吉宁博士观点
人事档案是企业员工信息的重要载体，历史全面地记载着员工的基本情况，反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、齐全、完整的员工人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。人事档案具有法律效用。认真搞好人事档案管理，就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况。应该说人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。本文就如何在新形势下搞好人事档案管理工作提出一些思路和想法。
人事档案是国家机构、社会组织在人事档案管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
由此可见，人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用，互相促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。
一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。
2.促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
3.有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
二、提升企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提升企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提升。
三、人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用
人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”，如流动性、电子化，而目前人事档案管理存在的不足，已经不能适应人力资源发展的需求，并对其发展产生了负面影响，主要表现在以下方面：
1.档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置
真实性是档案的基本特性，没有真实性，人事档案管理也就失去了利用价值，失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小，学历越填越高，工龄越填越长，有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现，使档案丧失了真实性、权威性、严肃性，使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定，必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响，从而有可能使组织错过发展机遇。
2.档案材料内容简单雷同，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照，本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌，使考察者在翻阅档案时能够一目了然，如见其人。然而，如今人事档案管理材料单一，内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，体现不出个性特色，失去真正意义上的参考价值，进而影响到员工的正常晋升和选拔，挫伤了员工的积极性，导致组织蒙受不必要的损失。
3.个人档案材料分散、缺失，破坏了人事档案的整体性，降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人不够重视，致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动，致使一部分材料滞留在原单位；学生参加工作，档案留在学校；取得学历文凭，学历材料存放在自己手里，等等。现阶段人才流动性大，各单位为引进高素质人才，采取一系列措施吸引人才，包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象，破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源的效力。
4.人事档案管理手段落后，制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化，及时有效地提供各种信息，为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于看摊守点，缺乏创新精神和竞争意识，无法为人力资源开发提供有效的服务。
四、人事管理要信息化，资源共享化
信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑，实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。人事档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发一些信息软件，利用现代化工具使人事档案管理资源信息化；即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提升人事档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。我所在的单位2005年开发建立一套人力资源管理系统软件管理系统，这套系统就是依据员工的原始档案信息，建立起员工的基本情况，学历及学位、专业技术职务、行政、党派职务劳动合同、岗位变化、教育培训、职业技能鉴定、从事工种情况、家庭成员及社会关系、离休退休情况、薪酬和职工五项保险、住房公积金等二十几个大项内容，特别增加了员工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，还将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录也作为人力资源管理信息的一部分，内容更加完整、准确。通过采集、核对、录入、调整、这套人事信息综合系统已正式上线运行，实现了全集团公司员工的人事信息共享，企业经理人可以不用在较短时间内，迅速查阅到所需员工的所有人事档案信息，提升了工作效率。这套系统还可自动生成若干人力资源方面的统计报表，基本实现了人事档案管理从传统的管理方式向现代化的信息化管理方式的过渡。
五、改进人事档案管理，为现代人力资源管理服务
人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为人力资源开发提供强有力的保障。
1.切实提升人事档案管理人员的素质
在知识经济时代，随着现代化水平的不断提升，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到人事档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提升人事档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求；要让他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。人事档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提升全民档案意识，形成人人关心档案的局面。
2.建立健全合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要热情服务而又不失原则，注意档案的保密和安全。人事档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。
3.加快人事档案工作科学化、现代化进程
随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
综上所述，在新形势下做好员工人事档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业的可持续发展的一个坚实的基础。人力资源管理部门要充分认识人事档案管理现代化、信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题，使人事档案工作管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，人事档案管理工作标准化，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。
