的处置事项
（10） 董事长认为有特别必要审议的其他事项
4、项目经营事项
（1） 重要的项目经营机会与风险事项
（2） 项目决策事项
（3） 项目的实施与监控事项
（4） 大宗交易事项
（5） 一项价值30万元人民币索赔事项
（6） 重要交易关系的建立与解除事项
（7） 营销渠道的选择事项
（8） 营销策略的选择事项
（9） 营销价格的决定修改事项
（10） 董事长认为有特别必要审议的其他事项
5、办公事务事项
（1） 重要的人事任免调动和赏罚事项
（2） 干部职工的晋升提薪奖金津贴以及考核评价事项
（3） 人事招聘录用事项
（4） 专家顾问的外聘事项
（5） 一项金额万元以上的赔偿事项
（6） 一项金额万元以上的办公事务开支事项
（7） 一项金额万元以上的聘金会费交际费开支事项
（8） 一项金额万元以上的招待接待费差旅费开支事项
（9） 重要的涉外公关事项
（10） 契约与诉讼事项
（11） 董事长认为有必要审议的其他事项
6、本规定以外的事项除董事长认为有必要提交部门经理审议决策权限归董事长所有
第七条 决议
部门经理会议审议与决议完全在董事长的决策与拍板基础上进行
第八条 决议执行
部门经理会议一经形成决议由相关部门经理或室主任负责执行及时贯彻落实决议内容与精神董事长以下的全体职工必须按决议内容与精神执行决议内容与精神的变更权在董事长。
第九条 会议管理制度—事务
部门经理会议事务由董事会秘书全权负责
1、 会议议题的资料整理与准备
2、 会议议程安排
3、 会议记录与纪要整理
4、 会议议决草案起草
5、 会议文件的保管
6、 对会议决议实施情况进行调查及时向董事长报告
第十条 实施报告
部门经理或室主任有义务和责任在适宜时候把决议实施过程情况与结果向董事长报告
第十一条 附则
在董事会秘书因故不能负责会议事务的情况下由董事长办公室成员中指定一名代理
本规定自年月日起实施
五、会议工作细节审核项目及内容
