吉宁博士观点
北京清华工业开发研究院（简称清华工研院）位于清华大学东南侧环境优美的清华科技园内，成立于 1998年8月，是在贾庆林同志提议下，由北京市企业和清华大学共同组建和管理的事业法人单位，实行理事会领导下的院长负责制，由北京市市长郭金龙任理事长，清华大学校长顾秉林院士任副理事长，清华大学副秘书长戴猷元教授任院长。
院长办公室负责学院行政和党建等双重工作任务，承担着学院的综合协调、全面协调、保障运转、监督落实和参谋咨询的基本任务。因此，院长办公室管理工作是学院综合性工作的中转站，是联系上下、协调左右的桥梁和纽带，是各项工作正常、高效率进行的基本前提和条件，做好院长办公室管理工作显得十分重要。下面对如何做好院长办公室管理工作进行探讨。
办公室管理工作一、正确认识院长办公室的主要职能
院长办公室是一个综合性办公室，其主要职责是：1、文书处理；2、信息管理；3、党建工作；4、文书档案资料及印信管理；5、会务工作；6、接待与协调；7、服务工作；8、临时性工作。归纳起来就是：“办文、办事、办会，综合、协调、服务”。几年来，在学院党委和院长的正确领导下，院长办公室以“运转有序、协调有力、督办有效、服务到位”为目标，紧紧围绕学院中心任务和重点工作，不断加强作风建设，加强组织协调，加强内部职能和规范公文处理等，为保障学院工作正常运转发挥了应有的作用。
一）是综合能力要强。
院长办公室是学院的综合性办公室，学院的全面工作情况要做到心中有数，了解上情，掌握下情，收集信息，综合分析，平时还要注意积累各方面的工作情况，为领导决策提供准确的依据，当好领导的参谋。对上报告工作、对内总结报告，都要根据各方面的情况进行综合分析，这是办公室主任及分管领导的主要职责。
二）是组织协调要好。
院长办公室是沟通上下、联系左右、连接内外，保证各项工作顺利进行的枢纽，是学院综合事务处理部门，工作涉及面广，千头万绪，内容既具体又繁琐，上至省市教育主管部门和学院各位院长请示工作，下至学院职能部门和各二级学院内部协调，因此院长办公室管理工作除了要争取学院领导的重视外，还必须充分发挥协调作用，设法创立一个宽松和谐的外部工作环境。院长办公室作为学院对外的一个窗口，需要处理大量的日常事务性工作，如安排、组织学院各种会议；办理、处理各种文书、档案；来人来访接待等，都需要院长办公室人员做好协调和服务工作。
三）是办会要求要细。
从办公室职能分析认为，重大会议、重要活动是学院办公室各项工作的重中之重。学院每周一召开院长办公会，重大问题召开党政联席会，院长办公室都要亲自组织，整理会议纪要，督促检查会议精神落实情况。各种会议活动组织和协调，特别是重大会议活动必须按照“组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效”的工作原则，尤其要注意活动的细致性、周到性和实效性，同时要注意与宣传、保卫、后勤等职能部门和相关二级学院之间的积极合作和相互沟通，从而保障各项重大活动的顺利进行。几年来，英才学院社会影响和综合办学实力不断提升，当地党委企业首长、上级主管部门领导、兄弟院校、社会名人等来访人数增加，一些重大活动在我院举办的频次增加。为保障这些接待工作的万无一失和重大活动的顺利举办，院长办公室从会议通知、人员协调、会场布置、视察路线、车辆调度、制作条幅等各个环节加强组织协调，承担的很多工作都得到了来访领导的认可和学院领导的肯定。
四）是办文质量要高。
院长办公室的一项很重要的职能是负责组织起草全校性的工作计划、总结、报告、决定、规定等文件，呈报上级的请示报告，协助院领导针对重要工作部署开展调研工作以及组织拟定以学院名义发布的通知、意见等。文字水平直接关系到能否完整体现院领导的决策意图，以及如何使学院政令让各单位以更有效的方式落实所定决策，这就要求院长办公室的工作人员，不仅要准确领会学院领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解学院总体情况。因此，在平时的工作中，院长办公室管理工作员，必须加强对党的高校教育方针政策及理论的研究与学习，加强工作调研，力求把握高校教育与学科发展规律，力求深入了解学院发展实际，做好学院领导的参谋和助手。
五）是服务保障要好。
为教学服务、为部门服务、为师生服务、为领导服务是院长办公室经常性的职责。办公室的服务工作不能停留在口头上，需要扎扎实实地工作，对上保障要到位，对下服务要到家，特别是对师生员工提出的一些有关切身利益的事情应妥善处理，对一些不在责权范围内的而难于决断的事情要及时向院领导汇报，并同当事人解释清楚。对职权范围内的工作，在有利于教育教学和学院工作的开展，要按照规定及时给予办理，做好各方面的服务保障。
六）是办事效率要快。
保障学院党政系统日常工作正常运转，是院长办公室的重要的工作。院长办公室的常规性工作包括文书、秘书、事务、信访、档案、党建等多项工作任务。这些工作都是与各级领导和广大师生密切相关的办事环节，工作十分繁杂单调，但又必不可少，做好日常性工作，提升服务水平是院长办公室的基本职能。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室人员的实际出发，每个人员既要有基本办公室管理工作职责，各管一摊，但又要做到分工不分家，互相配合，互相补台，齐抓共管，不留死角。每当领导交待工作，都要迅速有效、保质保量地认真完成，确保高效服务。
在内部管理方面，制定明确的办公室人员工作岗位职责、办公室礼品管理、印章管理、信访、接待、档案管理等规章制度。确定主任联系学院领导服务制度和办公室管理工作的“一站式服务”工作机制、工作岗位内部流转制度等，保障学院日常性服务工作的正常运转。为了方便基层和师生员工，将办公室各项日常工作程序全部在校园网上公布，便于职能部门和各二级学院参阅，提升办事效率。
院长办公室的另一项职能是负责党委印章、学院印章、院长印章和介绍信的日常管理及各二级学院党政印章的刻制、审核和管理。从事该项工作的人员，必须有对学院高度负责的态度，认真管理。凡是使用印章的单位和个人，管理人员要认真审核印章用途，分管院领导审批，逐项登记，不得以私人感情，代替学院规章制度，防止在印章的使用和管理上出现任何问题。
办公室管理工作二、强化服务意识，提升办公室管理工作效率（清华北京院领导力课程推荐：清华行政总监领导力课程）
院长办公室作为一个对内对外的服务窗口，其管理人员时刻要把“服务”两字放在首位，要主动服务、全面服务，并在强化服务意识的同时，还要具备以下素质，这样才能提升工作效率，达到预期目标。
1、要有科学管理、超前预测意识
院长办公室管理工作人员除了要按部就班地组织实施正常的日常行政事务外，还要随时准备处理突发性、临时性的事务，工作千头万绪。因此，办公室管理工作人员要建立和谐的人际关系，学会科学管理，掌握现代化办公手段，掌握一定的管理学、教育学、心理学、公共关系学等相关知识，工作分清主次缓急，角色转换要快，从一种活动到另一种活动的转移过程，要拿得起放得下；掌握办事时机，树立超前观念，对于可以预见的工作，领导事前交办的事情，都应作好准备，超前办理，还要不断吸收借鉴先进的管理经验并注意创新意识的培养，寻找工作规律，使办公室管理工作既务实又有开拓，真正做到办公室管理工作科学化。
2、要有平静心态、良好心理素质
由于院长办公室管理工作面广，遇到的困难、紧急情况多，更容易成为领导、部门之间以及教职工之间等诸多矛盾的焦点，工作人员心理负担较重，容易产生烦恼、急躁不安等心理。因此管理人员首先要心境宽松平和，以一颗平常心对待工作中的任何事情，始终保持充沛的精力开展工作；其次要保持一种正常的平静的心态，当工作中被误解或受到伤害时，避免冲动或消极情绪，不受外界因素所左右，工作要始终勤奋努力，一丝不苟；第三，心胸要宽阔，有甘为人梯、为他人作嫁衣的思想。总之，办公室管理工作人员要调整心态，具备较强的挫折承受能力，在复杂的环境中，冷静、高效地处理各种关系，做好各种事务。
3、要有乐于吃苦、甘于奉献精神
院长办办公室管理工作面广、内容繁杂、任务重、责任大、工作缺乏成就感，节假日、晚上加班加点是常事，甚至有时辛苦半天，不一定得到领导和师生的理解。因此，工作的特殊性要求办公室管理工作人员要有爱岗敬业精神，不图名利、默默无闻、甘于奉献，要有强烈的事业心和责任感，把办公室管理工作当成一门科学，认真学习、积极探索其工作规律，理论联系实际，不断提升管理水平，提升工作效率和质量，更好地为领导和师生服务。
4、要有“以人为本”，真诚服务思想
坚持“以人为本”管理的核心就是要调动人的积极性、发挥人的主动性、激发人的创造性，从而提升工作效率。院长办公室要本着以人为本的原则，接受每一项任务，都要正确领会领导意图，准确掌握学院情况，尽力协助学院领导做好各个环节的办公室管理工作。
办公室作为一个综合性单位，广大师生员工和职能部门，也常常把它作为了解信息、沟通情况、交流思想的场所。因此，院办管理人员尽量处理好与他们之间的关系，做他们的知心朋友，尽可能地为教职工提供方便。配合学院工会做好教职工生老病死等慰问服务工作。办公室承担着学院全部印章的办公室管理工作，每天的使用率非常高，除严格按照规定进行审批、登记外，要热情为他们提供服务，真正落实“学生第一、真诚服务”的服务理念，真诚地服务于师生员工。院办作为对外窗口，经常有学生家长、其它部门或单位的人来咨询情况、联系工作。对这些来宾，院办管理人员要力尽地主之谊，热情接待，详细解答，妥善安排，以塑造学院的良好形象，维护学院的声誉。
办公室管理工作三、今后工作的思路
1、积极与领导进行交流，与办公室人员进行沟通，了解掌握所属人员的思想状况，发现问题，及时解决。更希望学院领导能够及时对办公室管理工作的不足进行批评指正，使院办的工作能够更加完善，保证学院各项任务的圆满完成。
2、院长办公室主任既是指挥员又是战斗员，是领导意志、意见的体现，也是基层问题的反馈者，既要上呈下达，也要反映民意，岗位特殊，责任重大，因此更要树立起良好的自身形象，在工作中成为同事的榜样，在感情上成为同事的挚友，在生活上成为同事信任的伙伴。要学会开动脑筋，主动思考问题，充分发挥领导的参谋助手作用，积极为领导出谋划策，探索工作的方法和思路。
3、“没有规矩，不成方圆”。院长办公室特殊的地位和工作性质，要求办公室必须是一个制度健全、管理严格、纪律严明、号令畅通的战斗集体。要本着“从严、从细、高效、可行”的原则，在原有各项制度的基础上进一步修订完善办公室管理工作规范和各项管理制度，从而使“办文、办事、办会，综合、服务、协调”等各项工作的开展更加规范有序。
