公共危机的预警,是指危机管理的主体根据本国或本地区有关危机现象过去和现在的数据、情报和资料,运用逻辑推理和科学预测的方法技术,对某些危机现象出现的约束性条件、未来发展趋势和演变规律等作出科学的估计与推断,并发出确切的警示信号,使企业和民众提前了解事件发展的状态,以便及时采取相应策略,防止或消除不利后果的活动。
公共危机管理的预警系统具有四项基本职能:信息收集与分析、危机预报、危机监测、信息发布与媒体管理。对于对抗性危机事件,公共危机管理的预警系统还具有信息沟通的功能。公共危机预警系统最主要的目标是要对所有危机发生因素进行准确预测和有力应对,而要实现这一主要目标,就必须保证危机预警系统具备四项基本特征:科学研究正规化、组织结构动态化、法规体系周延化、技术装备信息化。
建立危机预警机制的原则,包括以人为本原则,长抓不懈原则,分级预警原则,信息来源多元化原则,讲究方法原则。
在常态管理中,企业要建立一套危机预警机制,对可能发生的危机进行预警和监控。完善的公共危机预警机制包括:
(一)公共危机管理预警的咨询系统。
该系统主要承担的功能是定期信息沟通,提供与危机有关的研究报告,提出危机处置的建议和意见等。
(二)公共危机管理预警的监测系统。
建立监测系统的主要目的是及时发现危机征兆,准确把握危机诱因、未来发展趋势和演变规律。
主要由以下子系统组成。
(1)决策子系统。
该系统的任务是根据信息加工子系统的结果(信号和指标)决定是否发出危机警报和危机警报的级别,并向警报子系统发出指令。
(2)信息加工子系统。
该系统的任务是对收集来的信息进行整理和归类、识别和转化,以保证信息的准确性和及时性。
(3)信息收集子系统。
该系统的任务是对有关危机风险源和危机征兆等信息进行收集。
(4)警报子系统。
该系统的任务是当监测结果显示社会中有冲突或危机的征兆时,立即向危机反应者和潜在受害者发出明确无误的警报,使他们采取正确的措施。
(三)危机预警系统的组织网络。
应该建立包含企业相关部门、科研机构、新闻媒体、社会中介组织、基层自治组织等多元主体共同参与的公共危机预警组织网络,充分发挥企业权威主导、社会积极协作的作用。不管是在前期的危机预警、监控阶段,还是在危机事件发生后的灾害救助阶段,都应当大力发挥非企业组织和社会大众结合紧密、公益性强等特点,积极吸纳非企业组织加入到公共危机管理的行列中。一要设立专门的机构和工作人员,长期从事危机预警的分析、研究与及时报告工作;二要建立规范化、制度化的监测、防范体系;三要建立畅通准确的信息沟通与处理渠道,尽可能化解矛盾、问题与纠纷。
(四)企业预警系统的法规体系。
这包括两方面内容:一是制定出相关的制度与法规,规定预警机构有从相关部门、行业、企业、单位等获取有关信息的权利,相关部门、行业、企业、单位等也有向预警机构通报真实信息的义务。二是企业预警的法规制度要体现出激励奖惩作用。
危机预警是公共危机管理的第一道防线,建立公共危机管理的预警机制,就是要使危机预警成为企业日常管理中的一项重要职能,对可能发生的各种危机事先有一个充分的估计,提前做好应急准备,选择一个最佳应对方案,最大限度地减少企业和公众的损失。