吉宁博士观点
随着国内外竞争的日趋激烈，众多企业正在进行改革。以建立并不断完善现代企业制度。作为企业管理工作的重要组成部分，现代企业档案管理工作也就不能再固守原来的管理模式，而应该适应新时代的潮流，查找问题，发现不足，并积极寻求合理有效的应对措施，促进企业档案管理工作的进一步发展。现就针对目前企业档案管理环节中存在的一些问题提出一些意见和建议。
一、企业档案管理环节中的问题
1、企业档案归档困难：
工程建设的文件材料收集不全，归档困难
我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的，一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督，很容易出现文件收集不全的情况，更别提完整归档了。
下级单位和派出机构的文件归档困难
党的十五大以后，许多企业纷纷改制。摒弃了原有的单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下级企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档：全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。
非正常收发渠道的文件材料归档难
随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。
2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快，实体档案保管模式难以为继。
随着信息化的到来和深入，企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息，传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现，亟待解决。在很多企业中，由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用，也没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散，提供利用水平低。无法提供系统服务。
传统意义上的档案往往带有私密性的色彩，按照有关规定，相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明，履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的，只能在档案馆室内由专门人员协助查阅，时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低，档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。
近年，信息管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行了OA系统、开发了档案数据库，以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说，利用者在网上只能查到档案的目录，仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备，仍需进一步完善，才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容)，提升档案利用的效率和水平。实现档案的价值。
4、企业档案开发方面的问题
目前企业档案信息资源的开发工作，其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。
5、企业档案编研方面的问题
企业档案编研，是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中，由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料，也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失，文化失传。
二、改进企业档案管理环节的建议和措施
1、归档方面应做到
建立相应机制。考核文件材料归档
企业档案部门应针对企业和市场需求，根据现代企业制度下档案工作的特性和发展趋势，制定相应的制度和政策。在制度上保证企业档案归档工作的顺利进行。使归档工作有据可考。有法可依。并争取将文件材料归档工作作为一个单独的考核项目纳入考评体系。明确考核内容要求和奖惩措施等，并以文件的形式广而告之。只有机制上有保证，文件材料归档工作才能顺利开展。
坚持统一领导、分级管理的原则，理顺文件材料归档
复杂的企业管理模式给企业档案管理提出了新的要求。综合各方面考虑，只有坚持统一领导、分级管理的管理原则，形成一个严密的层级管理体系。才能为文件材料归档工作提供组织保障。同时层层制定文件材料归档制度、确定归档范围、层层理顺归档职责。按照上级宏观统筹、下级对上级负责的原则，实现层层推进文件材料归档的目标。
转变观念、放宽条件配合文件材料归档
2、保管方面的措施
企业档案管理方面的问题有很强的针对性，时间空间上也比较固定。
严格保管秩序。主要是利用以前的保管方法和经验，维持档案的理化状态，不丢失，不损坏。
电子环境下档案信息保管的措施。现代办公手段的介入，给档案保管工作增添了新问题，提出了新挑战，但这一问题并不是没有克服和解决的方法。比如可以将档案信息备份，同时保存多份档案信息。防止意外丢失；在电脑中保存电子版的同时，再拷贝备份光盘。或直接打印形成纸质档案，再按传统方式保管；实施电子签名法。严格审核电子档案的使用身份，并明确相关责任和义务：引进防火墙技术，积极防止“黑客”破坏和盗密等等……随着信息技术的不断进步，档案信息的保管措施也将不断完善。
3、提供利用方面的措施
优化和整合档案信息资源。为提供利用打下基础。由于企业档案管理工作的范围不断扩大。档案的种类和类型激增。只有加强档案的价值鉴定，优化和整合档案信息资源，才能使企业所保存档案的质量和数量都能适应企业生产经营的需要。满足企业档案提供利用、有效服务的需要。
注意和加强前期需求的考查，使档案服务和提供利用工作有的放矢。前期考查指的是对服务对象和市场需求的调查，即什么样的人需要什么类型的档案、需求程度的大小、提供利用满足其需求的途径等。档案需求的前期考查结果是档案提供利用的目标和方向，只有做好前期的考查，才能使档案工作者明确工作目标和方向。提供有针对性的档案服务。
加大投入。引进先进技术和设备，配备专业人员，努力实现档案提供利用的科学化、现代化。这里主要指的是企业档案的数据库建设。以及档案信息资源的更新和维护，只有具备过硬的软硬件条件。档案的提供利用服务才能满足现代化的需要，才能实现企业档案管理和利用的科学化、高效化。
加强交流与横向联合。为档案信息共享做好铺垫。
对企业信用档案的利用。为企业建立诚信体系服务。诚信是现代文明的基础和标志，构建市场经济信用秩序，是企业目前的当务之急。企业诚信档案是证实企业诚信守法或失信违法等行为的重要凭证和依据。只有利用好这些档案。才能树立企业的诚信形象。为企业扩大业务、拓展市场提供机会。做好企业信用档案的收集、整理、保管，为企业提供信用信息服务。这也是企业档案工作服务创新的突破。
建立文件中心。这是企业档案提供利用和服务创新的探索性做法。很值得尝试，在国外早就出现了一些专门管理和为相关部门提供文件、档案信息服务的文件中心。我们不妨也借鉴一下国外的做法，由专门的独立于企业和企业之外的机构来管理档案，由专门人员负责整合档案信息，专业从事档案信息提供利用服务。以最快捷的方式满足利用者决策参考的需要，提升档案的利用率。文件中心起的是档案信息和利用需求之间的纽带作用，可以有效盘活企业档案工作。
4、档案编研方面
加大编研力度。适时总结经验教训。利用已有的成功经验和先进编研成果，为企业今后发展提供参考依据。
综上所述，目前的企业大多面临中企业档案管理中的归档难，保管模式落后，档案利用率低，档案编研力度不够等问题，针对这些问题，我们可以建立一些有效的制度方法对其进行改善，例如建立相应的企业档案管理机制，改善落后的档案保管方法，优化整合档案信息资源，加大编研力度等。企业档案管理是企业管理的重点之一，现代社会的竞争竞争中，很大程度上是信息的竞争，所以做好企业档案管理，随时为企业提供有效的信息就显得尤为重要。
