吉宁博士观点
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设等方面的过程和成果。随着改革的持续推进，如何提升文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应社会发展的新形势，确保文书档案信息的有效性和准确性，这是文书档案管理工作的要求及发展方向。其中，立卷是档案管理工作中重要的一环，是档案工作的基础，它直接决定案卷的质量，并最终决定着档案的检索、利用和信息资源的开发。文书档案的立卷归档工作是一项既具体、又非常烦琐的工作，不可能做到面面俱到，难免会出现这样或那样的不足。下面就利用办公自动化的文书档案管理问题谈一点我个人粗浅的认识。
现有的文书档案内容繁琐、形式多样、分类细、费时又费力，如上级各部门的文件、信息、上级业务部门的有关文件、平级部门之间的信息、对下级业务部门发送的信息等等，依照传统的立卷整理方法需求分类方案进行一级一级分类、编页号、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具等等，一环紧扣一环，程序繁琐，手法欠缺，档案工作人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷质量却难以保证。另外，还要根据本单位的职能与内设机构等编制分类方案，而分类方法又有多种选择，即使是同一单位，不同的档案工作人员制定的分类方案也会有差异，不同专业的人员操作结果大相径庭。如分类组卷过程中即使完全按照分类方案组卷，也会遇到一些文件难以确定其归属类；又如保管期限的确定，案卷题目的拟写等等都与业务人员的能力与文字水平有关。
文书档案的收集工作是档案管理的首要任务，在文书档案的收发、登记、盖印、传阅、复印、归档整理等一系列过程中，因种种因素的影响，使之不能有专人一手经办，也没一个统一的规格范畴，产生工作中的纰漏也就在所难免了。
文书档案整理完毕后，由于组合分类装订工作滞后，不但造成文书档案有所损坏，也给文书档案在今后的使用中造成借阅困难、复印不便、保密不严等管理上的失误。如现有的立卷方法在装订案卷时，首先要去除文件原有的金属装订物，然后再重新打眼装订，这一过程对文件会造成损伤。又如同一类别在一个案卷中就给查阅者带来保密中的不严。再如，为了某一部分案卷的需要又给复印带来不便等等。
综上所述，为提升文书档案管理的效率，要改变文书档案管理方式，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提升文书档案管理水平，就必须采用新的管理方式和方法。那就要从硬件和软件两个方面进行改革。从硬件方面看，应该建立专用的档案库，配备专用的档案专柜及电脑设备或网络平台。从软件上看，应该开发适应内部专用的计算机文书档案管理系统。文书档案管理系统开发的目的是减轻文档管理工作人员的劳动强度、减少重复工作、提升检索查询效率，建立文书管理数据库，充分发挥数字化文书档案的作用。当前，采用计算机进行文书档案管理的主要优点是：
1、能够提升办公效率。
计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。
2、能够改善案卷质量。
文书人员使用管理系统，可以提升组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件着录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。
3、能够改善目录编制质量。
使用计算机文书档案管理系统，既可使目录的编制更加规范和便捷，而且还能提升编制速度。
4、有利于档案信息资源的开发利用。
(1)在计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；
(2)可直接查找所需的资料，克服了以往查阅者在查找的过程中自由翻阅整本案卷中无需的文件，从中起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；
(3)直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况。
5、文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网，实现信息资源的共享和交流。
而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向，也为网络时代奠定了坚实的基础。
总之，为了更好的利用文书档案，就必须转变思想、改变观念用信息化、科学化的头脑来提升管理水平，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，从而才能不断提升文书档案的利用率，使之更好地为日常工作事务及管理决策层服务。
