美国企业的采购制度起源于自由市场经济时期,完善发展于现代市场经济。1783年美国宣布独立,其后9年内美国企业一直沿用自由采购制度,这种采购与其他组织的采购模式几乎是相同的,没有严格的法律约束,因而随着企业采购量的逐年提升,许多弊端和不适凸现出来,于是美国企业于1792年起开始逐步立法。1861年制定了一项法案,要求每一项采购至少要有3个投标人;1868年国会立法,确立公开开标和公开授予合同的程序;直到1948年,美国一直沿用各企业部门分散采购、由专人全局负责的采购形式,包括民用部门大宗采购都是由企业各个部门和行政机构分别进行的。尽管与自由采购制度相比,美国企业的企业采购的严密性和科学性有了重大的提升,但弊端处处可见。1949年,胡佛委员会对美国企业采购状况进行了数年调查后,指出了美国企业分散采购存在的几大弊端:缺乏统一有效的采购组织,采购效率低;企业采购价格高于私营采购价格;多重采购,物资浪费;采购人员过剩,素质低,无法进行有效的监督和评价,该委员会提出了规范和统一采购行为的建议报告。
正是由于这些弊端没有根除,1949年美国企业决定放弃已经实行了150年的采购模式,实行集中采购管理;1949年美国国会通过了《联邦财产与行政服务法案》,赋予美国联邦事务服务总局为联邦企业的绝大多数民用部门组织集中采购的权力,统一了企业采购政策和方法,从而确立了美国企业集中采购的管理体制。50年来,GSA制定颁布了《企业采购条例》,有效地组织了美国联邦企业的货物、工程和服务的全面采购。但是仍有许多部门、机构可根据特殊需要进行自行采购,这些民用机构是:原子能委员会、农业部、商业部、内务部、司法部、财政部、国家航空航天局、邮电局、田纳西管理局、退伍军人局等。进入20世纪90年代,美国的企业又对采购体制和规则进行了改革,陆续颁布了《联邦采购合理化法案》和《克林格尔—科亨法案》。
经过200多年的发展,目前美国企业采购已不是具体的采购行为,而是已发展成为一套完整的集理论、实践、管理于一体的企业采购制度。美国国会和有关部门制定了大约500种企业采购法规,形成了以《联邦企业采办法案》和《联邦企业采购条例》为核心的法规体系。美国企业现在努力实现采购模式由集中采购向集中与分散相结合的系统化方向发展。目前,美国企业采购广泛使用采购信息系统,主要有:企业采购电子公布系统、采购通知服务系统、采购计划资源系统、在线式采购商务系统、联邦供应服务的库存及配送程序、特别需求订购程序、联邦供应计划服务系统、基于企业采购卡的采购管理系统等。美国企业不断学习扩大运用商业化采购的成功经验、方法、技术和策略,发展电子商务方式。
美国企业采购分为联邦企业采购、州企业采购和地方企业(县、市、镇、学区企业)采购三部分。联邦企业采购机构由联邦事GSA)负责,联邦事务服务总局是联邦企业从事企业采购的专职机构,1949年《联邦财产与行政服务法》授予GSA企业采购权力,负责除国防部、海岸卫队和国家航空航天局以外的所有联邦企业采购任务,是美国企业采购管理体制中最高层次的管理机构。联邦事务服务总局由总局和其下设的地区分局两个层次组成。总局编设3个处、10个办公室和1个委员会。从美国各州及地方企业的采购情况来看,美国企业采购又表现出相当的灵活性,美国50个州和81000多个地方企业(县、市、镇、学区)大多数设有采购部门,只有少数部门由于采购活动的特殊性而自行采购。州企业和地方企业采购机构除没有常规主体业务部门外,通常还设有采购顾问机关、标准委员会和技大规格委员会等,以利于州企业和地方企业采购机构圆满完成采陶任务。州企业和地方企业采购机构通常采用合作采购和联合采陶方式进行采购,以增大合作体的采购量,降低采购成本。美国除企业专职采购机构外,还设有采购专业协会。美国企业采购专业人员组织和参加的采购专业协会主要有美国全国企业采购研究所、全国州采购官员协会、全国采购研究所、全国教育采购员协会,全国采购管理协会、美国医院物料管理协会、全国财产管理协会后勤工程师协会。美国企业对采购人员的要求也是极为严格的,要求必须通过认证机构的资格审核,认证机构主要有公共采购认正理事会、全国采购管理协会、全国合同管理协会、后勤工程师协会。
1984年后,美国企业采购大体上是通过谈判采购或者招标采购完成的。前者同一般的大型商业采购活动没有严格的区别,需要同多个目标商家分别进行细致的谈判,最终确定合作伙伴,像通用、IBM、微软、戴尔等集团公司都是美国企业的供应商;后者是美国企业比较传统的采购方式,一般是密封招标,美国企业发出采购信号,各商家按照自身的条件制作标书,参与竞标活动。
前面提到美国企业采购人员需要通过专业机构资格认定,实际上这是美国企业采购活动的品质的重要保证。美国目前有一支业务素质较高的专业采购队伍,其中拥有30000名采购专家,15000名采购官员,并有一套完整的培训管理制度。美国企业采购人员有3种类型:一是合同官员,二是采购官员,三是采购经办人员。合同官员类型由合同官员、合同谈判官员、合同管理官员、合同终止官员、采购分析官员、成本分析官员、法律顾问等组成;采购官员和经办人员类型由采购、供应程序管理人员、市场及运行分析人员、质量管理人员、企业财产管理人员、财务人员、审计人员、法律人员、小型企业分析人员、运输管理人员、后勤管理人员等组成,这些人员必须具有专门知识、技术和能力。同企业的采购人员一样,这些人员也要经历严格的培训,比如负责大宗商品或具有高风险商品和服务的采购官员必须受过高等教育,要经中央企业培训。负责小额商品采购的官员由部门进行培训。通过培训,这些采购人员必须掌握以下系列知识才能通过资格认定:企业采购道德准则、国际国内市场运作、商业运行规则、经济学原理、企业采购内容的专业知识和供应管理知识、企业采购程序、企业采购法律、国际采购法规与惯例、国家经济宏观调控和企业采购政策、国际货币制度、企业采购技术、采购对象的价格构成和定价、社会公共关系知识、企业采购保障与安全知识。培训合格的官员,并通过资格认证、主管部门注册后才能上岗任职。美国企业采购人员资格认证称号有:专业公共采购员(P.P.B.)、注册公共采购官员(C.P.P.O.)、注册采购管理员(C.P.M.)、注册专业合同官员、注册专业后勤师等。
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