吉宁博士观点
我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的干部档案、企业职工档案、及学生档案的全国档案工作管理体系。然而，在新时期，“一纸定命运”的传统人事档案陷入“可有可无”的尴尬：根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。可见，随着市场经济改革的深入，我国的人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，从行政隶属关系转变为平等的契约关系，现有的人事档案工作已远远不能适应社会的变化和需求。本文立足于人事档案工作自身，试探性的对人事档案管理流程这一基本问题进行阐述。
一、现行人事档案管理流程亟待完善
人事档案管理流程同纸质档案一样，同样分为收集、鉴定、整理（分类）、保管、利用几个档案管理流程，以及特殊的转递工作。时代在发展，社会在进步，创立了几十年的传统人事档案制度却仍旧在运行，其中的核心——档案管理流程早已不适应国家新的人才战略和人事改革。
人事档案材料的收集渠道很广泛，收集制度如移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度等都比较完善，但由于材料的收集涉及多个部门，在实践中也出现了许多缺漏。人事档案是记述和反映一个人的自然情况、重要经历、政治情况、业务知识与技能、思想与工作作风、工作业绩等方面的综合记录，那么它记录的材料不论是对社会还是对个人的人事需求来说应该是全面、客观、真实的。然而，长时期内我国人事档案的内容都是永恒不变的，内容陈旧空洞、缺乏新意，种类单一。这些内容只能简单地反映个人的生平等基本情况，对人才选拔、培养、评定、预测等则作用不大，对社会极需的信用材料、工作表现材料则根本没有，因此无法对当事人作出全面的评价，也反映不出个人的专长与特点。
人事档案的鉴定是辨别真伪、确定人事档案范围的重要一关，它要求判断材料是否真实、准确、完整。“缺材料”根源于收集工作的不作为，“假材料”则与鉴定工作的不到位直接相关。假材料充斥；领导干部随意改动员工档案；对形成部门缺乏监督，太多暗箱操作，缺乏透明公开；材料收集上来后又缺乏鉴定，“假档案”便有机可乘。
人事档案的分类目前是设为十类。这种分类，是根据人事档案所反映的内容和形式特征，分门别类、系统组织与揭示人事档案材料的一种方法。可有些类别，如第二类自传材料、第五类政治历史审查材料政治性太强，显然已不适应现今民主化、平民化的社会发展趋势。另外，目前的分类方法的不科学性和类目设置的不合理性致使类别内容的不平衡。一般来说，第四类学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料与第九类录用、任免、出国（处境）、工资、待遇及各种会议代表的材料是最多的。然而，与当今人事工作联系甚密的信用材料、聘用合同材料、专业资格材料等则在分类中没有相应的类目。
人事档案的保管最大的问题是保管范围混乱、保管方式陈旧。我国人事档案的管理体制，是与干部的任免和权限相一致的，干部和工人由哪一级任免和招收，档案就由哪一级管理。这种由“地位”“身份”来划分“干部”、“工人”、“学生”、“军人”非常地不合适宜，已经不能适应快节奏、高效率及职业角色转换快速的社会。另外，单就现今人才流动的快速性、复杂性、随意性老说，这种管理体制就会引起保管范围的不确切性，从而引起实践上的混乱，导致无头档案和弃档现象的产生。人事档案的保管方式也还停留在打孔、装线、切纸等手工操作阶段，这种管理方式和手段的落后不言而喻。
对人事档案的利用控制过严是档案人士和社会公众的普遍看法。这种控制具体表现在人事档案查阅的原则和范围过严过紧，如与人事工作联系不大的单位，不得直接查阅人事档案；对查阅的要求过于苛刻，如必须是中共党员，查档人员不得查阅本人及亲属的档案等等；查阅的程序和手续复杂，如必须有介绍信、审批表、领导批示签字盖章等。
人事档案的转递是人事档案管理流程中的一项非常重要的工作。转递工作要求及时、准确、安全，可现实情况却背道而驰。单位扣押人事档案的情况比比皆是；转出去后没有及时跟踪或接收部门无回执等造成的档案的丢失屡见不鲜；转递地址不准确等现象时有发生；这给当事人带来了许多不必要的困扰和麻烦，甚至影响了当事人正常的工作、生活等。
二、完善人事档案管理流程的对策
1、做好各档案管理流程的规范与协调工作
我国的人事档案制度，在收集、归档、整理、借阅、利用等具体业务方面的规章制度还不够完善，而且，即便有些制度仍具有较强的实践意义，但由于没有严格按照档案管理流程办事，或档案管理流程之间不协调而影响整体工作。
人事档案工作的起点——收集工作，就要运用各种收集制度，优势互补，对反映个人基本生平概况的资料尽可能的收集齐全，对社会极需的反映工作业绩、廉洁、德行等材料则应有意识的重点收集，以信用社会、信用制度的建立为契机丰富人事档案内容。
鉴定工作在人事档案管理流程中几乎缺失，对形成材料的鉴定、对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作都要实实在在开展起来。坚决剔除没有价值的材料、假材料，鼓励收集部门多收集适应社会需求发展的材料，“净化”和“优化”人事档案内容。
保管范围的明朗化和保管方式的现代化是人事档案保管工作的发展方向。现有的保管范围的划分已经不能全面覆盖人才流动引起的人事档案归属范围的变化。人事档案相关工作人员要在传统领域进一步明确保管范围，将无法归宿的新材料暂时集中保存起来，一旦新体制下的保管机构和范围确定后就及时转交相关部门，归入相关类别，为新体制的建立做好充分准备。改革传统的管理方式，要求管理设备现代化、管理手段现代化以及管理人员的现代化，即档案工作人员采用现代化的思维，以计算机为主要工具，充分运用数据库和各种办公软件，实现编目、检索、统计等各项工作的自动化和现代化，恢复档案的原始面貌，简化整理工序，代替手工操作。
人事档案利用工作，影响人事档案工作的全局。我们应扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续、多途径多视角地向社会提供人才信息，充分发挥人事档案作用。笔者认为，当前我们应采取人事档案与本人及本人直系亲属见面的措施来推动人事制度的改革和利用。人事档案不仅可以与本人见面，也可以与本人直系亲属见面，这主要是为了弥补本人由于各种主客观原因不宜与人事档案见面，可又急需利用人事档案，则可以由直系亲属代理。陈潭博士主持的南京大学公共事务与政策研究所人事档案制度研究课题组2005年7月的抽样调查结果表明：有83%的受访者认为自己应该有看到自己档案的权利。所以，人事档案逐渐与本人及直系亲属见面的措施的实行迫在眉睫。
人事档案转递工作需要进一步规范，转出和转入凭据都应加以规范管理，以便预防错漏和发现错漏后及时改正，又能方便追究相关人员的责任，增强管理人员的责任心。
2、更新档案管理流程中的“流通物质”——人事档案内容
建立人事档案的目的是为全国人事工作服务，要真正发挥人事档案的作用，必须与时俱进，改革人事档案的内容。首先，丰富内容。人事档案内容的丰富应把握两条原则：一是以本人个人信息的事实信息为主体，兼顾社会组织或团体的评价信息；二是以反映本人个性特点的材料为重点，其他材料为全面补充信息。这样，既可以防止各种材料溢美之词、空洞评语的泛滥，坚持以事实说话，又可以全面、立体地反映个人地情况，适应社会的发展。现今应丰富的内容主要包括四个方面。一是诚信方面的内容。包括考试诚信、银行诚信、借贷诚信等多方面。二是工作表现及过程的内容。包括劳动合同、工作协议、聘用书、考核、解聘、辞聘、反映工作效益、工作业绩、参与重大活动项目等材料。三是反映综合素质特别是文化素质的内容。包括个人文化程度、进修、再教育、专业水准、专业测试证书等。四是德育、体育等特殊贡献的内容。有的人员在德育上表现突出，乐于助人，有一定社会影响力，对这些人的事迹报导、事件内容等都应尽可能收集齐全，而不能仅归档荣誉奖项，这样才能全面、生动地反映一个人的素质。其次，灵活处理原有内容。不同的人、不同的工作、不同的身份，有不同的特点，在实践中我们要具体问题具体分析。有些内容可以逐渐弱化，如自传材料、政治材料等，对于非国家公务人员，则可以适当放宽；有些内容则仍要加强，如岗位技能、录用、任免、工资、待遇、代表会等材料，仍是全面了解一个人的重要素材。最后，尽快出台合理的分类方法，便于管理的标准化和统一化。由于新内容的增加，必须要对分类方法作适当的调整，这要求档案行政管理部门与研究人事档案的专家、法律专家等通力合作，尽快出台相关的规范。
3、加大对档案管理流程以及“流程操作者”的监督与管理
如今，盗窃、出卖、篡改档案，随意将不实材料塞进档案，制造假档案、任由档案散失、霉烂的现象时有发生，这与相关领导及工作人员不作为不无关系。因此，必须加大对各个档案管理流程的监督力度，预防相关人员的不作为。监督主要包括领导监督和行政部门监督。单位领导要直接负起责任，不时检查相关人员工作，避免不法行为的产生。档案行政管理部门主要通过行政监督和行政执法的职能来发挥在人事管理中的作用。目前在我国档案法律制度的执行过程中存在着过于强调对业外人员违法行为处罚的预防而缺乏对档案管理内部自身及其相关人员违反档案法行为的处罚和预防。所以，对于出现的违法乱纪行为，不仅要追究单位、单位领导的责任，也要追究管理人员的责任，预防与惩罚相结合。另外，加强对档案管理流程的“操作者”——人事档案工作人员的管理，提升基层管理人员的素质以及引进一些高素质的人才，提升管理人员的危机意识，也是惩治档案工作人员不作为的有效方法。
