吉宁博士观点
学生档案是学生在学习、实践活动和大学生活中形成的具有保存价值的个人人事文件材料。学生档案管理不仅包括学生的简历、成绩报表、鉴定评语，还包括学生的奖惩材料、三好学生和优秀学生干部登记表、健康体检表、党、团组织材料等。它是教学活动和社会实践的直接产物，是学生求知与探索的真实记录。
总之，学生档案是学生思想道德文化素养、科技能力、社会工作能力和身体状况等综合素质的集中反映。对于每一名在校学生来说，档案对其有着重要的意义，做好学生档案管理工作对高校的教育工作者来说更是意义重大、任重道远。
一、高校学生档案管理的重要性
学生档案是高校档案群中的一个分支，也是学生个人成长中人事档案的重要组成部分。它以独特的形式和内容，在学生队伍的建设中发挥着无可替代的作用，越来越引起人们的关注。高校学生在学生管理中的主体地位，决定了抓好学生队伍建设，是办好一所大学的关键。而学生管理又与高校学生档案管理密切相联。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况，反映了每一位学生学习成绩优劣、水平高低、能力大小，既方便又实用，不论在质方面还是量方面都有较强的可比性，为学生入党、就业等方面都提供了具有科学性和准确性的依据。避免了凭印象、听反映、靠关系等弊端。高校学生档案的建立，对充分调动学生的积极性，培养学生的竞争意识，激励学生奋发向上，不断进取，以丰硕的成果来书写自己的历史，充实了自己学生时代的档案，起到积极的促进作用，使学生队伍的整体素质得到提升。
二、高校学生档案的特点
1.丰富性
高校学生档案的内容十分丰富，它包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，如：学生登记表、留级、休学、入党、入团、奖惩材料等。
2.过渡性
高校学生档案材料反映的是学生在校学习的过程，以及伴随这一过程而产生的品德表现和身体健康状况等，如：有的学生因考试作弊而受到处分，后来由于表现较好又处分不归档；有的学生从休学到复学等，这些变化都要及时做好记录，这是今后形成完整档案的基础，因此具有过渡性。
3.周期性
高校学生档案随学生毕业就业而去，在学校仅存放3~4年，或者最长不超过6年。学制越长，学生在校时间也越长，学生档案流动的周期就长，相反，学制越短，学生在校时间就越短，学生档案就流动得较快。可见，学制决定了学生档案的周期性。
4.私密性
每份档案都记载了学生的很多个人情况，如家庭情况、成绩记载、奖惩情况等，这些都属于个人隐私，在一定的范围内需要保密，所以，一定要按有关规定进行学生档案管理，以免出现不必要的麻烦。
5.频繁性
根据实际工作经验，学生档案在高校档案中利用非常频繁，学生报考研究生、参加就业、出国留学、参军、报考公务员等，均需利用在校期间的档案。
6.多样性
就生源而言，主要来源于三类学生：即普高生、中职生、“3+2”转入学生。而且，许多院校出于多种考虑，纷纷从外省市生源市场争夺优质生源，使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高校学生档案的多样性。
三、高校学生档案管理工作存在的问题
1.新生档案收集不齐全
近几年，由于网上招生和新生自带档案导致学生档案收集困难，出现严重缺档的现象。有些学生甚至在毕业离校时，档案还未有眉目。2001年以前，高考录取是高校派招生老师到全国各地招生，招生老师可以将被录取学生的档案提出来统一寄到学校招办或者将学生档案直接带回学校。2001年以后，全国高校招生实行远程网络录取，考生的档案由原来的纸质材料变成了电子信息。各省市高招办对学生档案要求也不一致，有的省市由高招办统一寄到高校招办，有的学生自己带着档案。目前让学生自己带档案的比较多，由于档案意识比较薄弱，许多学生进校后把档案保存在自己手里不交出来，再加上收档渠道不畅，给学生档案的收集工作带来极大的困难。
2.招生品种多样、生源广泛导致分类管理出现混乱
随着大学教育从英才教育向大众教育的转变，进一步扩大了招生规模与招生途径，招生品种也从初期的秋季高考发展到了其他包括艺术类专业招生、专升本招生、三校生招生和体育特长生等在内的多个品种和门类，这些招生考试的入学时间都有所不同，所以一旦有新生延误上交个人档案，在规定时间内无法收齐，在分类管理上就会出现一定的混乱。再加之近年来大量扩招的外省市考生，使档案收集的周期也进一步拉长，给最终的分类汇总带来不小的难度。
3.归档材料欠缺
有些二级学院送交材料不及时，造成一些材料归档延误和不完整；另外，有些学生对自己的档案不珍惜，在填写档案材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草模糊不清、有的不按要求填写，有的项目填写不全、不准确等，这些不符合要求的做法，造成了档案材料质量不高，不规范，不能满足用人单位的需求。
4.毕业生档案意识薄弱，学校管理难度加大
当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外资、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作，而这些企业从管理角度上说，一是不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此，出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些档案有增无减，渐渐地成为“死档”。毕业生的种种弃档行为恰恰又给学校带来了很大的负担，一方面要投入一定的人力去保管这些档案，另一方面还要投入相应的设备、库房存放这些档案。
四、加强高校学生档案管理工作的对策和措施
随着社会经济的不断发展，各界对人才的要求越来越高，加强高校学生档案管理，确保学生档案信息资料的真实、准确和完整，是各高校学生档案管理中一项重要的工作，必须认真对待。
1.完善网络招生机制，落实招生工作档案负责制
为了及时、准确、全面地收集学生档案，采取两条腿走路的方式，一是由校招办收集各省市高招办邮寄的档案。二是在新生开学报到当天，各二级学院在新生报到处设点收档。先由学院学生办公室进行核对，并在档案袋上填写好每个学生的专业、班级、姓名、学号，再将新生档案移交至校招生办，校招生办在新生入学后一个月内将收集到的学生档案移交到校学生档案室。只有规范新生档案交接，严肃学生档案管理，才能防止和杜绝学生自带档案引发的一系列问题，确保学生档案内容的真实性和完整性。现行新生档案管理实施流程图，如图1：
2.要及时移交归档材料
各部、处、室对学生入党、入团、评“三好”，表扬和处分，学生转系、留级、休学、退学等有关材料，必须在结束本项工作后二周内全部移交给校学生档案室，学生档案管理员接到材料应及时分类整理，准确装入学生本人档案。
3.加强档案形成者的档案意识
学生档案的内容，较大一部分由学生本人填写。所以说，学生档案的形成者主要是学生本人。其次，各系处室领导、任课老师、班主任、教务人员等也在填写学生档案。他们也是学生档案的形成者。他们对学生档案的认识与重视程度，就是档案意识的深度。档案形成者档案意识的深度，决定着档案内在和外在的质量———案卷内容的真实可靠性、载体纸张的质量、规格、书写字迹的标准等。所以，对学生要加强教育。对其他档案形成人员，要提请他们注意，使他们对学生档案工作有较深的理解和认识、加强对学生档案的重视程度，以提升档案意识。
4.引导毕业生选择适当的方式保管档案
针对毕业生档案意识薄弱的情况，学校一方面要加大毕业生档案重要性的宣传力度、提升他们的档案意识，另一方面要引导学生选择适当的方式妥善保管自己的档案。
（1）人才交流市场的学生档案管理方式。
人才交流服务机构可以为毕业生办理挂靠手续，负责管理委托方的个人人事行政关系和档案材料。对于一些不具有档案人事权的单位可以选择这类方式来管理员工的档案。
（2）学校代理保管方式。
少数毕业生由于多种原因一时没有合适的就业单位，希望将档案留在学校保管，待确定接收单位后再进行转递。而毕业生要求转递档案时，必须向学校提供接收单位的有效证明。学校在为其毕业生免费保管二年(国家政策规定)之后，档案仍在学校的，作为失业人员，学校自动将其档案转往当年毕业时户口所在地的区职业介绍所保管。学生户籍变动的应及时与学校联系沟通，便于学生档案准备传递和接收。
5.简化手续，系统排列
学生档案是分系、分专业、分班的，而且每个学生都有学号，学生档案平时要按学号顺序进行排放。这样，学生花名册号、学号、学生档案顺序号三者统一，既节省工作人员时间，又便于及时归档。
6.充分利用先进技术，加速学生档案管理的现代化
加快学生档案管理现代化建设的步伐要分两步走。第一步是建立学生电子档案。在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。第二步是实现校内计算机联网，使各部门学生档案信息资源共享。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。这样才能更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生的有关材料。
7.制定规章制度，实行规范化管理
由于学生档案的产生过程具有过渡性和周期性，而要保持学生档案的成套性和完整性，就必须建立一套完善的学生档案管理制度，实行规范化管理。统一规范，做到有章可循，以保证学生档案真实、准确、全面、系统。要坚持标准，严格执行，使学生档案管理逐步走向科学化、规范化的管理轨道上。还要紧跟时代节拍，在管理工作中不断探索，不断创新，努力适应新形势对学生档案管理的要求。
总之，随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善，各方面都在转制，人才管理的制度、方式、方法的改革正悄然进行，与人才培养密切相关的人事档案也直接受到了影响。学生档案管理工作如果墨守原来手工的管理方式，在信息时代必然落伍。因此，我们在日常工作之中要不断探讨新的工作理念，不断改进工作方法，积极与学校信息化建设接轨。但是，应该指出的是：学生档案材料齐全与否、学生档案内容是否真实可靠、决不单单是高校独家的工作，它需要教育行政部门、高考招生部门和各地中学等部门的协助和配合，我们期待着法律的完善，期待依法治校、依法治档的早日实现，期待学生档案工作能够早日纳入科学化、制度化、规范化管理的轨道。
