吉宁博士观点
一、专业技术人才的准备
面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须拥有既懂企业档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少企业把整个档案计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括：
1.全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲。档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提升计算机应用的水平和能力，适应企业档案管理新形势的需要。
2.主题标引人员的准备企业档案管理应选择有一定语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。
3.应用软件人员的准备企业档案管理应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训。使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。
企业档案管理在引进电子计算机前，如能做好上述各项准备工作，则基本上能做到“水到渠成”，顺利地开展好计算机应用工作。实际上计算机并不是个高深莫测、难于掌握的东西。一旦你接触了它，了解了它，就会喜欢上它，同时也会将这项工作做得更好。
二、计算机管理档案的优势
企业档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以着录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案着录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对企业档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业档案管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
因此，为了实现企业档案管理不同文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强企业档案管理综合应用计算机技术的研究，购买文档管理一体化系统软件，进行企业档案管理的综合化管理。
总之，档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的自然科学知识、计算机知识，掌握汉字输入方法，熟练操作计算机，掌握企业档案管理软件的使用方法。同时，档案工作者要加强责任心，正确认识计算机企业档案管理的意义、特点，自觉增强工作质量意识。
