吉宁博士观点
干部人事档案是是历史地、全面地了解干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作的必备条件之一。随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况，新问题，干部人事档案工作面临了不少新的挑战。新时期如何提升人事档案管理水平，开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。
一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题
1、档案意识不强。
干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。因此，少数部门领导对干部人事档案工作不够重视，甚至存在着一些认识误区，在实际工作中存在一些突出问题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。这些问题既影响了干部人事档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。
2、管理不够完善。
由于形成材料的部门对人事档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。
3、立卷不够规范。
随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。
4、整档工序繁杂。
按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。
5、“人档分离”增多。
随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流动方式更加灵活。各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。
二、加强干部人事档案管理工作的几点思考
1、强化档案意识。
一是领导重视要落到实处。各级党委及其组织人事部门必须高度重视干部人事档案管理工作。要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入全年组织工作要点和重要议事日程。加强档案工作的组织领导，定期研究干部人事档案工作，定期监督、检查与指导。各单位均要明确一名档案专干，由管档部门加强对档案专干的业务培训，切实强化管档单位和管档人员的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。
二是宣传要深入人心。要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提升大家对人事档案工作的知晓率。可建立档案管理轮流参与制度。在保证专职管档人员的情况下，在一个部门、单位内部，每年由非档案部门人员参与档案的管理工作，了解档案管理的法律法规及管理的运转流程，增强对档案工作的理解和支持。同时，可以聘请离退休老同志参与到对档案的把关和核对工作中来，发挥他们对相关当事人和事件情况了解的作用。
2、把好两道关口。
一是把好“入门关”。要对干部档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，责成材料形成单位将材料收集整理、经单位审核后统一移交管档单位，尽量减少、避免历史遗留问题的影响，保证干部档案内容真实、准确、规范、完整。
二是把好“更新关”。要建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求。同时，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料和特殊性材料，档案人员主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。
3、简化整档工序。
一是要规范用纸。形成干部档案材料的纸张与档案规范用纸的规格不一致，致使有的材料印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。因此，要简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使二者一致。
二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存，还给提供利用带来了不便。
因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提升干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提升工作效率。
4、规范档案管理。
一是高标准完善基础设施，确保安全管理。安排专项经费，配套建立干部人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三室”分开，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配备完善计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境。
二是严要求加强制度建设，规范管理程序。制度是做好工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，坚决做到做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。
5、加快档案信息化建设。
一是做实基础工作，加快档案工作信息化建设步伐。在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的实效性、真实性和正确性。
二是创新技术和手段加强人事档案管理，提升利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成“活”资源，有效服务社会。
新时期新形势下，落实科学发展观，做好干部人事档案管理工作，促进社会和谐，要求我们的企业干部不但要掌握现代管理技能，成为有能力、有魄力、有执行力、有影响力的领导者，更应深刻认识和把握社会、经济发展的现状及趋势，成为具有战略管理能力的领导者。特别是当前中国经济与社会正经历着转型的阵痛，风险与机遇从未如此同时深刻地影响着中国，中国企业面临着极为严峻的竞争和挑战。作为首都企业决策咨询中心的北京清华工业开发研究院，紧扣时代脉搏，面向广大企业的迫切需要推出执政能力再造高级研修班。
