吉宁博士观点
高等学校的二级学院是大学按照学科专业性质所设置的具有教学、科研、社会服务等多项管理功能的基层组织，实行学院制是多数大学的校内管理模式。随着学院制管理模式的建立，原有的人事信息管理体制和运行机制已不能很好地适应高校发展的需要。并且，随着高校师资队伍建设及学科梯队建设重要性的凸现，人事信息管理的职能已向培养高层次学科带头人、优化学术梯队结构、发挥团体创新效益等高层次方面拓展，需要人事部门从许多冗杂的、烦琐的事务性工作中解脱出来，而将更多的时间和精力投入到理论思考和战略决策之中，为此，校院二级人事信息管理模式应运而生。
一、二级学院人事信息管理的主要内容
1.基本信息管理。
主要包括教职工的基本情况、学习经历、工作简历、任职情况、聘任情况、年度考核情况和奖惩情况等。这些内容一般由档案室或学院提供，人事部门审核并存储。
2.师资管理。
主要包括教师资格认定、职称评审、引进人才、教师培训、职称考试、出国或出境管理、专家库管理和基金资助等。这些内容一般由人事部门布置，学院具体操作，最后由人事部门审定并归档管理。
3.业绩管理。
主要为教师的业绩信息，包括教学工作量、论文论着、科研获奖和专利成果的鉴定等。此类信息一般由学院上报，教务处和科技处等职能部门审核，人事部门归口管理，为教师的职称评审和岗位聘任等提供信息支撑。
4.年终考核管理。
该系统主要包括考核分组、年终小结上传、网上打分、结果处理、结果上报和结果反馈等几个部分，由学校人事部门监督、人事秘书操作、教师个人参与及学院考核领导小组审核共同完成。
5.薪酬管理。
薪酬管理的主要内容为：教职工日常的工资管理和岗位津贴的发放等。薪酬的数量应随着教职工人员的变更与职务职称的变化而有所增减。因此，在遇到教职工信息变更时，学院应及时向人事部门上报变更情况，以便人事部门及时对教职工的薪酬级别进行更新与维护。
6.招聘管理。
为便于人才的交流，一些学校开发了网上招聘系统。该系统主要用于一般人才和高层次人才的招聘，包括招聘信息的发布、应聘信息的收集与处理等操作与管理。在操作过程中，先由学院根据本院的进人计划提供招聘信息，再经人事部门审核后进行信息发布。应聘者在网上投递简历后，由学院在规定期限内对应聘信息做出处理与答复，最后报人事部门审核。
二、二级学院人事信息化管理的思路
1.以学校网络服务为平台，建立校院二级人事信息管理系统
高校人事管理工作随机性强，教职工信息查询及统计工作常常是工作量大、任务急，而且大都是重复劳动。因此，利用现代计算机技术、数据通信技术建立人事信息管理系统，已经成为高校人事管理工作需要迫切解决或正在解决的问题。为此，一些高校利用数据库管理系统建立了功能强大且实用性强的人事信息管理系统。由学院负责原始数据的采集与录入并及时提供更新资料，再由人事部门审核并存档，将简化人事部门的办事流程，大大提升人事管理的工作效率。因此，建立校院二级人事信息管理系统，实现网络化办公，可使学校人事部门从烦琐的信息采集、数据录入与更新流程中解脱出来，从而为打造现代师资管理数字平台和制订师资队伍远景规划提供了科学的依据。
2.以人事档案信息为基础，加快数据库建设
人事信息化管理的基础是建立人事基础信息。因此，人事信息化管理的当务之急是利用人事档案的原始数据建立人员的各类基础信息数据库，即在人事部门的统一规划、统一组织下，由不同岗位的人事信息管理人员对大量的基本数据信息进行整理、归类，为纳入计算机进行自动化管理做好准备。作为重要信息资源之一的档案，是组织人事部门选人用人的重要依据，是开发人才资源的有效信息，以人事档案为突破口来启动建库工作可以减少工作的难度及避免数据出现差错。并且，运用信息组织技术，对多年来所积累的结构不合理、数据冗余混乱的“数据库”进行规范重组，对大量人事信息进行整理归纳，将利于对数据进行标准化管理。以人事档案为依据，将大量的信息材料通过计算机储存、统计、汇总和分析，将更好地提升人事管理工作的效率与质量。
3.以高校人事制度改革为依据，加强对信息化建设的管理
高校的人事制度改革，对高校人事信息管理的标准化建设会产生重要影响。人事制度改革的进一步深化，将加快高校人事信息化建设的进程，促使高校人事信息化管理系统的建立，使高校各部门、特别是二级学院能利用该系统处理日常人事工作，大大提升工作效率。这项系统工程，需要学校领导的正确决策，教学、科研、财务等部门的紧密配合以及广大教职工的广泛支持和参与。而且，在进行信息化建设的同时，更应加强对信息化建设的管理。如果在建成的信息化系统正式运行后，不对系统内的人事信息进行及时更新，那么整个信息系统将形成信息孤岛，起不到对人事信息的管理作用。没有信息化建设的管理，再好的信息系统也发挥不出作用。因此，学校应根据管理权限及信息化标准制定详细的操作与管理办法，以推动人事管理工作的规范化与系统化。
4.以学校网络资源为载体，树立信息管理共享意识
随着社会的发展及各条战线、各个部门信息化建设步伐的加快，高校人事信息化建设对人事部门的信息化管理提出了新的要求，加强全局观念，树立信息共享意识是每一个人事管理工作者需要注意的问题。高等学校的人事管理工作在实际运行过程中，会与二级学院和相关职能部门产生大量的信息交流，存在着大量的重叠信息。因此，在进行人事信息管理时，应充分利用学校网络资源与多媒体技术加强和这些部门的信息共享与交换。同时，人事部门应给二级学院提供相应的查询和管理便利，以减少二者来回往复的信息传递，减少基础数据的维护差错率，降低学院人事管理员的工作量，迅速提升人事管理的工作效率。通过信息网络建设和推进网上服务，使人事管理工作逐步纳入统一、规范的信息化轨道，为人事信息化管理提供高效、快速、安全的通道，也为信息资源的共享提供了可靠的保障。
三、二级学院人事信息化管理的保障措施
1.加强领导，分级管理。
由于教职工的信息是动态的、发展变化的，高校人事部门要在宏观把握教职工信息变化的前提下，按管理权限，逐层逐级规范局域网之间的相互联结，适时地调节信息维护过程中的各个环节的运行，以保证整体信息系统的准确性和真实性。
为了保证数据的可使用性与安全性，可以将系统的用户分为非授权普通用户、授权普通用户及系统管理员等三个部分，进行三级管理。对于一些人才需求、人事通知等可以公开发布的数据可为非授权用户即普通教职工使用；对于一些教职工详细信息、各种报表等非公开的数据可授权学院人事管理员查询及修改；而对于数据系统中数据的增删、修改操作则由系统管理员负责。而且，由于系统管理员要负责对整个系统的维护和管理，责任重大，其权限必须受到有效的监督和制约，如修改、增删数据必须经主管负责人批准并对数据库中数据的增删、修改都要留下文字记录，以备查验。
2.规范流程，及时更新。
信息采集是信息化建设工作中最关键的环节，而信息的准确性是人事工作的立足点。因此，为了防止工作中的盲目性和随意性，应结合工作实际，制定信息采集制度、信息审核制度和信息保密制度，规范信息采集流程，确保数据准确无误，使信息采集工作顺利进行。而且，各学院应保存各种原始记录和信息资料，以保证数据的可信度与准确性，确保人事信息与统计工作的准确与规范。
人事信息管理要做到制度化、规范化，必须考虑到数据的动态性、时效性与一致性。因此，为适应教师队伍的动态变化，必须对数据进行定期维护与更新，以保证信息的时效性。而且，人事部门的每一个职能科室要对自身业务中产生的信息数据负责，做到各司其职，各负其责。同时要依靠信息处理中心做好信息建设的集成工作，尽量避免数据重复建设，减少偏差，保证数据的一致性与准确性。
3.以人为本，提升素质。
为了更好地进行人事信息管理，提升管理效率，一方面要加强人事信息管理系统的研究与开发，另一方面应该设立专门的从事人事信息管理工作的人事信息处理中心，并配以较高层次的系统管理人员，全权负责数据库的建设、更新与维护，并负责对二级学院人事信息填报工作的指导与审核，以保证数据的真实准确与规范统一。为此，应建设一支技术过硬、管理高效、作风优良的信息化人才队伍。
根据高校信息化建设的需要以及对现代管理专业素质的要求，有必要采取多种形式对学院人事管理员有计划地开展信息化知识和技能的培训。首先，人事管理工作者要树立以人为本的人事管理理念，并以现代人力资源管理理论指导自己的工作。其次，要加强业务学习，熟练掌握人事管理相关政策和规定。第三，要利用信息化技术进行有效的人事管理，逐步建立健全信息采集和信息发布等一系列工作制度，确保各项工作规范、有序和快捷地进行。
4.加强沟通，实现共享。
要实现人事信息共享和其他数据的访问，可以利用校园网平台，建立一个统一、完整、多层次、智能型、安全保密的人事信息管理系统，使每一位教职工都可以通过校园网对人事信息进行访问和查询；人事管理系统也可以通过校园网访问其他系统的信息和数据，最终达到信息网络化，实现资源共享。
目前，由于受到管理权限、人员素质和信息交换技术的限制，各种信息资源尚未得到充分利用。针对这种情况，可以利用复制、刻录、下载和网上传送等多种方式，实现优势互补，提升各种信息资源的占有率和使用率，努力探索建立信息资源的区域性共享机制。可以通过在局域网上建立各种信息资源库，分类设置内容板块和子栏目并与相关网站进行链接，在校园的人事信息管理中真正实现资源共享。
