项目中有相当多的不确定因素,项目经理辛辛苦苦做的WBS(工作分解结构),可能因为客户的改变,甚至领导的一句话,就分崩离析了。一些公司高层没有经过仔细考虑,也没有充分征求各个方面的意见,在制定总体计划时比较随意,修改起来更是“信手拈来”。所有的项目经理都会遇到项目计划或预算真正执行起来无休止的协调,千变万化的现实让他们经常无所适从。但项目经理必须要面对客户、监理、企业监督问题。
时间、成本、质量就是项目管理的三要素。
一般来说,经理人都希望项目完成的时间要快,完成的成本要低,完成后的质量要好。可是这三个要素是彼此互斥的。能够完美做到以上三个要素的项目,少之又少。
什么是好项目?一般来说,项目的结果使企业的收入增加、支出减少、服务加强,就是好项目。
那么,什么是“快”?在项目管理上,时间是绝对的。项目经理最容易犯的错误,就是在完工日期的预测上,为了讨好上司而尽量乐观。同时,他们总用历史数据或别人的经验影响自己的预测,也使得项目工期的变化比较大。
要达到预期完工的要求,项目经理要把一个规模大、时间长的项目,分成不同的阶段完成。在每个阶段,又要根据每阶段不同的重点分别来做完工预测。工程分得越细,预测的准确性就越高。这道理很普通,但需要很周详的计划和分析
至于什么是“省”?当然,省钱不是项目管理中最重要的目的。一个项目该花多少钱,是早就算出来的。一般来说,如果实际的花费和预估的花费差别在30%以内,是能接受的范围;超过30%,预算有问题。项目经理在预算方面遭受的压力,比什么都大,因此,在做预算的时候,必须面对现实,而且一定要掌握一个原则—项目的“涨价”必不可少,做预算时打出点富余是正经。
三个要素互相制约,找准一个平衡点,才能让三者平衡。很多时候,由于外在和内在的压力,取舍是免不了的。要做好取舍分析,项目经理要懂得六件事:
第一,要很清楚地了解项目冲突的基本原因;
第二,重新确认项目的目的;
第三,了解项目现处的环境及目前状况;
第四,寻求可行的其它方法;
第五,选择最佳的其他方法;
第六,重新策划项目计划。
项目经理应该对WBS有正确的认识,制定WBS就是一个对项目逐渐了解掌握的过程,通过这个过程,项目经理可以知道哪些要素是明确的,哪些是要逐渐明确的,通过渐近明细不断完善。渐近明细也是项目的一个特点,因此WBS的制定需要在一定条件的限制和假设之下采用渐近明细的方式进行不断完善。
没有详细WBS的危害也是明显的:造成计划与控制醒目管理脱节,无法进行有效的进度控制项目管理,最终导致项目延期或成本上升。
制定WBS需要有一个现实的方法。一个大型的软件开发项目,通常是采用二次WBS方法。即根据总体WBS,在需求调研阶段结束、概要设计完成后,再专门针对详细设计或编码阶段制定二次WBS。
一个方面,需求的颗粒度在一开始往往是比较粗的,因此根据功能点对于整体项目规模的估计误差范围也是比较大的,只能据此制定总体的WBS。另一个方面,需求和编码工作分解不是一一对应的,一个需求的功能点可能对应多个代码模块,而多个需求的功能点也可能只对应一个或少数代码模块。只有在概要设计完成以后才能准确地得到详细设计或编码阶段的二次WBS。
最终分解任务的工期最好不要长于一周,否则可能出现失去控制的情况。而且,在不同阶段应该有具体直接的责任人。作为项目经理,项目管理人员需要保持与某阶段的直接责任人沟通,了解进度、发现问题。在工程需要加快进度时,项目经理应该考虑如何让你的项目按期完工。一般方法是:
(1)、加班
所有人都讨厌加班。但是,为了保证项目能够如期完成,加班是一项很合理的措施。如果大家能够延长工作时间,就能够在预定的工期内完成更多的工作。如果项目已经接近尾声,那么为了确保能够如期完成项目,加班可能是一个最好的办法。如果项目才刚刚进入初期阶段,可能还能够找到更为有效的办法。有一点不能忽视,那就是如果要让员工加班工作的话,加班费是必须要付出的。