吉宁博士观点
设备档案是指设备调研、订购、安装调试、使用、维修、改造、更新、报废各阶段经济、技术状况的全面记载。设备档案是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。按照设备管理工作流程，设备从调研选购到报废可分为四个阶段：一是设备的规划调研选购及安装调试阶段；二是设备的使用阶段；三是设备的检修与改造阶段；四是设备的报废与更新阶段。设备管理各阶段形成的设备资料及时整理、归纳、归档才能保证设备档案的完整，设备档案管理也只有与设备管理的各个阶段相结合，才能确保设备维护保养、使用正常进行，为企业生产经营服务，从而体现出设备档案管理的切实价值。如何搞好设备的档案管理工作呢？
一、在设备的规划调研选购及安装调试阶段做好档案资料的搜集工作
企业在基本建设、技术改造、生产经营中购置设备一般经过制订购置计划、调研选购、安装调试过程。这个过程形成的文件材料基本包括：设备订购文件、报批文件、招投标文件等；设备调研报告、合同、技术协议等；设备出厂随机文件、合格证明书、图纸、说明书、保修单、装箱单、设备图纸等；设备安装调试材料、开箱记录、安装调试记录等。为确保文件材料齐全、完整、准确，保持文件材料的有机联系，符合文件形成规律，设备管理部门要严把验收关。设备开箱后，随机资料要即时收集，按照分类简单、便于检索的原则及时归档，档案管理人员核对后接收，安装调试时办理借阅手续借出使用，安装调试符合生产要求后，及时归还，若技术改造中图纸发生变动，专业人员应在规定时限内完成修改、补充或剔除工作，设备管理部门审核后将有关资料归档。归档内容要真实反映设备实体情况，做到图物相符，技术参数准确可靠。
二、在设备的使用阶段与检修改造阶段做好档案的完善、利用工作
设备档案管理是一个不断变化、完善、充实的过程，在设备使用期间，一直到设备的报废，设备档案始终处在一种不确定状态中。这就要求设备管理人员及档案管理人员了解和掌握设备变化的全过程，及时做好设备档案的补充、完善工作。设备使用阶段需不断补充完善的资料基本包括：设备登记卡；使用单位变更记录；设备故障分析报告；设备事故报告；定期维护及及检修记录；大修任务书及竣工验收记录；设备改造记录；设备修理改造费用记录；设备报废记录等。随着设备的使用，设备内零部件配合精度发生变化，为了设备的正常运行，必须对设备进行维护保养、定期检修，有时还要对设备进行改造。假如设备改造后，图纸不进行及时修改和补充，图物不符，就给使用及再次维修造成不便，就会造成不必要的人力、物力、财力浪费。当今，设备更新换代快，换代设备与老旧设备的某些配件不存在互换性，如用图物不符的旧图订购备品备件，后果不堪设想。故此在设备改造和更新后，及时做好设备档案的修改、补充工作是不可忽视的，也只有这样，才能发挥设备档案资料的最大利用价值。
三、其它
在组织机构上，除领导重视与支持外，保持设备管理与档案管理人员的相对稳定是必要的。设备管理人员与档案管理人员端正态度、正确定位、不断学习是搞好设备档案管理工作的基础。
