吉宁博士观点
二十一世纪的今天，微型计算机的发展以及各种数据处理形式的计算机化，已经为微电子技术和计算机技术渗透到经济和社会的各个领域开辟了广阔的道路。我国的计算机技术也发展很快，而在我国的档案工作中，应用计算机档案管理已初步显示了它的优越性。任何领域的任何跨越，都必须有一个崭新的、有创意的观念作前导。要坚定地认识到，创新是档案工作的题中之义、活力之源。
而目前，计算机技术的飞速发展，为计算机档案管理提供了便捷的手段。为了提升计算机档案管理的工作效率，提升档案查全率、查准率，加快检索速度，使档案信息更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务，全面推广计算机在计算机档案管理工作中的应用势在必行。
档案工作创新恰恰面临着许多坚固的框框：计划经济下形成的思维定式，档案工作与经济工作的游离，档案干部在继承和创新关系上的犹豫与彷徨，都不同程度地影响档案工作的改革与创新。有些同志片面强调原则，习惯于照既定框框办事。思想上患得患失，工作上畏首畏尾，改革怕出乱子，创新怕担风险；有的同志片面强调继承，缺乏辩证的观点，对过去的经验全盘照搬，食面不化。所有这些，在本质上都是思想观念僵化的表现，而思想观念上的僵化，导致工作实践上出不了新意，生气就不足，单位的档案工作跟“风”走，工作局面打不开。目前，计算机管理档案的必要性和迫切性日益明显。
随着档案事业的蓬勃发展，尤其是党的十一届三中全会以来，我国的档案馆馆藏数量急剧增加，档案利用范围不断扩大，只依靠增加档案工作者的人数和使用传统的工作方法常常跟不上档案业务量的增长速度，不能满足利用者的需求。而且，现代科学技术日益发达，党的对外开放政策为技术引进创造了十分有利的条件，在客观上提供了实现计算机档案管理现代化、自动化的强大技术手段。我国的，档案工作正由封闭、半封闭型向开放型转变，社会信息量的突飞猛增，迫使我们必须进行现代化科学管理。田纪云副总理指出“：管理、利用档案，要有计划有步骤地采用电子计算机、缩微机、复印机等一些先进技术和设备。”老一辈无产阶级革命家徐向前为中国人民解放军1984年召开的档案学术讨论会题词指出“：采用先进技术加速计算机档案管理工作现代化。”他们指示的集中点是要我们用先进的科学技术手段实现自动化管理档案，提升为社会各方面服务的水平。
在科技计算机档案管理体系中，如果我们仍长期地应用手工作业的服务方式，无论是立卷还是调档，都不能够适应改革开放的要求，更不能使科技档案更好地为教学、科研、生产服务，所以必须实现科技计算机档案管理现代化，这是社会发展的必然趋势，也是科技档案业务发展的必然趋势。电子计算机能进行灵活而且快速的档案检索，它能在几秒钟内查到以前需要查很久才能找到的档案文件。微机应用成为当今工业社会向信息社会过渡的一种重要手段。但是，目前在我国工业企业科技计算机档案管理电脑化方面，还不十分普及，还处于探索研究阶段。计算机的应用需要具备一定的条件。一方面它具有突破性和先进性，一方面又具有相当的艰巨性和风险性。所以，档案工作人员尤其是领导机关的决策者，应当有一个清醒的认识，应当正确了解将要使用的设备，减少盲目性，并且应当主动地学习有关微机的基本知识，正确地认识微机的本质与功能。
要建立科学合理的科技档案信息检索管理系统，前提条件是要有明确的目的、相当数量的档案信息、一定的技术装备、相应的检索方式和匹配手段、齐全的检索服务功能任何完善的计算机档案管理系统都要根据档案的专业范围、服务对象的特点等因素确定检索系统的目标与用途，以便有计划有步骤地开展工作；保证系统得以运行的基本要素是为档案检索系统提供充足数据，即所谓“兵马未动，粮草先行”；选择计算机设备时，要求具有足够大的存贮量、具有较高的运算速度、具有理论较强的比较和逻辑判断能力、具有灵活适用的汉字处理系统以及维修方便等条件；对建立与维护系统所需要的人员进行培训，例如着录标引人员的培训、设备操作人员的培训、检索服务人员的培训；对于计算机软件功能的要求，应具有以数据管理为中心的操作系统和数据库，使用方便并具有自动指导功能以及保密措施等，还应具有简明性、可靠性、可移植性等。在加利福尼亚电脑中心，也曾象我国一样用卡片手工检索，卡片柜的式样也就如中药房的一排排匣子一样。
20世纪50，60年代后，他们采用了计算机管理，查阅科技档案、借阅科技图书全部采用计算机操作，并且与全国所有大学实行了微机联网，通过电脑中心可借阅其他大学的科技档案。美国、英国、法国、西德等国家都已建立了较完善的科技档案自动化系统，提升了科技档案检索工作的效率。技术管理一方面要努力推进管理模式的创新。计算机档案经理人要自觉坚持在管理方法上下工夫，在管理手段现代化上下功夫，坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚，牢固树立档案是一种信息资源、同样产生经济和社会效益的理念，把有限的被动服务转变为无限的主动服务，由以传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务，由封闭型的管理向开放型管理转变，由单一服务向多元化服务转变。
另一方面要努力推进管理手段的创新计算机档案管理主要是和数字与文字打交道，数字化档案将成为今后计算机档案管理事业的主要存在形式，建设数字化档案已经成为计算机档案管理的发展方向，要逐步实现管理手段的现代化，使档案的收集、整理、归档、编目、检索等告别手工操作的模式，向着现代化管理转变。
在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求———不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
计算机档案管理可分为三个阶段：建档、保存和管理、利用和服务。其中建档阶段是基础，它包括文书处理工作在内的许多前期基础工作。当前，计算机作为一种高效能处理庞大复杂信息与数据的现代化的先进工具，已被广泛利用。有效利用计算机的前提是必须给计算机输入准确的数据，否则会导致整个计算机档案管理工作陷入混乱之中。给计算机输入所需要的各项信息的原始数据，这一般称之为前期基础工作，它包括做好输入信息与数据的收集、整理、着录等一系列的基础工作。加强前期处理的基础工作，是实行档案计算机管理的前提条件，也是充分满足档案计算机管理的技术要求。
在我国，对计算机档案管理计算机化，企业档案升级和事业单位目标考评都有具体要求。计算机在企业计算机档案管理中的应用方兴未艾，但是出现的问题也多种多样，不容忽视。综合最近几年的应用情况加以分析提出对策，
科档自动化工作已经起步，初步建成了一些微机科档自动化管理系统，有些单位正在准备投入使用，有的已取得显着效益。在我们省建筑设计研究院，科技计算机档案管理自动化工作正处于探索前进的阶段，院档案室贮藏着大量技术图纸资料，需要经常频繁地提供利用，仅靠手工方式检索即费时又费事。建院以来，随着生产建设规模的不断扩大，所产生的科技档案也日渐增多，因此，在我院电算中心支持下，于1992年研制出一套工程勘察设计资料检索系统，通过试运行及使用，数据库的查询检索功能也在不断改进、提升，初步显示了现代化管理手段的优越性。科技档案微机检索给档案工作提供了一个有力工具，提供了高效率、高质量的服务，使技术计算机档案管理水平迈上一个新台阶，而且在广泛利用的基础上，建立网络化的科档自动化管理系统，前景十分广阔。
