吉宁博士观点
物业档案工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项重要的基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，它已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。随着《物业管理条例》深入实施，物业管理工作得到进一步规范。只有充分了解物业档案管理工作的特点、地位和作用，才能够更好的完成物业档案管理工作。
一、物业档案管理工作的特点
（一）物业档案管理工作的动态性
物业档案是以一个业主和产权人为对象进行立卷归档的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都需添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映物业变化的过程，体现出一种完整性。但有关物业的情况不会是一成不变的，物业的维修、养护，业主对物业的买卖、交换、继承等权属变更，住用人租赁关系的改变，都会使相对应的物业文件材料随之不断地添加变动，体现出一种动态性。这就决定了物业档案管理工作必须及时准确，即随时收集，准确归档。
（二）物业档案管理工作的灵活性
物业档案记录的是有关物业管理的情况，其内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等等。但物业档案又具有一定的隐秘性，如住户的个人资料、产权资料、公司的重大决策等，这部分档案就包含着大量的隐私内容和物业公司的机密，其内容就不便于公开。
物业档案公开性和隐秘性的并存，要求物业档案管理工作必须灵活多变，既不能只存不用，又不能无限公开，尤其在档案提供利用过程中，要充分考虑物业档案的特点和利用者的需求，依据有关政策为利用者提供相关的信息，以充分发挥档案的价值。
（三）物业档案管理工作的服务性
以人为本的物业管理，不仅仅是对“物业”的管理，也是对业主的“服务”，这就决定了物业档案管理工作也必须坚持服务的理念。从一个小区的整体来看，物业的装修、租赁活动往往很频繁。物业管理文件材料往往会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这使得物业档案的管理较之其他档案管理工作要付出更多的辛苦，尤其是在档案利用环节，既要规范科学又要准确得当，为利用者提供优质的档案服务。
二、物业档案管理工作的地位和作用
（一）物业档案工作关系物业管理的各个环节
物业档案管理工作是物业管理的基础工作，物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是物业设施的维修和养护，还是管理费用的收取，都要用到物业档案。例如，在对地下水管、电缆、燃气管道、通讯光缆、排水管等多条管道进行检修、保养及处理问题时，通过查阅图纸，就能很快选准位置，科学地制定出维修方案，可以避免盲目施工和不必要的经济损失。所以，做好物业档案管理工作，有利于提升物业管理的效率，保障物业各项工作的顺利开展。
（二）做好物业档案工作有利于提升物业服务水平
一方面，物业档案是开展物业服务的第一手资料。例如，从经营服务的角度来讲，通过查阅物业产权和住户档案，了解住户的数量、职业、生活状况等信息，是物业公司决定经营服务方向和策略的基本依据。另一方面，物业档案为物业公司提升服务品质、树立服务信誉提供直观的参考资料。
（三）物业档案工作关系到社会和谐稳定和居民日常生活的方方面面
从物业管理的发展过程来看，物业企业与街道办事处、社区居委会的联系更加紧密，物业管理的内容已不仅仅是房地产产品，而更多的是对小区居民的服务。无论是小区基础设施的好坏、物业的日常维护，还是物业服务的效率和质量，都直接关系到社区建设和社会稳定，关系着居民生活的质量和水平，也正是群众最最关心的实际问题，而这些问题的解决，都需要以物业档案工作为保证。
（四）物业档案工作是物业企业维护合法权益的重要保证
随着居民对物业管理的要求不断提升，业主与物业企业的物业管理纠纷案例也呈上升趋势。例如与业主的物业管理费等经济问题的纠纷，个别案例已发展到物业企业与业主对簿公堂，而法院在裁定这类案件时，首先要看得就是物业管理协议和相关收费记录，这些纠纷的最终解决，靠的还是真实记录的物业档案。
