吉宁博士观点
人事信息管理系统是一种典型的管理信息系统。管理信息系统（MIS）是一门跨越若干领域的新学科，在强调管理、强调信息的现代社会中越来越普及。管理系统能够实现管理信息系统化，是一个企事业单位不可缺少的部分。它的内容对于企业的决策者和经理人来说都至关重要，所以人事信息管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。一直以来人们使用传统人工的方式管理档档案，这种管理方式存在着许多缺点。如：效率低、保密性差。时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。因此，随着高校发展，传统的管理方式已不再适应企业的需要。而使用计算机对人事信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
人事信息用计算机管理已比较普及，但也普遍存在一些问题，一是在建数据库阶段数据采集、录入量大，审核困难；二是不同人事信息管理系统之间数据转换困难，数据共享、兼容性差。为解决这些问题，本文对改进人事信息管理工作做一些探讨，旨在为人才的流动和人事档案管理技术现代化创造条件，为实现高校人事信息管理工作的社会化服务创造条件。
一、人事信息管理标准化，并独立定义出个人自然情况集
1.独立定义出个人自然情况集，使之成为唯一的标准指标集
目前我国人事信息管理系统很多，近几年研制的软件大都采用国家指标代码体系，但是各软件之间的数据转换工作环节非常薄弱，数据共享工作难度大，重复建库，数出多门。人事信息如不是标准化就很难做到数据共享。
2.统一使用全国人事信息系统指标代码体系
人事信息标准化，即计算机处理人事信息的信息项(如职称、职务、性别、学校等)要用两种形式描述，一种为文字描述，用于人们识别；另一种为代码，用于计算机识别后处理，如查询、计算、统计、排序等。国家人事部公布的全国人事信息系统指标代码体系，为规范化、标准化管理提供了前提，所以凡是人事信息管理系统的信息项必须用国家颁布的指标体系标识，否则数据就不能共享、兼容。
笔者认为，若要人事信息标准化，人事信息管理软件之间的数据转换接口是关键，而定义的指标集标准化是前提。因为每个人员的管理软件都有人中基本情况集，而包含的信息项却各不相同，一般由本系统常用的信息项组成。人员基本情况指标集应由那些指标项组成，应该统一，所以建议人员基本情况集分别定义为自然情况集和基本情况集，独立定义出自然情况集的主要目的是：人员的信息集中专门有一个子集是体现出个人生来具有的、唯一的、不可变更的信息项，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号，而基本情况集依各系统经常需要的信息项定义，这样自然情况集就成为人员的具有唯一性标识的指标集，其中的身份证号作为联接各子集间的次关联字段，这样才可与其他各系统的子集兼容而达到共享，减少重复劳动，又可大大丰富人员库信息的内容，提升人事信息管理的效益和权威性。
二、人事信息管理个人化
人事信息个人化，即个人的信息可存储、可转换、可打印。人事管理工作应增加实现信息个人化的功能，即把个人的姓名、性别、出生日期、职务、职称等人事管理所填写的共同的一些项目录入的到计算机后，能以个人信息表的形式打印出来，并且能存储到磁盘上(作者曾用“全国通用人事信息系统”实现了把个人信息以文本文件、数据库文件两种形式存储在磁盘上)，并制作二份，这样当人员工作调动时，该人员的个人信息表和磁盘，本人携带一份，另一份随档案一起流动，到接收单位后从磁盘上读出信息，修改有关信息即可，这样，大大减少了数据采集的重复劳动。如果在设备、技术上有条件，把磁盘改成磁卡，体积更小，更便于个人携带。
三、人事信息管理电子化
人事信息电子化，即个人电子档案，是实现人事信息管理高科技化的基础工作，今后个人档案介质不但有纸(文凭、证书、成绩单等)，还应有电子档案，即用磁盘或磁卡存储个人自然情况及基本情况很容易实现；磁卡：俗称‘人才绿卡’(也称IC卡)，功能同磁盘，即把专业人员信息存储在磁卡上，优点是比磁盘体积小，携带更方便，主要用于有磁卡处理技术条件的用户，国内有些人才市场(如江苏昆山、北京)已使用，所以推广应用在技术上是可行的。
四、人事信息管理连续化
用计算机处理人事信息，有利的一面是处理的数据量大、信息多、可共享、速度快、能避免数据的误差。但是建数据库的工作蹙大，数据的采集、录入、核对等环节工作繁复，又很难保证数据的完整性，又是这项工作不利的一面。所以人事信息管理应该向连续化方向努力，避害就利，化繁从简。高校培养的学生一毕业就成为人才资源，而人员的学历、专业情况是人事档案中很重要的内容，所以做好高校学生的人事信息连续化在人事信息管理工作中起着重要的作用。具体来说有三个阶段需要人事信息连续化：
1.大学入学阶段
如果高校的学生电子档案工作提前到高考录取后就建立，人员的人事信息工作就做得更好了，因为人员的档案一般在学生参加高考前报名时就建立了，填报志愿表的内容有姓名、性别、民族、出身年月、政治面貌、户籍地、身份证号，毕业中学及代码，报考学校专业代码，这些内容就可作为高校学历前学习经历子集，也形成了个人电子档案雏形(已录入了计算机形成了电子信息档案，而且数据采集表审核严格，汉字用区位码识，然后机器自动识别录入，数据准确率高)，需做得仅仅是复制、存储到个人电子档案介质中(磁盘或磁卡)，如果录取同一院校，就可做同院校生源的电了信息档案，把它带回高校后，计算机读人后即可(不用再做学生姓名、出生日期、籍贯等情况的手工录入工作)，转换后再增加、补充信息项，这样就形成了大学人学阶段的子集，使人员信息从大学入学到大学毕业阶段有了连续性。
2.大学毕业阶段
高校培养的是高级专门人才，所以在高校阶段就建立学生个人电子档案，即大专以上学历的学生人校后就建立电子档案，学生电子档案一般应具有两个信息集，一个是学生基本信息集，内容是学生姓名、出生日期、籍贯、毕业中学；第二个是学生就读学校情况的子集，内容是学校名称、学校代码、地址、学籍管理部门情况(电话、管理人员姓名)、办学形式等。这两个信息集在现行的高校学籍管理中是必须录入的内容，而学校情况子集，内容具有共性的信息，存储到学生个人电了档案处理过程用的是批量处理法，比较容易实现。(这样做也可防止假文凭泛滥、学生本人填写时出错或填写不真实，核对困难等，能确保档案的准确性)。学生毕业时，个人信息及学校信息存储在介质上(纸、磁盘或磁卡)，可复制二份，一份给学生，一份存档，毕业生找工忙时，无论人才市场或接收单位计算机读人有关介质，与档案中的电子档案核对后，此人信息很快进入了人事信息管理系统，这样免去了本人填表和录入的重复劳动，以后只要随个人情况变化而修改，如果再次流动，可同样制作两份个人信息电子档案。这样可使人员信息从大学毕业到工作阶段有了连续性。
3.工作阶段
这是人事信息管理经常应用的阶段，人员工作调动个人信息可从原单位带到接收单位(存储在磁盘或磁卡)，使人事信息有了连续性。
人员信息的连续性可使人事管理高效率化，为人事信息管理现代化创造了重要条件。
五、人事信息管理有偿服务化
以往的人事信息管理工作主要由人事管理部门承担，采集信息的工作量大，个人往往认识不到重要性，以为与本人没多大关系，如果某些人不配合或不认真填写，数据的完整性、时效性、权威性很难保证，这种情况只有人事信息与个人利益结合后才会发生改变，如人才流动时人事部门给个人提供一些有偿服务：
(1)提供电子档案，即个人信息存储在磁盘或磁卡上。数据一经转换就充分利用了原有的信息资源，使信息共享，减少了个人及单位的重复劳动，提升了效率，更重要的是实现了人事信息有偿服务化。人事管理部门既向社会提供了人事人才服务，又方便了人才流动，调动了做好人事信息管理工作的积极性。
(2)打印出个人信息表，加盖单位人事部门公章，以示公正，并作为重要的个人档案材料，接收单位可根据个人信息表录入到计算机人事管理系统，即可省去填写个人信息表的麻烦，也保证了人事信息的正确性；
六、结语
综上所述，人事信息标准化、电子化、个人化、有偿服务化、连续化，对改进人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设有积极意义，为实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有现实意义，极大地方便了人才交流，为进一步做好人力资源管理及开发的高科技化创造了条件。
