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企业培训师观点:讨论项目质量管理研究工作

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

一、项目质量管理概念

  质量是一个实体的性能总和,反映的是企业对目标的追求及需求满足的程度。如果说质量是企业的生命,那么对于工程企业来说,项目质量管理就是维持和延长企业生命的必要手段,是企业竞争制胜的关键。因此,越来越多的工程企业开始注意到项目质量管理的重要性。

  而项目管理作为一项新兴的学科和行业,它为组织提供了有力的工具,帮助组织提升进行计划、实施和控制各种活动的能力,同时也为组织提供了合理使用自身人员和资源的方法。项目管理的主要目标包括:质量、时间和成本,保证项目的质量是项目管理的主要目标之一。

  二、项目质量管理的实施

  1.项目质量管理体系

  工程企业的产品是在合同规定下的工程项目总承包、设计、采购、施工及开车服务等,为了满足顾客(也称业主或用户)的需要,取得竞争优势和保持良好的经济效益,工程企业需要使用行之有效的质量体系。这样的体系应能带来持续的质量改进,并能不断提升顾客和其他受益者(所有者、员工、分包方及社会)的满意度。

  工程企业的质量体系需要满足下列要求:

  (1)体系研究的方法是系统工程,系统工程的核心是整体优化。在建立、保持和改进质量体系的各个过程中,都必须树立整体优化的思想。

  (2)预防为主,将项目质量管理的重点从管理结果向管理要素转移,使质量问题消灭在形成过程中,做到防患于未然。

  (3)满足顾客及其他受益者对产品的要求,即满足恰当的规定要求、用途或目的,满足顾客的期望,符合所适用的标准和规范,符合社会和环境要求。

  (4)所有工作都是通过过程来完成的。在工程企业内部有许多要执行的职能或工作,如经营、设计、技术管理、采购、施工管理、培训及人力资源等,这些内容错综复杂,因此,应强调主要过程,简化和按优先次序排列过程,这一点对项目质量管理来说尤为重要。

  (5)过程既存在于职能之中,又可跨越职能。质量体系不应只是过程的总和。为了使其有效,需要其组成的过程相互协调和相容,并确定它们的接口。

  (6)一个有效的质量体系,既要能满足顾客的需要和期望,还要能保护企业的利益,并使其他受益者满意,做到质量与效益的统一。

  2.项目质量管理组织

  工程企业根据自身的功能、业务范围、所签订项目合同的特点,组建项目经理部并构建项目质量管理组织,典型的项目管理组织系统。项目经理要保证项目实施全过程的全部活动符合企业质量体系文件的规定,对项目实现合同规定的质量目标负责,

  并组织和领导项目质量经理或质量工程师编制相关质量文件。质量文件作为项目质量管理指导性文件,是内部的“法规”。

  3.项目质量管理的技术与方法

  在项目质量管理实施过程中,仅仅成立了项目质量管理组织、编制了项目质量管理文件是远远不够的。要达到预期的质量目标,还需要采用诸如质量计划、质量保证、质量控制以及质量评价与检验等手段。

  1)项目质量计划

  现代质量管理的一项基本原则是质量在计划中确定,而非在检验中确定,由此可见质量计划的重要性。应针对项目特点和合同内容,参照企业质量体系文件中适用于特定合同项目情况的有关部分,制订质量计划。

  质量计划的主要内容包括:

  ①概述项目概况以及质量计划的适用范围;

  ②规定项目的质量目标,以保证实现对客户的质量承诺;

  ③规定项目质量管理人员的主要职责,按不同阶段(设计、采购、土建施工、设备安装及试车等)设置质量控制点;

  ④制定设计质量控制程序文件,对设计输入、设计输出、技术接口、设计评审和验证更改等环节进行质量控制;

  ⑤制定采购过程质量控制程序文件,包括对采购产品的检验和试验,采购设备材料的搬运、贮存、包装、防护和交费过程等的质量控制;

  ⑥制定施工过程的质量控制程序文件,包括作业指导书的颁布,施工分包方的评价,检验、测量和试验设备的质量控制等;⑦对质量记录、培训、服务等的要求。

  2)项目质量管理保证

  质量保证是为了提供信用,证明项目将会达到有关质量标准,保证项目质量管理计划得以系统的实施,项目质量保证工作包括定期评价总体项目执行情况等,以提供项目满足质量标准的信心。质量保证通过项目质量管理系统实现。只有质量要求全面反映了用户的要求,质量保证才能提供足够的信任。

  (1)质量保证的方法。

  质量审查是常用的质量保证方法,是对质量管理活动的结构性复查。质量审查的目的是确定所得到的经验教训,从而提升项目管理团队对所执行项目的执行水平。质量审查可以是有进度计划的,也可以是随机的;可以由训练

  有素的内部审查人员进行,也可由第三方(如ISO9000认证中心)进行。在项目实施中,质量保证还可通过对质量控制点的把关来进行,

  如:设计阶段的施工图审查,施工阶段的监理人员旁站质量监督,项目所在地质量监督部门的行业管理与质量抽查等。

  (2)质量保证的输出。

  为了保证和提升工程质量必须付出代价,而工程质量没有达到规定标准必然要造成损失,这些属于质量成本。质量成本包括预防成本、检验成本、内部损失成本和外部损失成本。

  当预防检验成本较高时,质量损失成本较低;反之,如果预防检验成本较低,则质量损失成本较高。质量保证的成果之一是降低质量成本,质量成本控制的目的,就在于确定一个合理的质量等级,在该状态下,质量成本总和达到最低,从而为项目相关方提供更多的利益。

  3)项目质量控制

  质量控制包括具体监控项目活动的进程和结果,以确定其是否符合相关的质量标准;分析产生质量问题的原因,并制定相应措施来消除导致不符合质量标准的因素,确保项目质量得以持续不断地改进。质量控制活动贯穿于项目执行的全过程,

  质量控制活动要保证由内部或外部机构进行的监督管理能够发现与质量标准的差异,并消除成果或过程中不能满足性能要求的因素;还要审查质量标准,以确定可能达到的质量目标及为此需要支付的质量成本,并评价其费用效率,必要时可以修订质量标准或项目目标。
项目质量管理人员应当具备质量控制统计方面的实际操作知识,同时还能区分相关术语的含义。

  (1)质量控制的输入。

  即工作成果,包括程序运行结果、项目过程成果和最终成果等。

  (2)质量控制的工具和方法。

  包括:检验,控制表,帕累托(Pareto)图,抽样调查统计,流程图,趋势分析等。

  (3)质量控制的输出。包括下面几种情况:

  1)可接受的决定。经检验后的工作结果或被接受,或被拒绝。被拒绝的工作成果可能需要返工。

  2)返工。返工是将有缺陷的、不符合要求的产品变为符合要求和设计规格的产品的行为。返工,尤其是预料之外的返工,是导致项目延误的常见原因。项目团队应当尽一切努力减少返工。

  3)完成后的审验单。在使用审验单时,完成之后的审验单应为项目报告的组成部分。

  4)程序调整。程序调整指作为质量检测结果而随时进行的纠错和预防行为。

  项目质量管理的难点

  每个项目的实施总是拥有同样的总体目标:质量、时间和成本。三者是一个相互制约、相互影响的统一体,其中任一项目标变化,都会引起另两个目标变化,并受其制约。如何合理的保证项目质量,正确处理质量与时间、成本之间的矛盾是项目质量管理的一个难点,这需要整合项目所有方面的内容,保证按时、低成本地实现预定的质量目标。

  根据侧重点不同,项目可分为质量倾斜型、工期倾斜型及成本倾斜型体系,电力设备的检修、技改项目基本上都属于质量倾斜型体系。我们在编制项目计划时,一般而言是时间、成本、质量标准均已确定,在项目实施过程中就需在从客观因素、具体情况出发,根据将要采取的行动和可能导致的后果进行综合分析研究;按切合实际的原则,使项目进展平衡有节奏地进行,以求达到预期目标。避免出现工期紧张或成本减少,导致质量降低的现象,而质量下降又往往造成返工等后果而导致延长工期和增加成本。

  三、项目质量管理与一般质量管理的联系

  1.具有相同的理论基础。

  项目质量管理是在项目管理和一般质量管理的基础上发展起来的一门交叉学科。四大一般质量管理理论是项目质量管理的理论指导,八项质量管理原则是项目质量管理实践应遵循的基本原则。项目质量管理离不开一般质量管理的范畴,在其产生和发展历程中,吸收和借鉴了当代丰富的一般质量管理理论与实践内容。

  2.具有相同的管理内容。

  项目质量管理活动是在一般质量管理内容体系的指导下进行的。项目的最高经理人须颁布该项目总的质量宗旨和方向,在方针的指导下进行项目质量策划、控制和改进活动,并通过质量保证对上述过程的质量进行控制,同时也涉及到项目成本管理、顾客关系管理和项目质量信息管理等内容。

  3.前者是后者的推广和应用。

  项目质量管理是在深入分析项目特征的基础上,灵活运用一般质量管理的方法和工具,将其移植、推广到项目管理之中,是对一般质量管理理论及方法的继承和发展。

  四、项目质量管理与一般质量管理的区别

  虽然项目质量管理和一般质量管理之间联系密切,但决不能将两者划等号。

  1.管理对象的区别。

  一般质量管理是对企业的日常运作进行管理。日常运作是一种连续不断、周而复始的工作过程。它具有一定的稳定性,工作内容一般不会随时间的推移而改变。同时,日常运作还具有连续循环性。

  项目质量管理的对象是项目,是为完成某一独特的产品或服务所做的一次性努力。项目具有明确的开始和结束点,有特定的环境和目标,由个人或组织在有限的资源和规定的时间内完成,而且必须保证其满足一定的性能、质量和技术经济指标等要求。

  2.管理组织的区别。

  一般质量管理组织的形式主要是企业内部的质量部门,其组织结构和人员配置都具有一定的稳定性。企业质量管理部门围绕企业的质量方针目标,运用一般质量管理理论和方法,通过在生产和工作岗位上具体发展各种质量活动,以改进产品质量。而项目质量管理组织具有临时性和高度柔性等特点,它是根据项目需要由来自不同企业、不同组织的质量相关人员组成的管理团队。项目质量管理团队具有高度的目的性,为了实现共同的项目质量目标而聚集在一起,当项目结束后自动解散。

  3.管理过程状态的区别。

  日常运作是一种稳定的工作过程,其内容会出现频繁的周期性重复,产生的质量信息和出现的质量问题具有很大的相似性,因此,一般质量管理是一个稳定的过程。而项目具有明显的生命周期性特征,几乎所有的项目都要经历从概念阶段到收尾阶段这一完整的生命周期过程。不同阶段对质量的形成起着不同的作用和影响,因此,必须针对各阶段的具体特点,采取适宜的v措施。项目质量管理过程具有动态阶段性。

  4.质量控制的区别。

  在质量控制理论方面,一般质量管理侧重于统计过程控制理论,使用控制图等统计技术来分析过程及其输出,通过适当的措施来达到并保持过程稳定。而项目是一次性活动,任何一个过程都不可逆、不重现,任何一个过程或细节上产生了缺陷都不可弥补,因此在项目质量控制过程中采用克劳士比的“零缺陷”理论。其内涵是“第一次就把事情做对”。

  五、结语

  笔者从实践中深深地体会到,要搞好项目质量管理必须规范职责,否则企业内部制度规章一大堆,部门机构十几个,遇到问题却出现揽功推过、相互推诿的现象。职权不清、流程不明会造成“共同牵头”变成“没人牵头”,“大家协作”变成“没人去做”,最终导致项目进展缓慢,工作效率低,质量也得不到保证。在正确认识项目质量管理与一般质量管理相互关系的基础上,灵活引入一般质量管理的理论和方法,促进项目质量管理目标的顺利实现。(清华北京院领导力课程推荐:清华项目经理领导力课程、房地产项目总监领导力课程)

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。