吉宁博士观点
行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统。它是社会系统的一个重要分系统。随着社会的发展，办公室行政管理的对象日益广泛，包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提升行政管理的效能和效率。
办公室行政管理日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。
办公室行政管理在单位中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本、辅政之基、谋事之道，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提升管理和服务的能力和水平。
一、明确办公室行政管理和服务的职能要求，奠定开展办公室工作的基础
搞好办公室行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解本单位的情况，对本单位的内设机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了如指掌，从而做到胸有成竹，处事不慌。牢固树立“事小不轻为、事杂不乱为、事急不盲为、事难不怕为”的为民务理念，对重要事项要抓住时机推进落实；对突发事项快速反馈，及时处理；对专题事项进行跟踪了解，督查促办；对具体事项落实到位，注重实效。办公室还要学会运用“办大事，从细节做起，做小事，从大局着眼”，充分发挥综合协调作用，做好三个方面的服务：为领导服务做到到位而不越位，为部门服务做到携手而不插手；为基层服务做到主动而不被动。
二、规范办公室行政管理和服务的方式方法，建立科学的管理体系
确立工作标准、规范工作程序、优化管理体系、提升管理能力是行政管理服务和管理的具体体现，是提升工作效率、加强办公室效能建设的必然要求。
1、确立工作标准，推进管理和服务的标准化。办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，既要把办公室的工作梳理出来，如公文处理、会议安排、政务信息、档案工作、组织人事、财务管理等，对每项工作建立标准、规定要求，明确分工。同时还要根据有关规定制定各个部门工作职责和工作标准，使单位内每个部门、每个同志知道做什么、怎么做、达到什么要求。当然每个部门、每项工作的工作标准、工作要求必须与时俱进。这就要求办公室在实践中善于总结经验，博采众长，根据新形势、新任务、新要求，结合本单位工作特点，不断改进和规范工作标准，推进本单位管理标准化建设工作上新水平。
2、健全管理制度，推进管理和服务的规范化。规章制度的建设是实现有效管理的航标，一切管理行为须有法可依，有章可循，从而实现管理工作规范化。应按照合法性、合理性、完整性和公约性的原则，抓好制度建设。对已经形成的一些行之有效的工作制度和管理办法，很好地加以继承，对不严密或不完善的制度及时加以修订和完善。还要根据新形势、新任务的要求，不断推进制度创新。办公室同志要带头执行各项规章制度，带头抓好各项规章制度的贯彻落实，用制度管人，按规章办事。
3、建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。第一要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利；第二要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事；第三要严格按照实效、动态等原则要求，对岗位目标进行分解、优化；第四要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。
4、加大执行力度，提升管理和服务的有效性。所谓执行力度，就是把想干的事干成功的能力。有了规章制度还必须严格执行，否则一切制度只能是纸上谈兵，成为一纸空文。要使办公室运行协调、有序、高效，就必须严格按规章办事，增强责任心，在管理上杜绝有令不行、行而无效的现象。提升执行力的有效办法是建立奖惩分明的工作机制。表扬、奖励好的，批评、处罚差的。不能好坏不分，是非不明，更不能形成“干的不如不干的，不干的不如捣乱的”怪圈。
5、发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，把各方面的情况综合好，把各方面的关系协调好，把工作协调督办好，对于一个单位工作的务实高效运转有着重要的作用。为此，一要牢固树立大局意识和服务意识，按照单位领导班子的意图和决策来思考、筹划、安排和处理问题；二要注意原则性与灵活性的有机统一，做到成事不误事，帮助不添乱，补台不拆台；三要加强对外协调，努力做到寓沟通、协调于联系之中。并重视对内协调，在被动中求主动，服务在领导提出之前；四要增强督办工作的主动性，及时督促按规定要求和时限贯彻落实情况，并注意发现落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。
三、增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平
在提升部门单位行政工作质量和效率等方面，办公室担负着重要责任，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室的同志要不断加强自身建设，提升综合素质。第一，要加强学习。学习党的路线方针政策以及法律、经济等方面的知识，还要认真研究机关管理这门科学，学习先进的管理知识和思想，不断改进管理和服务的方式方法，与时俱进，干事创业，提升工作绩效；第二，强化服务理念。摆正位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；第三，弘扬协作精神。办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提升办公室的整体管理能力。
四、争取领导重视支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件
充分发挥办公室行政管理和服务的职能作用，要靠办公室人员的不懈努力，又要有单位领导的关心和支持。开展管理和服务工作的前提是了解单位的工作部署和安排，因此单位领导要积极创造条件，让办公室人员及时了解和掌握单位的有关情况。领导既要对办公室人员严格要求，给他们交任务、出题目、压担子、提要求，鼓励他们放手大胆地工作，又要理解和体谅办公室人员，为他们创造良好的工作环境。要善于发现并重用那些埋头苦干、任劳任怨、实绩突出而不事张扬的好干部，使办公室岗位成为干部成长的摇篮，始终保持蓬勃生机和活力。
