吉宁博士观点
随着高等教育事业的发展和改革的深化，高校人事管理的地位和作用日益凸显。高等学校的人事信息管理是一切人事管理工作的基础，它是指人事管理工作中人的群体和个体的方方面面信息的采集、加工与处理。对人事信息进行科学、合理、有效的系统化管理，研究高等学校人事信息管理的理论和技术，并研制切实可行的人事管理信息系统，使人事管理活动各个环节通过信息的快捷流通和有效服务实现数据和信息的整合，实现资源的优化配置，不断提升管理的效率和水平，进而提升组织运行绩效和能力，这对推动高等学校人事管理的现代化具有重要的理论和实践意义。
一、人事信息管理工作中存在的问题
随着我国人事制度改革的进一步深入、全球性人才竞争的激烈以及人才流动频率的加快，以往的人事信息管理中存在的问题愈益暴露出来。当前，高等学校的人事信息管理工作主要存在以下几个问题：
1、工作效率低，重复劳动，数据冗余
表现为工作大量重复进行，人事管理过程经常是传达和转达，通知和催促，致使时间利用率低下。部门中的许多信息是一些不科学的数据和程序的堆砌，并已变成一张难解的、充满矛盾数据的复杂大网。由于存储、处理的数据紧紧交织在一起，以致难以对其做出有效的管理和使用。
2、信息和数据更新能力低，反应迟缓
由于缺少有效的信息沟通手段和沟通机制，因此对教职工的信息变动的掌握有很大的滞后性。而且因为缺乏对教职工信息的动态的跟踪和分析能力，信息更新速度太慢，致使人事管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决，因而不能对外部变化做出及时的反应，影响了人事管理的效率和效果。
3、内部和外部信息共享能力低
在部门内部，信息分散于每个计算机中，没有通过系统集成在一起，数据呈点状分散于各个单机系统之中，且格式不一，内部各部门之间不能实现数据的共享。有的学校虽已建立起统一的网络应用平台，但缺少相应的管理系统支持，所以学校人事部门所管理的教职工的大量信息只能通过人工或邮件和存储设备等媒介实现交换。
二、影响人事信息管理改革的因素
1、体制的改革
高校人事制度改革的深化，对高校人事管理体制的变化以及人事管理制度、人事管理信息标准均会产生重要影响。行政事务管理、组织机构管理、工资福利管理这几部分工作占用了经理人大量时间，而手工操作不仅效率低，而且容易出错。因此，建立能满足日常工作需要的具有模块式、组合式运行功能的人事管理信息系统势在必行。在人事管理的全过程中，实现利用人事管理软件处理日常人事工作，能大大提升工作效率。但这项系统工程，需要学校领导的正确决策，教学、科研、财务等部门的紧密配合以及广大教职工的广泛支持和参与。
2、信息化建设的管理
在对人事信息管理进行信息化建设时，信息化建设的管理尤为重要。例如，在建成的信息化系统正式运行后，如果不对系统内人事信息进行及时更新，那整个信息系统将如同一潭死水，根本起不到对人事信息的管理作用。由此可见，没有信息化建设的管理，再好的信息系统也发挥不出作用。同时，在信息化建设中经理人还需依据国家规定的信息化标准，积极制定管理办法，以推动管理的规范化。
3、人员的素质
在人事管理信息化过程中，人是第一位的。作为人事工作者，首先要树立以人为本的人事管理理念，以现代人力资源管理理论指导自己的工作。其次要加强业务学习，熟练掌握人事管理相关政策规定。另外，还需要具备一定的心理学知识，这样才能更准确地把握人们的需求。
三、人事信息管理改革的对策
人事信息管理改革要循序渐进，要有步骤、有层次地展开，先打基础，后谈应用。
1、整理基础数据，做好信息资源规划
人事信息管理建立在人事管理基础信息之上。将大量人事信息进行整理归纳，对人事管理工作过程中涉及的信息和数据进行规划，也就是运用信息组织技术，将多年来所积累的结构不合理、数据冗余混乱的“数据库”进行规范的重组工作。以取消或极大地减少数据接口，实现基于高档次数据环境的系统集成。既搞好总体数据规划，又建立信息资源管理基础标准，这就是我们所说的信息资源规划。与此同时，开始进行数据标准化管理工作。通过数据流的调研分析，做好基础的数据标准化工作，进而落实数据库的结构标准化。
2、建立满足日常工作要求的人事信息管理系统
高等学校人事管理工作随机性强，大量教职工信息查询、统计工作常常是重复劳动，因此，利用现代计算机技术、数据通信技术等人事信息管理技术，建立高等学校人事信息管理系统，已经成为高等学校人事管理工作中迫切需要解决的问题。教职工原始数据的采集、录入要准确，数据维护更新要安全、及时，并能根据实际工作的需要对功能进行相应的扩充。为了科学、合理地分析人事信息数据，可利用数据库管理系统建立一个功能强大且实用性强的高等学校人事信息管理系统。这将大大提升人事管理的工作效率，并成为学校便捷、有效的信息渠道和进行教职工考核的有效的途径。
3、研究和制定信息工作规范，加快人事信息更新速度
高校人事信息建设具有适应对象动态性、数据时效性、一致性和安全保密等要求。人事信息管理改革要将信息建设制度化、规范化。要适应高校教师队伍的动态变化，注意信息的时效性；定期维护、更新有关信息；正常及时采集数据。要做到信息建设的分工协作，归口管理，将人员管理、人才引进、师资管理、劳资管理、离退休管理、考核管理等人事管理按相关的职能进行划分。人事管理的每一职能模块要对自身业务中产生的信息数据负责，做到各司其职，各负其责。同时，要做好信息建设的集成工作，尽量避免数据重复建设，保证数据的一致性，提升辅助决策、咨询的准确性，减少偏差。
4、加强全局观念，树立资源共享意识
随着社会的发展，各条战线、各个方面信息化建设步伐的加快，高校人事信息化建设对人事部门管理思想、管理组织、管理方式等多方面提出了新的要求，因此一定要加强全局观念，树立信息共享意识。高等学校的人事管理工作在实际运行过程中，会和各具体教学单位(如院系)和相关职能部门产生大量的信息交流，存在着大量的重叠信息，因此，人事信息管理改革时，应考虑和这些部门进行信息共享和交换。同时，人事部门应给二级学院提供一定的查询和管理功能，以减少二者来回往复的信息传递。
5、设置人事信息处理中心
人事信息繁琐，涉及的人员主要有正式在职职工、外聘人员、试用人员和流动岗位人员等，内容主要包括人员的基本情况、简历情况、教学科研情况、国内外进修情况、奖励情况等，管理程序十分复杂。为了更好地进行人事信息管理，提升管理效率，一方面要加强人事信息管理系统的研究与开发，另一方面应该设立专门的从事人事信息管理工作的人事信息处理中心，并配以较高层次的管理人员，做好数据的日常维护和管理工作。高等学校的人事信息管理是高校人事管理工作的重中之重，正确处理人事管理中存在的信息管理问题，并建立科学、合理、有效的人事信息管理系统，对提升人事管理效能具有重要的理论和实践意义。
