吉宁博士观点
人事档案管理工作看似简单，实则责任重大。特别是新建单位，更应从源头抓起，规范管理。只有这样，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服务于职工，方便于档案管理工作。
一、新建单位人事档案管理不规范的种种表现
一些新建单位在人事档案管理工作中，由于监管不严，在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端，不仅影响了人事档案管理的严肃性，也给实际工作带来了许多不应有的麻烦，具体表现为：
1.日常管理不规范。
由于是新建单位，人事档案管理工作人员经验不足，方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有，譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上，不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等，这样极易造成失、泄密事件。
2.管理人员政审不严格。
人事档案管理工作人员没有经过严格政审即走上工作岗位，有的政治素质低，有的保密意识差，有的原则性不强，不该外传的机密外传，不该说的话乱说等等，有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案，弄虚作假，以权谋私。
3.交接手续不严肃。
新建单位人员调入频繁、数量较多，如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强，极易出现他人代交档案，甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象，违背了人事档案管理工作的严肃性原则。
4.硬件设施不达标。
有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视，有的没有设立专门的档案库房，有的没有专职的管理人员，有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有，人事档案与其他行政档案归在一起保存，库房钥匙不是由专人保管，而是人人随手可拿，没有丝毫的保密观念。
5.信息核实不认真。
有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封，特别对那些由本人递交上来的档案，有的超过了转递期限，有的材料不完整，有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实，势必影响档案的完整性和正确性。
二、加强新建单位人事档案管理的必要措施
人事档案管理是一项严肃的工作，一旦管理不善，发生失泄密事件，就会损害职工的切身利益，挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作，应从源头入手，抓好环节管理，主要应做好以下几方面的工作：
1.配好相应的设施设备。
新建单位应进行科学规划，在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房，即使条件有限，也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。
2.把好交接审核关。
人事档案的交接，应严格按照档案管理工作的要求，由调出单位和调入单位的人事部门工作人员当面交接。档案在交接过程中要做到密封传递、专人经办。对人事档案中的相关信息，经办人员要认真核实，严格审查，发现疑点和偏差，要坚持原则，及时整改，确保档案信息的完整性和准确性。
3.做好人员政审工作。
这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性，必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。
4.抓好日常档案管理工作。
对于人事档案的管理，任何环节都不能马虎。库房禁止非工作人员出入，档案柜要专柜专用，随时上锁。查阅人事档案，如为外单位发展党员政审等需要，需出具单位证明信；如本单位工作需要，需分管领导批准。除非特殊情况，禁止将人事档案带出库房，应就地查阅。查阅人事档案应需要什么内容，查阅什么内容，不得人为扩大查阅范围，更不能将整本人事档案全部查阅。查阅时，人事档案管理人员应在场监督。职工的任免通知书、在职教育证书、入党材料、年度考核表等随机性材料应及时收集，立即归档。在整理人事档案时，不得违反工作纪律，请非人事档案管理人员插手，不能将人事档案带出库房整理。为了避嫌，人事档案负责人的档案应交上级主管部门统一管理，单位负责人的人事档案应按相关规定送交有关部门管理。对于因工作责任心不强、保密意识差发生失、泄密事件，给单位工作造成损失的，对档案管理人员要严肃处理，对利用职务之便弄虚作假的要加倍处罚。
5.搞好人员业务培训。
人事档案管理工作人员应为专职，对于一些合署办公的新建单位，也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前，应进行认真的业务培训，强化保密意识，严肃工作纪律，端正工作态度，能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。
人事档案管理是一项严肃性、政治性、原则性很强的工作，是一个涉密程度高、保密要求高的工作岗位，要求档案管理工作人员不仅要有严谨认真的工作态度，更要坚持工作原则、坚守保密纪律，政治素质高、大局意识强，只有这样才能做到规范管理、科学管理，保证人事档案管理工作质量。
