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企业培训师观点:举例说明管理工作计划

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

如何建立有效推动管理工作计划执行管理流程,为提升基础管理工作水平,确保各项重点工作的及时落实及经营活动的有序开展,加强管理工作计划通过目标管理和过程,以下是管理工作计划范文,举例说明如下:
  
  为了认真贯彻落实国网公司和河南省电力公司“集团化运作、集约化发展、精细化管理、标准化建设”的工作精神,适应商丘市郊区供电公司快速发展的要求,不断提升公司整体管理水平,该公司决定2008年为精细化管理年。为了将精细化管理落到实处,从2008年3月份起,该公司对工作实行了管理工作计划,充分发挥工作计划在生产经营活动中的统筹、协调、指导和控制作用,真正从源头上实现工作精细化管理。

  一、强化管理工作计划管理严肃性。

  公司根据实际情况,制定下发了《关于工作计划管理的实施细则》、《关于工作计划管理的指导意见》、《关于工作计划性管理的几点补充意见》等一系列关于工作计划管理的通知、要求和实施细则,建立和完善了各种工作流程。公司规定各部室年、季、月、周都要有工作计划和工作完成总结,部室在制定工作计划时,要召开本部室人员工作计划会议,制定部室详细工作计划,逐项分析和分解工作任务,责任到人。在制定中要体现工作计划的内容细化、项目量化和过程具体化,要具有较强的可操作性。

  二、统一管理工作计划格式标准

  工作计划包涵工作内容、工作计划完成时间、工作责任领导、责任人、配合领导、配合人员、评审人、考核人等,使工作计划达到其精细化、规范化和标准化。

  三、每月召开管理工作计划审核会议

  在会议上,各部室要逐个汇报上月工作完成情况和下月工作计划,公司进行统一审核、分析和评议,使公司各部室在计划管理工作中达到既有分工又有合作;按照工作计划每项工作都责任到人,层层分解和落实,这样就使每项工作都明确了工作责任人,实行各项工作负责制,使各级领导和员工都明确了本岗位月、周工作重点和具体工作内容,增强了工作的计划性、责任感和公司的团队合作精神及凝聚力。

  四、公司定期、不定期对管理工作计划组织实施和落实进行督促检查

  为确保工作计划的落实,公司规定各部室主任、班组长、各供电所所长(变电站站长)、各工作专责每日要填写工作日志,每周由部室主任签阅,加强过程管理,对工作过程实行了全程跟踪和督办,这样,工作计划管理不仅加强了计划性,而且增强了工作责任意识和员工的责任感。

  五、加大管理工作计划监督、检查和考核力度,将工作计划执行情况纳入公司月度及年度绩效考核

  公司在工作计划格式中设置了工作评审人及评审结果、考核人和考核结果,对每项工作实行评审制度,做到事事有监督,事事有考核,把考核结果与工作绩效挂钩,奖勤罚懒,真正体现出多劳多得的分配制度,这就要求公司所有人员都要熟悉本部室、本岗位管理工作计划内容,切实做到工作责任明确、计划落实,使工作计划实现闭环管理。

  通过管理工作计划实施,有力地推动精细化管理的进程,建立了良好的工作秩序,提升了工作效率和工作节奏,规范了各项基础管理和工作流程,增强了员工的责任感,,使公司的各项管理更规范化、标准化、科学化,为该公司创造“金牌业绩”奠定了良好的基础。

  由于行业的不同,建立有效推动管理工作计划执行管理流程的内容、项目也有很大不同,不知道你要的是哪个行业的?以下拿一物流行业举例说明:

  物流管理工作计划执行管理流程

  1、订单处理作业

  物流中心的交易起始于客户的咨询、业务部门的报表,而后由订单的接收,业务部门查询出货日的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装能、配送负荷等来答复客户,而当订单无法依客户之要求交货时,业务部加以协调。由于物流中心一般均非随货收取货款,而是于一段时间后,予以结帐,因此在订单资料处理的同时,业务人员尚依据公司对该客户的授信状况查核是否已超出其授信额度。此外在特定时段,业务人员尚统计该时段的订货数量,并予以调货、分配出货程序及数量。退货资料的处理亦该在此阶段予以处理。另外业务部门尚制定报表计算方式,做报表历史资料管理,订定客户订购最小批量、订货方式或订购结帐截止日。

  2、采购作业

  自交易订单接受之后由于供应货品的要求,物流中心要由供货厂商或制造厂商订购商品,采购作业的内容包含由商品数量求统计、对供货厂商查询交易条件,而后依据我们所制订的数量及供货厂商所提供较经济的订购批量,提出采购单。而于采购单发出之后则进行入库进货的跟踪运作。
3、进货入库作业

  当采购单开出之后,于采购人员进货入库跟踪催促的同时,入库进货管理员即可依据采购单上预定入库日期,做入库作业排程、入库站台排程,而后于商品入库当日,当货品进入时做入库资料查核、入库品检,查核入库货品是否与采购单内容一致,当品项或数量不符时即做适当的修正或处理,并将入库资料登录建档。入库管理员可依一定方式指定卸货及栈板堆叠。对于由客户处退回的商品,退货品的入库亦经过退货品检、分类处理而后登录入库。

  一般商品入库堆叠于栈板之后有两种作业方式,一为商品入库上架,储放于储架上,等候出库,需求时再予出货。商品入库上架由电脑或管理人员依照仓库区域规划管理原则或商品生命周期等因素来指定储放位置,或于商品入库之后登录其储放位置,以便于日后的存货管理或出货查询。另一种方式即为直接出库,此时管理人员依照出货要求,将货品送往指定的出货码头或暂时存放地点。在入库搬运的过程中由管理人员选用搬运工具、调派工作人员、并做工具、人员的工作时程安排。

  4、库存管理作业

  库存管理作业包含仓库区的管理及库存数控制。仓库区的管理包括货品于仓库区域内摆放方式、区域大小、区域的分布等规划;货品进出仓库的控制遵循:先进先出或后进先出;进出货方式的制定包括:货品所用的搬运工具、搬运方式;仓储区储位的调整及变动。库存数量的控制则依照一般货品出库数量、入库所时间等来制定采购数量及采购时点,并做采购时点预警系统。订定库存盘点方法,于一定期间印制盘点清册,并依据盘点清册内容清查库存数、修正库存帐册并制作盘亏报表。仓库区的管理更包含容器的使用与容器的保管维修。

  5、补货及拣货作业

  由客户订单资料的统计,我们即可知道货品真正的需求量,而于出库日,当库存数足以供应出货需求量时,我们即可依据需求数印制出库拣货单及各项拣货指示,做拣货区域的规划布置、工具的选用、及人员调派。出货拣取不只包含拣取作业,更应注意拣货架上商品的补充,使拣货作业得以流畅而不致于缺货,这中间包含了补货水准及补货时点的订定、补货作业排程、补货作业人员调派。

  6、流通加工作业

  商品由物流中心送出之前可于物流中心做流通加工处理,在物流中心的各项作业中以流通加工最易提升货品的附加值,其中流通加工作业包含商品的分类、过磅、拆箱重包装、贴标签及商品的组合包装。而欲达成完善的流通加工,必执行包装材料及容器的管理、组合包装规则的订定、流通加工包装工具的选用、流通加工作业的排程、作业人员的调派。

  7、出货作业处理

  完成货品的拣取及流通加工作业之后,即可执行商品的出货作业,出货作业主要内容包含依据客户订单资料印制出货单据,订定出货排程,印制出货批次报表、出货商品上所要的地址标签、及出货检核表。由排程人员决定出货方式、选用集货工具、调派集货作业人员,并决定所运送车辆的大小与数量。由仓库管理人员或出货管理人员决定出货区域的规划布置及出货商品的摆放方式。

  8、配送作业

  配送商品的实体作业包含将货品装车并实时配送,而达成这些作业则须事先规划配送区域的划分或配送路线的安排,由配送路迳选用的先后次序来决定商品装车的顺序,并于商品的配送途中做商品的追踪及控制、配送途中意外状况的处理。

  9、会计作业

  商品出库后销售部门可依据出货资料制作应收帐单,并将帐单转入会计部门作为收款凭据。而于商品购入入库后,则由收货部门制作入库商品统计表以作为供货厂商请款稽核之用。并由会计部门制作各项财务报表以供营运政策制定及营运管理之参考。

  10、营运管理及绩效管理作业

  除了上述物流中心管理工作计划实体作业之外,良好的物流中心运作更要基于较上阶层的经理人透过各种考核评估来达成物流中心的效率管理,并制订良好的营运决策及方针。而营运管理和绩效管理可以由各个工作人员或中级管理阶层提供各种资讯与报表,包含出货销售的统计资料、客户对配送服务的反应报告、配送商品次数及所用时间的报告、配送商品的失误率、仓库缺货率分析、库存损失率报告、机具设备损坏及维修报告、燃料耗材等使用量分析、外雇人员、机具、设备成本分析、退货商品统计报表、作业人力的使用率分析等。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。