在科研项目管理的实践中,科研时间浪费普遍存在。针对该现象,文章从项目管理理论出发,深入科研实践,探索科研项目时间管理,以提升科研项目管理绩效。本文首先简要介绍科研项目时间管理概况,然后阐述时间管理意义,接着分析时间管理原则,再剖析时间管理内容,以向科研管理部门为提升科研项目管理绩效提供参考。
一、科研项目时间管理
时间是人类最宝贵的资源。由于时间具有“供给无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特点,所以时间管理是与时间进行博弈,克服时间的浪费。[1]而在科研项目管理的实践中,科研成果往往具有无形性,隐蔽性强,造成其进度不易被相关监管部门发觉,导致其时间浪费普遍存在。科研项目时间管理是指为保证项目各项工作及项目总任务按时完成所需要的一系列的工作和过程。[2]科研项目时间管理体现项目全周期管理的思想,贯穿于整个项目周期,在科研项目的立项阶段,注重企业主管部门、科研人员、咨询专家之间的沟通。在科研项目的实施阶段,注重项目进度控制和动态管理。在科研项目的验收阶段,注重项目科研成果按时完成。
二、科研项目时间管理的意义
项目时间管理是项目管理的三要素之一,在项目管理实践中有着重要的作用。在科研项目领域,由于科研活动不确定性强、隐蔽性大、风险高、公共资源投入多、管理难度大等特性,造成科研时间浪费普遍存在。因此,在科研管理领域引入项目时间管理有着重要的现实意义。
1、科研项目时间管理是迎合科技研发及产业化周期趋短的要求
在科技迅猛发展的“知识爆炸”时代,科技知识空前膨胀。据专家们统计,最近30年来,人类所取得的科技成果,比过去2000年的总和还要多。同时,科技成果产业化周期缩短,不断造就新的追赶和超越机会。在19世纪,电的发明到应用时隔282年,电磁波通信时隔26年,而到了20世纪,集成电路仅用7年的时间,而激光器仅仅用1年。信息技术的发展更是呈指数增长。[3]所有这些的实现,给科研进度提出了很高的要求,为迎合科技研发及产业化周期越来越短的趋势,我们必须对科技项目进行时间管理。
2、科研项目时间管理是科研管理动态化的要求
由于全球经济一体化,科技竞争全球化,并日趋激烈,这不但体现在科研活动本身的竞争,更体现在科研活动管理的竞争。在信息社会里信息瞬息万变,科研活动的各种因素在不断变化,因此,对科研活动实行动态化管理是当今科研项目管理的必然要求。而实行科研项目时间管理,实时监控项目实施中出现的各种问题,调整科研活动实施方案,就是对科研项目进行动态管理的最好体现。
3、科研项目时间管理是提升科研绩效的要求
在科研管理的实践中,由于各种各样因素,常导致科研项目延期,甚至出现无限期延期,极大地影响了科研绩效,给国家、社会造成不少的损失。推行科研项目时间管理,把项目管理理论和方法落实到科研管理的实践中去,实现科研项目宏观管理向精细管理转变,将明显提升科研绩效水平。
三、科研项目时间管理的原则
由于科研活动的特点与一般项目活动具有较大的不同,科研活动的特性决定了科研项目时间管理要有如下原则:
1、分类管理原则
科研项目与一般的工程项目不同,它涉及的领域很广,各领域间差距较大,大小项目参差不齐,因此要将各种不同的科研项目按其内在的共性分类进行时间管理。如在一些重大科研项目中,有多项实验活动和多项示范工程,我们可以将风险较高、不确定性较大的实验活动归为一类,而将可预见性相对较强的科研示范工程归为另一类进行时间管理。
2、实时控制原则
科研活动中充满不确定性,各项活动间逻辑关系强,所以科研项目时间管理要“紧盯”科研活动中的不确定性,尽早发现问题,及时采取措施控制影响因素,变更科研进度计划,把不确定性造成的损失控制在最小范围内。例如,在某项科研项目进展过程中,出现新的问题后,才发现前期科研实验中样本的选择出现问题,要是不加以实时控制,赖以实验结果的后续各项科研活动将统统徒劳。因此,科研项目的时间管理要实行实时控制原则。
3、弹性控制原则
不确定性是科研活动本身固有属性,无法归避。为保障科研项目各项科研活动的顺利开展,我们对其时间管理要讲究弹性控制原则。在科研项目进度计划编制的过程中,对每项科研活动都要储备一定的时间以应对实施中不确定性因素的发生。在科研项目实施过程中,有的不确定性因素没有发生或发生得过多、过少都将对后续科研活动的开展产生影响。因以,随着科研项目的开展,我们要对各项科研活动时间进行弹性控制。
4、追求效率和人文管理结合原则
科研项目和其他项目一样,都要讲究效益,因此在时间管理过程中,要以追求效率为指导。但是需要指出,科研活动本身在很大程度上是脑力劳动,一味讲究进度可能欲速则不达。所以对这些受过良好教育、素质较高、较注重人文需求的科研人员,要实行追求效率和人文管理相结合的原则进行时间管理。
四、科研项目时间管理的内容
项目进度管理是项目管理的重要组成部分,它是保证项目如期完成或合理安排资源供应,节约成本的重要措施之一。项目时间管理主要包括活动定义、活动排序、活动资源估算、活动持续时间估算、制定进度表、进度控制六项内容,科研项目时间管理内容同样如此,其与一般项目时间管理的不同点主要体现在管理对象科研项目的特性上。