吉宁博士观点
随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展，高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着许多新情况新问题，特别是随着高校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，高校档案管理工作在高校管理中的地位和作用日益突出。学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用，分析利用学校档案，能有效帮助提升教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理，对教育、教学、教研活动，有着十分重要的作用。
一、高校档案管理工作的现状及问题
《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为高校档案管理工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，高校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上，学校的档案意识在增强，各部门对档案管理工作的重视程度有了较大提升；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提升。但从整体上看，目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进。集中表现在：
1.档案管理意识淡薄，利用率不高
长期以来，由于人们对档案管理工作意识不强，认识不到档案管理工作在学校建设中的重要性和必要性，是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2.档案管理工作不规范
虽然部分高校按照档案法的要求，加强了对档案的领导和管理，并且按照国家档案馆建设标准，建立了规范的档案馆，是仍然有部分高校因各种原因，档案管理工作还没有完全规范，档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理，专兼职管理人员配备不到位，管理制度不健全；由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理、不装订，管理水平低，收集渠道不通畅。
3.档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大
一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
4.管理方式落后，信息化管理手段运用很少
目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，这种方式已经越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求；现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，难以开展整体信息资料的开发与利用。
5.档案基础设施建设相对滞后
新时期档案管理工作的要求不断提升，对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比，部分高校档案基础设施建设投入不足，适宜安全保存档案的专门库房缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。
6.硬件设施不达标，档案资料不全
学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象：一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
高校档案管理工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，但笔者以为最主要的原因有二。一是认识不到位，重视不够。表现在部分高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案管理工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强，重视不够。二是档案建设投入不足，在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难，需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，档案建设跟不上学校发展的步伐。
二、学校档案管理工作的重要作用
1.学校档案是学校的教学总结
学校档案汇集了学校现有的知识成果，是学校成长和奋斗的沉积宝鉴，具有很大的开发利用价值，对学校档案进行综合分析，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，为新的时期学校建设提供借鉴和依据，推动学校自身形象和价值观的发展。
2.学校档案是学校的历史载体
学校档案作为历史的记录、知识的载体之一，包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料，记载着全校师生员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样，学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源，对学校具有重要的推进作用。
三、加强学校档案管理工作的对策
1.全民参与，增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来提升教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案管理工作的顺利开展。
2.多点开花，丰富档案管理工作内容
档案管理工作是一项积累性工作，首先需要档案管理工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学资料，也要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。
3.领导重视，完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案管理工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
4.与时俱进，努力与校园文化建设相结合
学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案管理工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
5.专员管理，强化档案管理工作基础
优秀的档案管理工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识；另一方面建立档案管理工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提升管理水平，跟上办公自动化步伐。
6.实现管理现代化，拓宽服务领域
随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向，一方面利用现代化高科技手段提升档案管理工作效率，使档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，提供查阅便利，提升使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案管理工作。
7.硬件支柱，保证档案管理工作质量
硬件建设是提升档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
总之，新的形势要求高校档案管理工作要与时俱进，不断创新档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案管理工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
