吉宁博士观点
系办公室是教学管理与行政管理两者融为一体的综合性办公机构，从行政管理的角度来看，它面对的工作主要是学校各部门以及本系下达的各项行政管理工作，面对的人员主要是领导和教师，从教学管理方面来看，面对的工作主要是教学事务性工作，面对的工作对象主要是教师和学生。系办行政管理工作主要有以下职能：
系主任的重要助手
系教学秘书对上级机关的部署结合本系领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强教学管理、维护正常教学秩序、保证教学质量起到组织、执行的重要作用。
系主任的主要参谋
系秘书要深入教学第一线，了解教学情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，如对于教学计划的执行、理论教学和实践教学中存在的问题及学生对老师教学情况的反映作及时了解，向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋。
协调和沟通的功能
美国管理学者怀特说：“行政乃是为完成某种目的时，对许多人所做的指挥、协调和控制”。系办在行政管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的教学秩序，及时转达传送学校以及主管部门的各项工作精神，主动协调好各部门的关系。它既要协调好本系各教研室间的关系，还是协调好本系与学校各部门之间、系与系之间联系的窗口，还是系领导与教师间沟通的桥梁，同时也是教师与学生间信息传递的渠道，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。
保障作用
保证学校各主管部门以及本系分派和布置的各项具体事务工作，能及时有效地完成保证系领导集中精力思考和处理教学工作中的重大问题。同教师建立良好的教学工作关系，倾听他们的意见，充分调动老师的积极性，齐心协力完成各项任务。系办工作涉及的是非常具体、非常实际的工作，体现的是一种“于细微处见精神”的工作实绩。
系办的工作任务繁杂，事务性强，有大量的常规工作，在事情纷繁的系办，常会给人以慢无边际，无所适从的感觉。以我系(计算机系)为例，若将其作一归类，系办所有工作大致可分为三类，其一是教务工作。包括了解系教学情况，安排系教学质量检查和检查落实执行结果；负责教学任务表、教学进度表、教学计划、教师任课安排表、授课计划的上传、下发及各种文件发放和管理；负责教师业务档案的整理；负责每学期工作量的统计和教师超工作量报酬的核算及汇总；负责本系期末考试监考人员的安排；负责本部门各专业的教材配套和汇总上报；负责本系学生的成绩管理；在系主任的领导下，具体执行并上传下达本系各专业的课程设计、实习的时间、地点及辅导教师的安排等。其二是行政管理工作。包括承担各种信息的传递与交流，经费管理，系办公用品及办公设备的采购和行政管理工作，执行系人事考勤制度，建立全系简易人事档案，日常维修的协调工作，承担校、系领导临时安排的事务性工作等。其三是文秘工作。包括各类文件档案管理，学生成绩等。
面对如此繁多的事务性工作，系办工作人员要注意掌握工作的整体性、有序性、连续性和时效性的原则，力图使多种无声枯燥的工作显现出节奏性，学会区分工作的日常性、阶段性、及时性和目标性。分清轻重缓急，在时间上做出合理安排。例如，大部分行政和文秘工作可看做日常性工作，它自始至终贯穿于整个学期之中，具有连续性；而大部分教学管理工作则可看做阶段性工作。在学期结束、开学及学生毕业时，大量的教学事务性工作犹如潮涌，使人应接不暇，具有突击性；各种信息传递和协调等行政管理工作主要体现了及时性，要限定在短时间内必须准时、准确地完成行政管理工作任务。如果未按时完成登录工作，必然影响全校学生成绩的及时汇总，从而造成补考课程、补考时间、学籍处理等一系列工作安排均不能进行和开展的连锁反应，使全校教学工作处于被动之中，不利于教学工作的正常进行。
随着教育的发展，办学规模不断扩大，学生人数逐年增多，所需登录的课程越来越多。开始学校采用计算机对学籍进行管理，就是将学生的基本情况和学生在校学习期间的所有成绩由计算机统一管理，以后又陆续增加了打印机等现代化办公设备，使以前费时费力的手工登录工作变得轻松快捷了。如以前需要手工登录的学生成绩，现在由打印机来完成，以前手工计算的总评成绩，现在只要将学生平时成绩和考试成绩输入计算机，计算机则自动登录总评成绩，既准确又快捷。
期末将全系所有学生的考试、考查课程全部输入计算机后，就自动形成了以班为单位的本学期各科成绩、补考名单、成绩分析、学期成绩单及学生毕业时的在校学业成绩总表等。从这里可以看到，要提升行政管理工作效率和服务质量，现代化办公设备在行政管理工作中的应用所带来的办公效率是不可忽视的。这也势必要求系办管理人员具备一定的文化基础和文化素养，并具备熟练运用现代化办公设备的技术能力，不断提升办公现代化的管理水平。除此之外还要切实解决好以下几个方面的矛盾。
1.大局和小局的矛盾。
系办公室作为一个学校的综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为广大学生服务。这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。
2.主动和被动的矛盾。
办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备、对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。
3.“过”与“不及”的矛盾。
为领导出主意，当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和。
随着新时代的到来，对高素质全面发展的人才的需求越来越紧迫，人才的竞争也随之越来越激烈。高校作为一个大型的人才培养的摇篮，面临的挑战将会更加的严峻。系办公室作为综合的为广大学生服务的职能部门，必须认清使命，不断提升服务意识，作好上级领导的参谋助手，切实履行“三个代表”重要思想，一定会在不断前进的教育事业中发挥更大的能量。
