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企业培训师观点:项目时间管理与活动资源需求的密切关系

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

项目活动资源需求和项目时间管理的关系是非常密切的,项目活动资源需求估计不仅是成本估算的依据,也是项目活动历时估计的重要依据。项目活动资源需求不仅会影响到项目成本,也会影响到项目时间管理。资源的数量、类型、质量和资源投入节奏都是项目实践的重要和直接的因素。本文将从项目活动资源数量、质量、需求节奏和资源类型四个方面分析项目活动资源与项目时间管理的关系。

  一、项目活动资源的质量(能力)对项目时间管理的影响

  大多数活动的所需时间都受到所分配的人力与物质资源能力的重大影响,例如,如果两个人都全力以赴投入工作,则通常资深人员完成指定活动所用时间要比初级人员少;一项翻译活动需要两个专业翻译工作两天,而如果使用一般大学生来完成这项活动就可能需要很长的时间了。

  一般而言,资源质量越好,项目活动所需时间就越短,但是到达一定的极限之后,再提升资源质量也不会再减少活动时间。另外,过高的资源质量还可能意味着使用成本的增加。所以,类似于项目活动所需的资源的数量分析,因此资源质量也是以适用、好用、易用为首要原则。

  另外在探讨项目资源质量时还要注意区分物质资源和非物质资源的质量问题。对于物质资源,我们主要借用客观的检验指标,比如水泥的质量、设备的质量等。但对于非物质资源,除了客观判断以外,还要有主观的判断。最明显的就是人力资源,除了要求具有一定的知识和技能以外,对项目的投入和热情也是判断这种资源质量好坏的重要依据。

  二、项目活动资源数量对项目时间管理的影响

  一个活动工期长短显然会受到能够分配给多少资源量的影响,但二者之间不一定存在直接的线性关系,也不一定是正相关或者负相关关系。例如,一个每天只工作半天的人完成一项活动所需时间可能正好是全天都工作人员所需工时的两倍;而两个人共同工作时,完成一项活动所需时间可能恰好是单独一个人工作时所需时间的一半。但是,并非投入工作人力的增多一定伴随着所需时间的减少。随着过多人力的增多,项目反而会出现沟通和协调问题,影响劳动生产率。也就是随着资源的增加而效益增长递减。一味求助于追加更多的资源可能得不到预期的回报。为了使活动工期满足要求,分配任务的资源要适度,过多的资源不仅耗费了金钱,也不可能达到缩短工期的目的。即存在一个压缩点(CrashPoint),从这一点开始再增加更多的资源只会延长项目活动的工期。

  三、项目活动资源的需求节奏对项目时间管理的影响

  一般来说,项目活动资源需求节奏确定了项目活动资源的投入时机和数量,它反映了在任何给定的一个时点上活动所需各种资源的水平。对于项目活动来说,在整个活动生命周期对资源的需求的水平是有差异的。总体上说,在生命周期的第一个阶段和最后一个阶段,资源总体需求水平是最低的;而在第二个计划阶段,资源总体需求水平是相对较高的,在第三个执行阶段,资源总体需求水平是最高的。在估计和确定资源需求时,这是一个总体的上的估计。

  显然,3项活动的资源供应总量都满足了活动资源的需求,但是类型1和类型3仍然导致了项目活动的延期,而只有类型2顺利按时完成活动。由此可见资源的需求节奏也是项目时间管理的影响因素。识别项目活动的资源需求节奏,并按照这种节奏供应资源,才会为项目的进度按计划进行提供保证。

  四、资源类型对项目时间管理的影响

  完成项目活动所需的资源有多种类型,因此也就存在多种形式的资源组合。有不同能力或技能水平的人力,不同大小或类型的机器,不同的工具,以及不同的原材料等。不同形式的组合都可以完成项目活动,但是在项目进度、成本、质量、风险等方面上肯定存在差异。比如工程项目中的土方运输,可以采用汽车和手推车两种资源,显然二种资源都可以完成项目活动,但是在时间上的差异显而易见,这是因为不同资源的额定能力和有效能力是不同的。因此资源类型是我们在进行项目活动历时估计的时候必须考虑的因素之一。改变资源类型配比与改变资源数量都可以带来项目时间管理上的变化,因此确定资源类型对于项目时间管理也具有重大的意义。

  需要指出的是,通过增加资源数量、提升资源质量或者改变资源类型,都可以减少项目活动所需的时间,但这种减少都不是无限度的,也不一定都是有效的。一方面这和资源的使用特性有关,即资源的能力是有限度的;另一方面和项目的特性有关,项目活动都是互相关联的,影响项目时间管理的因素很多。此外。项目活动时间的减少经常是以成本的增加为代价的,比如在上面提到的土方运输的例子中,以机械设备代替人工,当人工成本很低时,活动成本的增加是显而易见的;而当增加人力资源投入时,人工成本也会上升。所以在确定采用调整资源的方式来提升进度的时候应当综合考虑。

  通过以上四个方面的分析,可以看出资源需求和项目时间管理之间存在着密切的联系。如果在项目时间管理中忽略项目活动资源的需求,那么我们所制定的项目时间管理计划就很可能会受到资源是否能够及时到位的影响。当然,当假定资源可以无限使用并且可以随时随地使用时,项目活动所耗费的时间与资源需求是没有关系的。但在实际工作中,项目只能够得到有限的和相对固定的资源支持。因此在项目时间管理中不能忽略项目的资源状况,而在确定项目活动资源需求中我们应当考虑项目的工期要求,总之要用集成管理的思想综合分析二者关系,才能够确定正确的项目资源需求和恰当合适的项目工期。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。