吉宁博士观点
目前，我国高校各部门教学档案管理和管理手段都很落后，随着高校扩招和教育体制改革的不断深化，教学档案管理人员的工作量不断增加，如果仍沿用人抄手写的方式支日常教务工作和教学文件材料的管理，就不可能从繁杂的日常事务中解脱出来，也难以适应办公自动化和现代网络技术的发展。
本文就高校教学档案的形成、收集及如何做好教学档案管理工作做一探讨。
一、高校教学档案收集难的主要原因
1.群体档案意识不强，教学部门和档案部门缺乏应有的沟通、协调。
学校的许多部门普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，档案收集、管理是档案部门的事，档案材料的收集、整理与己无关，是分外之事，对档案部门的通知、要求置之不理，对有关的归档范围、归档要求漠不关心，不愿配合兼职档案员或档案部门做好档案的收集工作；在部门规划和工作制度中，很少提及档案工作，即使形成一些文件材料，也因为没有相应的管理制度，缺少统一的可执行的标准，导致教学档案的分类、整理处于混乱的局面。由于是分散保管又没有责任意识，时间一长，因人、因事、因时导致材料流失。
许多教学、科研人员对教学档案管理工作的认识不足，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的担心归档后使用起来不方便，不如自己保管。有关教学活动没有及时记录，形成文件材料，或没有注意收集保存。
2.片面抓教学工作，对教学档案的形成和收集工作重视不够。
教学活动是高校工作的重点和核心，为完成教学任务，学校的上上下下齐心协力，认真组织，努力保证学校教学工作的正常运转并取得很大成绩。但由于精力全部集中于教学，很少有人顾及教学文件材料的收集工作，尤其是领导的忽视，加之教学档案管理制度的不健全或不落实，人员安排不到位，经费投入不充分，导致教学文件材料的管理处于无序状态，不能把应归档的材料收集起来。一般来说，高校系级教学档案管理工作起步较晚，制度不够健全，教学档案意识较为薄弱，对这项工作的重要性认识不足，系里也没有专职的教学档案管理人员来负责，兼职档案人员大都身兼数职，工作繁忙，主要精力集中于教学档案管理和其它日常事务，且大都未受过专业培训，档案意识和档案业务水平较低，而且很多情况下，档案工作也未作为一项工作任务固定下来，未列入其职责范围，这就难免缺乏工作责任感，难免在工作中出现一些漏洞。
二、教学档案的形成
高校的教学实践活动是由三部分组成的，一个是教学档案管理部门或教学档案管理人员的教学档案管理活动，一个是教学业务人员的教学实践、教学研究过程，另外一个就是学生入学后学习科学文化知识的活动。这三种活动即相对独立又相互渗透，这些活动既要在教育的过程中进行，又要在教育管理过程中，把上述过程中形成的有保存价值的教学文件材料收集整理，按归档要求按时整理归档。由此看来，教学档案是高校进行教学活动的真实记录，是教学业务人员、学生及教学档案管理人员辛勤劳动的结晶。
从学生“学”的方面看，教学档案的主要内容有：
1.学生名册、学生成绩表、学生学籍登记表、毕业、肆业，结业等证书存根、学生休、退、复、转学等学籍处理文件材料，毕业生质量调查、同学录、实习大纲、计划、和总结、学生实习的典型报告，优秀毕业生的毕业设计、论文、学位评定及审批材料等。这些材料是学生学习过程的真实反映，反映着高校教学质量和学生掌握专业文化知识的情况。
2.在“教”与“学”的过程中，又渗透着教学档案管理的“管”的内容。教学档案管理材料既有上级关于教学方面的文件，又有本校贯彻上级文件形成的有关规定、办法、请示、报告、总结、奖惩材料等。
总之，教学档案是在教学档案管理、教学实践活动中形成的，是“教”、“管”、“学”三个方面材料的有机结合，不能片面强调某一方面的内容或某个部门的材料，而忽视其它材料的收集积累，应从上述“教”、“管”、“学”三个方面，加强教学档案管理部门和教学业务部门教学文件材料的收集工作，保证教学文件材料的齐全完整，为学校教学改革、提升教学质量服务，为顺利通过国家的教育教学评估服务。
高校教学档案的内容十分丰富，从教学人员“教”的方面看，教学档案的主要内容有：
1.教学计划，教学方案，教学大纲及专业设置、课程安排等文件材料，是高校具体实施教学工作的重要依据和前提。
2.自编教材和参加全国统编教材、采用外来教材的目录和简介、典型教案、试题试卷分析、国内外专家来校讲稿，录音、录像以及本校录制的各种教学录像、录音带等材料。这些材料真实反映了高校教学水平和学术水平。
3.教学研究活动计划、总结、典型教材、重要经验交流材料、教学检查、教学督导材料，本校出版的教学研究刊物、简报等。这些材料是高校的教学科研水平和教学经验的真实反映，对以后的教学科研工作具有借鉴和指导作用。
4.师资培养计划、总结、典型材料、教师任课和完成工作任务的调查报告、进修计划和考核职称的材料。这些材料反映了高校师资队伍的建设情况。
三、加强教学档案的有效管理
1.提升广大教职工的档案意识，增强大家对档案法规的认识以及对教学档案管理重要性的认识；
2.转变观念，切实认识教学档案的重要性，重视档案工作，改变片面抓教学而忽视教学档案管理工作的局面；
3.改变教学档案分散保管的状态，实现集中统一保管高校应逐步改变教学档案由各个部门分散保管的状态，各部门应在日常工作中注意收集和积累有价值的文件材料，并按时移交档案部门，实现教学档案的集中统一管理；
4.加强协同管理，发挥各个管理职能部门的系统作用，促进部门档案工作的开展。
高校应建立由分管院领导、教学部门负责人、教学部门专兼职档案人员的教学档案管理网络，并建立严密的监督机制，完善教学档案的各项规章制度，在调研的基础上公布各部门的归档范围和保管期限表，提出明确的归档要求，明确岗位责任制和年度检查评比制度，并及时将检查评比情况予以公布，以促进部门档案工作的开展。兼职档案人员可以采取边学边干的方法，档案部门尖要求教学档案经理人不仅要学习档案专业知识，也要掌握计算机及其相关知识，并采取各种方式检验其学习效果。档案部门要定期对兼职档案人员进行培训，以提升他们的业务水平。
四、建立有效的约束、监督机制，促进教学档案工作的开展
争取学校的支持，采取一些行政强制措施，建立和完善档案部门的约束、监督机制，使各部门和有关人员不得不完成教学文件材料的收集、积累和归档工作。如规定教工参加评定必须由档案部门出具归档证明，确认其已惟我独尊原教学文件材料，否则取消其评职称的资格；对教学部门实行一票否决，结合年度检查评比的情况，凡没有成教学文件材料的归档任务或归档不系统、不全面的，取消其当年先进的资格等等。采取上述各种措施，能有效制约各部门，有效规范部门档案，使高校档案工作逐步走上健康有序的发展轨道。采用计算机技术和网络技术，努力实现教学档案工作的现代化。
应逐步在教学档案工作中采用先进的技术和设备，实现计算机化，系统化、网络化，采用统一的档案文件管理软件，建立规范标准的教学档案管理价格经，利用计算机进行自动编目，自动检索、自动统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理，避免部部门征得录入数据，避免人力、物力的浪费，实现不同部门间的数据转化，减轻工作人员的劳动强度，实现教学档案的科学管理，大提升工作效率。还应利用现代通信技术，实现教学档案信息传递网络化。档案部门应逐步建立教学档案信息库，如试题库，学籍库等，逐步参与教学档案管理，成为教学档案管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一，并纳入全校信息系统管理和开发利用。
总之，只要学校重视教学档案管理工作，逐步增强广大教职工的档案意识，再加上教学部门和档案部门齐心合力，紧密配合，高校的教学档案工作就一定会搞好。
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