吉宁博士观点
国家对企业的改革，给企业档案工作带来比较大的变化。一是由于中央企业的组建，我们的很多关系都变了，由过去属于企业机构下级的企业，变成了直接面向市场的主体企业，对档案工作是一个很大的影响，要摆脱过去那种行政机关式的管理，真正走向企业档案管理；二是随着企业改革的深化及我国加入世界贸易组织，给档案工作带来了一些新的问题。
一、企业档案管理存在的问题
1、企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则。
企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对企业档案管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
2、档案工作缺乏制度化的管理程序。
当前企业档案管理不规范主要表现在：
（1）档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；
（2）档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；
（3）档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对其进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难；
（4）档案利用不规范。企业档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
3、缺乏运用办公自动化对企业档案管理方法进行更新改造。
目前，一般企业档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的企业档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点：
（1）部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；
（2）一些单位虽然购买了不少先进的企业档案管理设备，但由于企业档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。
（3）领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
二、深化改革和加入世界贸易组织后，企业档案管理工作面临的几个具体业务上的问题
1、要及时、妥善处理好产权变动以后企业档案的处置工作。
企业在改革和竞争中经常发生变化，但无论是分离、兼并，还是破产，企业这部分档案不能没人管，档案人员不能撒，企业还有许多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特别是随着企业改革的深入和加入世界贸易组织，给企业带来的变化是极其深刻的，导致一批企业迅速成长，也导致一批企业顷刻破产。现在产权变动的形式非常多，对于中央企业除了组建以外，可能今后更多地要实行股份制的改造，如产权重组、人员重组、债务重组、资产重组、结构调整等等，这对产权变化以后的企业档案如何进行合理的分流、科学的处置提出很高的要求，这是一项政策性很强的工作。对产权变动的这部分档案不能随便移交出去，但是如果应该往你那里分流，你不接收也不行。特别是民营企业家，也是国有资产的一部分，在这里档案行政管理部门可能要做很多工作，要与清算小组、有关法院等进行协商，因为大部分企业破产（规范破产）要有一定程序，要保障档案工作与破产或产权变动同时进行。
2、要适应企业改革和发展的需要，把档案收集齐全。
企业档案的收集管理是一个老问题，但是老题要有新唱。目前有一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。除了前面说的电子档案，还有厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。这些档案都是非常重要的，越是企业出现的新内容的档案，就越是重要，因为这是企业目前的中心工作产生的。档案部门要跟上企业改革的步伐，把这些档案收集保管好。
3、加强知识产权档案的管理，为维护企业利益做好服务。
知识产权是世界贸易组织贸易三大支柱（货物贸易、服务贸易、知识产权贸易）之一。知识产权竞争在企业竞争中地位越来越突出，很多是靠产品的科技含量来决定产品价格。所以，知识产权越来越多地表现为科技水平的竞争，科技水平里有大量的属于企业自主知识产权。要求企业一方面要遵守世界贸易组织的规则，这也是今后我国市场经济要建立的一个发展方向，世贸组织关于知识产权的规则应是我国制定政策的一个主要依据；另一方面还要善于利用这一规则来维护企业的利益，不能只是自己中规中矩，不冒犯别人，规则有很多是灵活的，企业要熟悉规则，善于运用规则，才不会吃亏。知识产权档案是知识产权的载体，是企业档案的重要组成部分。现在知识产权的范围在扩大，也决定了知识产权档案范围的扩大。
4、档案的现代化要与企业的信息化同步。
企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。我们曾经去大连新船公司参观，他们的信息化建设程度很高，当时他的老总介绍：我们企业给外商制造大型油轮或客轮，外商来与我们洽谈时，我的办公室与外商的房间就一墙之隔，但是商量工作不是面对面，完全通过网络进行，最后签订协议。我们也要适应这种工作方式，搞信息化建设。因为现在与国外企业合作，如果企业没有信息化建设，就很难与外界交往。哈尔滨飞机制造公司在与法田进行合作时，法方来考察，首先要看你能不能读懂他的软件程序，再看是否具备远程技术合作设计的能力，这是合作的基础。
5、加大对驻外企业档案工作的指导力度。
无论是档案行政管理部门，还是企业，都要重视这个问题。我国的驻外企业大部分都在发展中国家，那里经济比较落后，国情复杂，突发事件较多，不利于档案的安全保管。主体公司一定要对驻外机构文件资料管理情况了如指掌，重要的特别是有法律效力的文件资料，能拿回来的，一定要带回国内保存，不能拿回原件的，采用电子备份的方法。此外，驻外人员变换频繁，管理比较松散，档案的流失也比较严重。因此加强驻外机构的档案管理，对保持工作的连续性很有必要。加强驻外企业档案管理，为企业实行海外扩张的战略提供良好的服务，这是我们档案部门应有的职责之一。
6、在应诉反倾销案中，企业档案部门应配合有关部门，及时有效提供档案资料。
倾销反倾销是国际贸易的专用名词，从来没有像今天离我们这样近、听到的频率这样高。实际上在我国加入世界贸易组织之前，我国遭受反倾销起诉就已经很多，因为我们的劳动力成本低，产品价格也低，是世界上出口产品受到反倾销调查最多的国家。当企业接到反倾销应诉调查通知书后，档案部门应积极配合有关部门，提供相关资料，协助完成调查问卷的填写（这个调查很详细，需要很多佐证材料，如果填写不当会出问题，对企业很不利）。档案部门要尽最大努力提供齐全完整的档案，用档案凭证来证明我们没有倾销行为。
企业档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。
企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使企业档案管理工作再上新台阶。
