吉宁博士观点
档案信息化，建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提升。
我国已全面进入买方市场时代，信用交易也已成为市场主流的交易形式。信用交易给企业带来巨大商机的同时也是一把“双刃剑”，处理不当就会形成大量的应收账款和巨额坏账，直接影响到企业的生存与发展。客户档案的建设管理是加强企业应收账款管理和防范企业坏账风险的重要工作内容，是解决我国企业普遍面临坏账危机的有效措施之一。本文围绕企业客户档案的涵义和内容、客户档案管理原则和模式、以及客户档案管理在企业坏账风险控制中的应用进行初步探讨。
一、客户档案的涵义与内容
客户档案管理是企业在与客户交往过程中所形成的客户信息资料、企业自行制作的客户信用分析报告，以及对订购的客户资信报告进行分析和加工后，全面反映企业客户资信状况的综合性档案材料。建立合格的客户档案是企业信用管理的起点，属于企业信用管理和档案部门的基础性工作。客户档案的内容比较复杂，既包括标准的企业资信调查报告，又包括形成最终报告的基础性原始资料和数据。客户档案原始资料。客户档案原始资料是客户档案的基础内容，常见的客户档案原始资料主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；客户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件；客户履约能力证明资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。因为在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的，为了避免今后的经济纠纷，这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来，切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、法律风险和信用风险。
二、客户档案管理原则
实践证明，建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类管理的原则，进行科学管理。长期以来，客户档案管理在我国企业管理实践中没有得到应有的重视，客户资料分散化，数据信息更新缓慢、滞后，缺乏恰当的客户分类等问题十分突出。这些不利因素限制了客户档案管理在企业应收账款管理和坏账风险控制方面发挥应有的作用，使企业大量本可避免坏账损失成为现实。集中管理。因此，针对客户资料分散化的问题，企业惟一的解决办法就是对客户档案进行集中管理。集中管理客户档案后，公司可以进行统一授信，全面跟踪，及时抑制可能出现的问题。在集中管理的模式下，企业仍然要注意加强信用管理部门的工作人员的职业道德教育，使其意识到客户档案管理是企业的特殊资产，也是企业商业秘密的重要内容。
１、动态管理。
所谓动态管理，是指对于客户档案信息要不断进行更新。这是因为客户本身的情况是在不断变化的。就客户的资信报告来讲，它是一份即期的客户档案，有效期一般在三个月到一年。超出这个时间，就要对客户进行新的调查。同时对客户档案实施动态管理的另一个目的是，随着客户的财务、经营、人事变动情况，定期调整对客户的授信额度。信用管理部门的授信应该按客户协议进行，一般以年度为单位确定本期授信的有效期。
２、分类管理。
对客户档案进行恰当的分类，主要是基于客户对企业的重要性和客户档案管理费用进行考虑。企业客户规模的大小不一，对企业销售额的贡献程度也相应不同，理应区别对待；另一方面进行客户档案管理也要考虑到成本效益原则，尽量使有限的资源发挥最大的经济效用。考虑客户对企业的重要性因素，信用管理部门可以将客户分成普通客户的核心客户。划分的标准是企业与客户的年平均交易额，同时要考虑与客户交往的时间长短。
三、客户档案管理模式
一般来说，企业客户档案资料的收集、处理、评价的成果都具体体现在标准版式的企业资信调查报告中，它构成合格的客户档案中核心的内容。对于企业的客户档案管理 工作，一个合格的最简单的客户档案就是一份普通版本的客户企业资信调查报告，换言之，客户档案库的数据平台就是普通版本的企业资信调查报告，客户档案就是在此基础上建立的。客户电子档案资料的建立和维护随着企业发展阶段的不同，其操作方式和总体架构也会随之不同。目前比较常见的客户档案管理模式主要有两种。简单的客户档案管理。大多数处于初级阶段的小规模企业，企业的营业额总体比较小，并且企业的客户量不是很大，因此就是将一些客户档案形成电子化文档资料，通过WORD、EXCEL等办公自动化软件进行简单的编辑、统计等操作。这种管理模式的优点是成本比较低，对管理人员的技术水平要求不高；缺点是对于客户资料的分析效果不是很好，资料整合和再利用的可能性不是很大。
在国内，根据目前征信产品的价格和经验数据可以预估客户档案数据库建设的投资规模。此外，在客户档案数据库的建设过程中，要充分应用数据挖掘技术，根据企业客户档案管理的特点建立合理的数据挖掘分析模型和挖掘方法，从大量客户档案原始资料中通过数据选择和检测，揭示出隐含的具有潜在价值的信息，
四、客户档案在企业坏账风险控制中的应用
现代企业的应收账款管理和坏账风险控制已经从单纯的事后控制发展到事前、事中、事后控制相结合的全过程控制和管理模式，从业务性质上看，坏账风险控制涵盖了企业客户开发、商务谈判、授信管理、会计核算和法律诉讼的众多方面。而客户档案管理在企业坏账风险控制的每一个环节都有着广泛的应用。通过企业客户档案的建立，可以选择和维护重要客户并识别高风险客户。在客户档案缺失的情况下，客户信息资料主要是掌握在业务员手中，公司各级经理人缺乏形成正确决策所需的足够信息和客户档案材料，因此在一些重要客户的开发和选择上犹豫不决，而对于一些信用较差的客户或交易价值不大的客户却因为业务人员的盲目开发，为日后形成坏账危机埋下了隐患。通过客户档案管理的建立和完善，企业管理层有了对客户进行准确判断的基础，经过对客户审慎的观察和分析，降低因开发和选择客户不善而造成的坏账风险。
