吉宁博士观点
物业档案管理作为企业管理文化的一个重要组成部分，因反映业主和住户变迁以及物业服务企业管理、经营、服务等一系列活动，成为考评物业服务企业资质情况的依据，也是检验小区物业管理水平的标志。物业档案管理的好坏将直接影响企业的信息和文化管理，所以，物业公司应该做好物业档案管理工作。
物业档案管理一、及时收集、记载资料并妥善保管。
物业档案的核心是产权产籍资料。物业管理从法律的意义上来说，就是对房屋的所有权和以所有权为基础的占有权、使用权、收益权、处置权的管理，即对房屋产权的管理，对产权的管理又是通过对产权产籍资料的管理来实施的。
产权产籍资料管理亦即物业档案管理很重要，是物业管理的法律基础和进行信息化管理的基础。表现在：
第一，房屋所有权证既是维护财产不受侵犯的法律凭证，也是调查处理产权纠纷(含公用部分产权使用纠纷)和经租管理的依据；由于产籍资料记录了房屋及其地上、地下设备和设施的详细情况，积累了房屋新建和重建时的全部技术资料，这样它就自然成了房屋维修、改建、加固、拆迁时的“第一技术参考资料”，使实施方案起向合理化。它也使物业管理人员对所管小区的房地产做到心中有数，一旦发现有人乱拆、乱改、乱挖、乱建等损坏房屋及设施设备的行为，就可及时阻止或处理，保护物业免遭人为破坏；而物业接管验收中的原始记录资料，又可作为日后保修、索赔的凭据；至于管理费用的分摊，物业投保代理和二次交易代理等，也因为有了物业档案管理的存在而变得容易一些；等等。第二，现代化管理的重要特征是信息化管理，其技术基础是以电脑和通讯网络连为一体的信息处理系统，其运作资源是信息，而物业档案尤其是其中的产权产籍资料是物业管理公司实施信息化管理的基础性信息资源，直接关系到物业管理成效并能综合反映物业管理水平。
所以，海外一些物业管理公司从接管小区管理任务伊始，便即刻安排综合素质好且具有专业水平的人员对产籍资料包括图、档、卡、册等复印件进行登记、归档、保管，以备查用。一些专家还将海外物业管理公司在物业档案收集上的及时性概括为要不失时机地抓住“六时”：其一，物业接管时———此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、园地绿化等物业基本情况的最佳时机。其二，楼宇入伙时———此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用方向的最佳时机。其三，上门访问时———此时是与业主或使用人进行对话和沟通，核对已有记录，注记变动情况的最佳场合和时机。其四，接待投诉时———通过日常接待和处理投诉，可及时掌握动态变化，修正原有记录。其五，维修更新时———应及时将维修更新后的物业变动情况记录在案。其六，检查评比时———借助评比，及时将已经建立的物业档案作进一步整理，使之完善，以利查考和评比。
但物业档案尤其是产权产籍资料详细记载了业主或产权人的财产信息资料，如产权来源、产权经界、房屋位置、演变情况等，关系到产权人的切身利益，具有“隐私性”和“保密性”。所以，物业档案除要及时收集、归档，利于查阅借鉴外，还要妥善保管，做到两个“安全”：一是保密上的安全，严格遵守借阅制度；二是保管上的安全，做到防火、防光、防潮、防灰、防虫、防鼠、防盗、防有害气体等侵害。
物业档案管理二、建立规范、完善的物业档案管理体系。
根据一些专家的有关研究归纳，这样的资料体系除在记录的载体形式上要做到“图、档、卡、册”以及电脑软件、声像磁带齐全外，还要做到以下几点：
其一，“十清楚”———即产权来源清、物业指标清、物业质量清、物业价值清、造型结构清、设备设施清、园地林木清、使用情况清、租金费用清、维修更新情况清。
其二，“四一致”———指图、档、卡、册四样书面资料所反映的情况及指标与房地产实情完全一致，即数据准确、资料翔实、不错不漏、账实相符。
其三，“一新鲜“———指档案必须具有动态性，是活的最新的客观记录。因为准确、客观是档案的价值所在，而物业买卖、出租、赠与、继承、拆除(包括部分拆除)、重建、拆迁、改造、扩建、维修以及土地使用变化(如变仓库为绿地)等时有发生。只有及时变更记录或注记，才能准确反映客观。若时过境迁，有些事会变得模糊，甚至漏记或误记。
物业档案管理三、进行科学合理的分类存档。
物业档案作为物业管理和城市建设与管理等的原始信息资料或基础信息资料，其首要功能便是供查阅。资料的分类存档，就是为了使查阅简捷方便。
所谓分类存档，就是按照档案本身内在的规律性进行科学的划分和归档。一个规范有序的资料库是一个完整的树形图。而且归档要及时，分类要合理。
档案分类的方法很多，根据物业管理公司管理住宅小区的特点，可以按部门、按内容、按年度进行分类。部门的分类根据各个公司的情况不同，也可以作不同的分类，比如可以分成办公室、财务部、经营服务部、清洁部、保安部、工程部、环保部等。然后各部门根据工作的内容和年度，对档案进行分类和排列。例如，办公室的物业档案管理内容可以分成：上级发文、公司内部发文、计划总结、人事档案(如果有人事部，此档案由人事部建立)、管理合同、抵押贷款合同、产权产籍资料(或物业权属资料)、物业保险合同、公司内部管理制度、公司人员培训制度、公司主要活动音像记录等。人事档案可以按英文字母排列，也可以按其序号排列；管理合同、抵押贷款合同、产权产籍资料、物业保险合同可以按建筑分类，并作为永久档案给予保留；其余的可以按年度进行排列。对于物业保险，最好在保险档案处列一个清单，列明各个物业的保险有效期限，以便复审和续保。
物业档案管理四、动态注记，按时报表。
由于物业管理服务是一个流量性的、动态的过程，所以记录、反映这一过程的物业档案也具有动态特征，而营造资料的动态特征是由档案管理中的动态注记完成的，即各管理环节中的有关管理人员要进行及时、经常、定期、完备的动态注记。
另外，物业档案管理中的产权产籍管理本是企业机关的行政行为，物业管理过程中对物业权属关系等作更改登记，或对产籍作注记或补充，则可视为企业产籍管理工作的补充、完善和发展，即二者的产权产籍管理工作实际上是一个有机整体。所以，物业管理公司接手小区物业管理工作时要借助于企业房管部门的产籍资料，而企业房管部门也需要物业管理公司按时或定期向自己报送房地产情况统计表及有关资料，物业管理公司则应密切配合，将按时报表作为自己行政管理活动的基本内容或职责。
